L'entreprise
McDonald’s fait partie de la vie de Jennifer Antolin depuis qu’elle est toute jeune. Dès l’âge de 15 ans, elle a travaillé pendant trois ans dans les restaurants de son père et son expérience lui a appris à quel point il est difficile de réussir dans le secteur de la restauration. En 2009, elle a décidé d’en apprendre plus sur l’entreprise auprès de son père. Après qu’il l’ait formée pendant trois ans, et grâce à ses encouragements, elle a acheté ses deux franchises McDonald’s à Milton. Elle les a gérées pendant quatre ans, jusqu’à ce que l’occasion d’acquérir quatre franchises situées à Guelph, en Ontario, se présente.
Le défi
La transition de deux à quatre franchises a représenté une décision d’affaires majeure pour Mme Antolin. Cependant, l’infrastructure des emplacements de Guelph lui inspirait confiance et elle débordait d’enthousiasme à l’idée de déménager dans cette ville universitaire.
Mme Antolin avait appris à préparer elle-même les états des résultats. Cela lui avait été utile pour comprendre les tenants et aboutissants de la gestion au début de sa carrière, mais la tâche devenait de plus en plus chronophage. Elle se souvient des efforts fastidieux qu’elle déployait pour dresser les états à la main, avant que son commis-comptable en modifie la présentation et les transmette à sa comptable chez BDO à la fin de chaque exercice.
À mesure que ses responsabilités de franchisée se sont élargies, Mme Antolin a su qu’elle devait gagner en efficacité.
Elle voulait passer plus de temps avec ses employés dans les restaurants au lieu de rester coincée derrière son bureau. Les documents financiers utilisés au quotidien s’accumulaient. Y avait-il un moyen d’en réduire le nombre? Mme Antolin s’est adressée à sa comptable chez BDO, qui l’a aidée à trouver une solution pragmatique.
La solution
La comptable a recommandé à Mme Antolin de recourir aux Services de tenue de livres de BDO. On lui a présenté Lisa Crosby, directrice principale au sein de l’équipe des Services de comptabilité en infonuagique de BDO. En collaborant avec Mme Crosby et en utilisant les logiciels de comptabilité Xero et Hubdoc, Mme Antolin a toute de suite remarqué qu’elle passait moins de temps à produire des chèques et à classer des factures. Grâce à la comptabilité en infonuagique, elle a considérablement réduit la paperasse, ce qui a eu un effet positif sur son efficacité et la qualité de son travail.
« Nous avions des boîtes pleines à craquer. C’était un véritable gaspillage de papier, une mauvaise utilisation de l’espace et une perte de temps. À présent, une fois par mois, je n’ai qu’une enveloppe mince à mettre dans une boîte. Toute l’information s’y trouve, parce que tout le reste est enregistré dans le nuage », explique Mme Antolin.
Elle a été enchantée par la passion qui pousse Mme Crosby à en faire plus pour ses clients. Elle note qu’en plus de regrouper sa comptabilité et sa tenue de livres, Mme Crosby et BDO se sont investis dans chaque facette de son entreprise. « Mme Crosby m’aide beaucoup. Elle est toujours prête à répondre à toutes mes questions sur la finance. »
Mme Antolin a également remarqué que son équipe est plus efficace et qu’elle peut facilement personnaliser les rapports en fonction de ses besoins grâce à Xero.
Le résultat et les avantages obtenus
Comme elle profite d’une plus grande souplesse et qu’elle accorde moins de temps aux formalités administratives, Mme Antolin peut se concentrer sur la croissance de son entreprise; elle prévoit d’ailleurs ouvrir une cinquième franchise.
Les Services de tenue de livres de BDO produisent pour elle des états financiers mensuels exacts qui allègent sa charge de travail. Elle peut voir les résultats en temps réel, de sorte qu’elle peut rapidement changer de cap au besoin. En fin d’exercice, grâce aux avantages de la comptabilité en infonuagique, il n’y a pas de surprises et peu d’ajustements restent à faire. Au moyen de Xero, Mme Crosby peut mieux soutenir et conseiller Mme Antolin à mesure que son entreprise prend de l’expansion.
Le logiciel Hubdoc a aussi permis à cette dernière d’augmenter considérablement son efficacité et de réduire les va-et-vient avec son superviseur, tandis que le temps passé à téléverser les documents a diminué de moitié.
« Auparavant, les rapports faisaient plusieurs allers-retours entre mon superviseur et moi-même avant que nous puissions en produire la version définitive. Ce n’est plus le cas. Pour moi, c’est un autre gain énorme », affirme Mme Antolin.
Entre ses premiers jours dans l’entreprise, quand elle préparait l’état des résultats à la main, et aujourd’hui, avec l’utilisation des services de tenue de livres de BDO et le logiciel de comptabilité en infonuagique de Xero, elle a remarqué une hausse considérable de sa productivité et une nette amélioration de la santé financière de sa franchise. Elle a utilisé les leçons de gestion durement apprises aux côtés de son père et les adaptées au XXIe siècle, et grâce au partenariat avec BDO et Xero, plus rien ne peut l’arrêter.
Personne-ressource
Nous nous occupons de la tenue de livres, de la paie et de la comptabilité afin que les entreprises puissent se consacrer à ce qu’elles font de mieux.