Remplir les relevés T4 peut s'avérer une tâche pénible et chronophage. Si vous préférez confier cette tâche à quelqu'un d'autre, communiquez avec l'équipe des Services de traitement de la paie qui se fera un plaisir de s'en occuper.
Publié le : 9 décembre 2019
Mis à jour le : 9 décembre 2019
Se démener pour produire ses relevés T4 à la dernière minute est une expérience éprouvante (demandez à ceux et à celles qui l'ont vécu!). De plus, les sanctions liées à une production tardive peuvent être sévères.
Pour préparer et produire vos relevés T4 à temps et sans stress, il faut avoir sous la main tous les renseignements nécessaires.
Nom complet de l’employé
Assurez-vous que le nom officiel de l’employé figure au dossier. L’Agence du revenu du Canada (ARC) n’accepte pas les surnoms. Si un employé a changé son nom officiel au cours de la dernière année, ce changement devrait figurer au dossier.
Addresse
Si un employé est déménagé au cours de la dernière année, vous devriez en être informé. Il serait judicieux d’envoyer un courriel à toute l’entreprise aux fins de confirmation.
Province d’emploi
Il s’agit de la province où travaille l’employé et non de la province où il habite ou dans laquelle se trouve votre siège social. Par exemple, si vous vous trouvez en Ontario, que votre employé habite en Colombie-Britannique près de la frontière avec l’Alberta et qu’il travaille à votre bureau de l’Alberta, la province d’emploi sera l’Alberta. Si un employé est muté vers une autre province en cours d’année, vous devez produire deux relevés T4, puisque les déductions fiscales diffèrent d’une province à l’autre.
Numéro d’assurance sociale
Les employés devraient déjà vous avoir fourni leur numéro d’assurance sociale lors de leur embauche.
Date de naissance
Encore une fois, vous devriez déjà avoir en main ce renseignement. Il pourrait toutefois être judicieux d’envoyer un courriel à l’échelle de l’entreprise aux fins de confirmation.
Votre numéro d’entreprise
Il s’agit du numéro à neuf chiffres que l’ARC vous a attribué et qui sert à vous identifier. Votre numéro d’entreprise figure sur tout document que vous avez reçu du gouvernement fédéral, provincial ou municipal. Nous vous recommandons de le noter et de le conserver dans un endroit facilement accessible.
Revenu déclaré
Le revenu déclaré devrait comprendre chaque montant que vous avez versé à votre employé, que vous avez investi en son nom ou que vous avez versé pour acheter des biens ou des services lui étant destiné. Il comprend notamment les éléments suivants :
- Salaires ou traitements (y compris l’indemnité de cessation d’emploi)
- Pourboires, gratifications et primes
- Indemnité de congé annuel
Selon la taille de votre entreprise et le degré de transparence, vous devriez communiquer avec les directeurs et les directeurs de service afin de vous assurer de consigner tous les renseignements nécessaires.
Montant total des retenues d’impôt sur le revenu
N’oubliez pas de tenir compte des avantages imposables dans le calcul de ce montant.
Montant total des retenues du RPC/RRQ et d’AE
Vous êtes tenu de faire des déductions à la source pour le Régime de pensions du Canada (ou le Régime des rentes du Québec au Québec) et l’assurance-emploi.