L'échéance pour produire les T4 de 2021 est le 28 février 2022.Or il est fort probable que de nombreux propriétaires d'entreprises vont attendre à la dernière minute pour agir.
De plus, certaines entreprises ont du mal à les produire à temps parce qu'elles manquent de renseignements. Par exemple, des restaurants ne reçoivent pas à l'avance les renseignements des employés et doivent courir après pour obtenir leur numéro d'assurance sociale ou leur date de naissance quand vient le temps de produire les T4.
Ne pas produire vos T4 à temps peut coûter cher. La pénalité maximum dépend du nombre d'employés. Ça peut être aussi peu que 5 $ ou aussi élevé que 7500 $. Voir les détails dans le tableau ci-dessous :
| Quantité de feuillets en retard | Pénalité par jour (jusqu'à 100 jours) | Pénalité maximum |
|---|---|---|
| 1 à 5 | pénalité non fondée sur le nombre de jours | Pénalité fixe 100 $ |
| 6 à 10 | 5 $ | 500 $ |
| 11 à 50 | 10 $ | 1000 $ |
| 51 à 500 | 15 $ | 1500 $ |
| 501 à 2500 | 25 $ | 2500 $ |
| 2501 à 10 000 | 50 $ | 5000 $ |
| 10 001 ou plus | 75 $ | 7500 $ |
Source : Agence de revenu du Canada
À cause d'un roulement élevé d'employés, par exemple, des compagnies du secteur des services pourraient avoir jusqu'à 50 employés au cours d'une année et risquer une pénalité maximum de 1000 $.
Il existe aussi d'autres amendes et pénalités :
- Production électronique obligatoire—Si vous produisez plus de 50 feuillets papier, vous pourriez être passible d'une pénalité de 250 $ à 2500 $.
- Pénalité pour omission de déduire—Vous allez payer une pénalité de 10 % des montants d'impôt sur le revenu, du Régime de pensions du Canada et de l'Assurance-emploi qui n'auront pas été déduits. Pour les manques subséquents la même année, la pénalité augmente à 20 %.
- Pénalité pour défaut de produire et de produire en retard—Si vous déduisez les montants et les remettez en retard ou ne les remettez pas au Receveur général, la pénalité peut être aussi peu élevée que 3 % ou aussi élevée que 10 %.
- Intérêt—L'Agence du revenu du Canada (ARC) peut aussi exiger des intérêts si vous omettez de payer un montant.
Le feuillet T4 pourrait être un peu plus compliqué pour les restaurants et les franchisés qu'il l'est pour une petite entreprise parce que certains des avantages ne sont pas imposables.
Comprendre les avantages imposables et comment ils doivent être répartis sur les T4 peut dans bien des cas constituer un défi :
- Uniformes—Si vous fournissez des uniformes aux employés ou les remboursez quand ils en achètent et exigez des reçus, cet avantage n'est pas imposable. Si vous n'exigez pas de reçu l'avantage est imposable.
- Cellulaires—Fournir aux employés des téléphones cellulaires qui vous appartiennent ou leur rembourser le coût de leur forfait de cellulaire, l'avantage n'est pas imposable. Toutefois, l'avantage est imposable si vous remboursez l'employé pour le coût de son propre téléphone ou si une partie de son utilisation est personnelle.
- Pourboires—Les pourboires contrôlés doivent figurer sur le T4 car ils sont contrôlés et distribués par l'employeur. Les pourboires directs ne sont pas contrôlés par l'employeur. L'employé est donc responsable de les déclarer comme revenu.
Rendre la saison des T4 plus facile
Vous démener pour produire vos T4 avant l'échéance peut vous faire perdre temps et argent. Vous devez vous assurer que tous les renseignements exigés pour les T4 sont prêts avant que l'employé soit embauché et de nouveau vérifiés avant de préparer les T4. Quand un employé quitte son emploi, assurez-vous d'avoir son adresse postale lors du processus de départ.
Plus tôt vos T4 seront prêts, plus vos employés seront contents. Ça vous donne aussi, à vous ou votre équipe de la paie, plus de temps pour recueillir toute l'information que vous ne pouvez pas trouver. Cette préparation aide à faciliter le processus et peut réduire les déclarations en retard.
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