En bref :
BDO a su tirer parti de son expérience sectorielle et de la technologie infonuagique pour moderniser les opérations d’une entreprise de services publics en croissance de l’Ontario.
Le défi
Une fusion a entraîné des difficultés opérationnelles grandissantes qui compromettaient l'efficacité et la croissance d'Entegrus à long terme. Son progiciel de gestion intégrée (PGI) et son système de gestion des ressources humaines étaient désuets et complexes et ne répondaient plus aux besoins d’un fournisseur de services publics moderne. Ceux-ci posaient d’ailleurs plusieurs défis opérationnels et technologiques majeurs qui nécessitaient une solution complète et personnalisée.
Consciente de ces contraintes, Entegrus savait que des améliorations au système en place ne suffiraient pas. Elle avait besoin d’un partenaire commercial capable de mettre en œuvre une solution infonuagique complète assortie d’un plan de déploiement qui unifierait la gestion des finances, des opérations et du personnel. L’objectif d’Entegrus était d’éliminer le cloisonnement, de rationaliser la création de rapports et de permettre aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La solution
Entegrus a choisi d’intégrer et de centraliser l’ensemble de son écosystème commercial à l’aide des logiciels Microsoft Business Central et Dayforce, que BDO a configurés pour répondre à ses besoins particuliers en tant qu’entreprise du secteur des services publics. Microsoft Business Central s’est imposée comme la plateforme de choix pour la transformation du PGI d’Entegrus, qui souhaitait moderniser ses processus financiers et opérationnels, tandis que Dayforce a été sélectionné pour la gestion des employés, notamment l’intégration, la préparation des horaires, la paie, les avantages sociaux et la mesure du rendement.
Microsoft Business Central
La solution de gestion d’entreprise infonuagique a permis de remédier aux problèmes persistants liés à l’information financière, à la capitalisation des actifs et à la gestion des stocks, qui peinaient à suivre le rythme de la croissance d’Entegrus.
Notre approche se distinguait notamment par la mise en place d’une solution automatisée qui rationalise la capitalisation des actifs et facilite la conformité aux exigences changeantes en matière de codification des actifs. Notre équipe a déployé un outil personnalisé intégré à Microsoft Business Central qui a été spécialement conçu pour le secteur des services publics et les activités d’Entegrus. Notre solide compréhension des défis liés à la gestion des actifs dans le secteur des services publics, comme la fragmentation des données ou les pratiques de codage disparates, nous a permis de concevoir une solution qui comble de véritables lacunes opérationnelles, améliore la précision des rapports et favorise l’évolutivité à long terme.
La capitalisation des actifs entrave-t-elle vos opérations?
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Cette mise en œuvre a permis de consolider les processus de RH internes au sein d’une plateforme infonuagique centralisée. Le système de gestion du capital humain a regroupé tout le personnel du client dans un seul système de paie, ce qui a créé une source unique d’informations fiables.
Dans le cadre d’une démarche axée sur le conseil, nous avons travaillé en étroite collaboration avec Entegrus afin de centraliser ses opérations et de transformer ses processus en profondeur. Grâce à des séances de découverte, à des ateliers et à une feuille de route détaillée, nous avons mis en place un PGI personnalisé en fonction des besoins précis de l’entreprise, puis l'avons aidée à devenir rapidement autonome en lui fournissant un service de soutien intensif après le lancement.
Les résultats et avantages obtenus
Dans l’année qui a suivi la mise en œuvre du PGI, Entegrus a tiré un bénéfice considérable des solutions personnalisées de BDO dans ses opérations, la gestion de ses effectifs et la production de rapports.
Depuis, l’entreprise de services publics a déjà constaté des progrès dans les domaines suivants :
Amélioration de l’efficacité
- Notre outil sur mesure de catégorisation des actifs a modernisé l’ensemble du processus d’Entegrus, qui est désormais plus rapide, plus précis et nettement plus efficace.
- Les opérations complexes de récupération des données ont été éliminées, ce qui permet à l’équipe de se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée.
- La production des rapports financiers a été simplifiée et optimisée; il n’est désormais plus nécessaire de les créer manuellement.
Mobilisation accrue des employés
- Grâce à une plateforme centralisée, les employés bénéficient d’une expérience utilisateur améliorée et sont en mesure de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
- De plus, les utilisateurs l'ont adoptée de façon soutenue et positive à l’échelle de l’entreprise.
- Les équipes sur le terrain sont désormais intégrées au même système que les employés de bureau, ce qui facilite la gestion des congés, des avantages sociaux et de la rémunération.
Gestion des stocks
- Grâce à Microsoft, l’équipe responsable des achats utilise désormais des codes-barres, ce qui permet une gestion des stocks plus rapide et précise, mais moins laborieuse.
- Les processus supplémentaires qui entravaient autrefois la croissance sont désormais évolutifs et efficaces.
Préparation aux audits et conformité améliorées
- Notre outil personnalisé de capitalisation des actifs a éliminé le tri manuel, réduit les incohérences et facilité la réalisation des audits, pour un meilleur respect des exigences réglementaires.
- La plateforme de Microsoft favorise une plus grande transparence en offrant un accès en temps réel aux processus et aux données.
- Les membres de l’équipe des finances d’Entegrus peuvent désormais partager leur écran avec les auditeurs, qui sont ainsi en mesure de vérifier les contrôles, les registres et les flux de travail en temps réel, sans devoir demander de captures d’écran ou ouvrir plusieurs onglets.
- Les contrôles intégrés et les registres d’activité soutiennent la conformité et la reddition de comptes.
Demander une démonstration
Cumulant 15 ans de connaissances techniques dans le secteur des services publics, notre équipe possède une riche expérience pratique ainsi qu’une compréhension détaillée des exigences et des politiques propres à ce secteur. Nos services-conseils sont axés sur la collaboration : nous travaillons de concert avec les entreprises de services publics afin d’élaborer des solutions adaptées à leurs besoins uniques.
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Notre équipe :
- Darcy Quast, associé, Services-conseils en technologie
- Nick Van Berkel, directeur principal, Services-conseils en technologie