L'entreprise
Une pharmacie communautaire du nord de l’Ontario se félicite d’être un chef de file en matière de technologies axées sur les clients.
Le propriétaire de la pharmacie est fier de sa petite entreprise spécialisée dans les centres de soins de longue durée. L’entreprise a été l’une des premières à adopter les technologies pharmaceutiques et l’automatisation qui protègent les clients et permettent d’améliorer la productivité des employés. Il y a près de 10 ans, la pharmacie a investi 300 000 $ dans des appareils qui automatisent l’emballage de médicaments et les opérations liées à leur sécurité. Ce nouveau système fonctionne conjointement avec les lecteurs de codes-barres spécialisés que possèdent les centres de soins de longue durée pour s’assurer que les médicaments sont distribués aux patients auxquels ils sont destinés.
Cette approche personnalisée pour les centres de soins de longue durée utilisant les services de la pharmacie, dont certains employaient toujours un système manuel avant cette collaboration, confère à cette dernière un avantage concurrentiel.
La pharmacie a travaillé de pair avec BDO Canada pendant près de cinq ans pour la sous-traitance de sa comptabilité dans le but de maintenir une gestion axée sur les relations avec les clients et les soins aux patients.
Le défi
L’évolution naturelle des soins de santé oblige les entreprises à anticiper les changements. L’incidence de la pandémie de COVID-19 a posé d’autant plus de défis pour les petites entreprises de soins de santé.
La pharmacie a eu de la difficulté à poursuivre ses activités au plus fort des confinements et des hausses du nombre de cas. Comme plusieurs autres entreprises, elle a perdu des employés au cours de cette période même si la demande de prestation de soins de santé augmentait de façon exponentielle.
La pénurie de main-d’œuvre a forcé le propriétaire de la pharmacie à trouver des façons de simplifier ses opérations, à améliorer sa productivité et à opter pour des technologies plus efficaces afin de concurrencer les plus grandes entreprises financées par des fonds publics tout en offrant des services personnalisés.
La solution
BDO Canada a initié le propriétaire de la pharmacie à une série de logiciels de comptabilité en infonuagique, notamment QuickBooks en ligne, Dext Prepare, Plooto, Wagepoint et Track, qui ont ensuite été intégrés à Telus Santé et à la fonction de facturation de QuickBooks en ligne. L’entreprise a ainsi pu simplifier et accélérer ses opérations de gestion, notamment le suivi des dépenses et la facturation. Avant que la pharmacie fasse appel à BDO, certains de ses clients étaient contactés par courriel et d’autres recevaient des relevés imprimés.
Le transfert de ses opérations manuelles de gestion dans le nuage a été prévu par étapes et mis en œuvre en fonction des besoins des clients et de leur capacité. Le point de service a fait l’objet de la première vague d’intégration, puis ce fut le tour des activités courantes de tenue de livres et de la paie. Par la suite, les ventes ont également été intégrées aux logiciels infonuagiques.
Cette solution complète créée par BDO Canada a amélioré le déroulement des opérations et les résultats financiers de la pharmacie. La décision d’intégrer une série de logiciels infonuagiques automatisés a également permis de décharger le propriétaire et les gérants de la pharmacie qui devaient auparavant passer des heures à saisir manuellement les paies hebdomadaires et les rapports de ventes.
Qui plus est, la série de logiciels infonuagiques a permis à la pharmacie de réaliser des économies. Au fil de l’expansion de l’entreprise, la pharmacie aurait eu à augmenter ses dépenses en comptabilité et en frais d’adhésion pour poursuivre ses activités.
Le résultat et les avantages obtenus
La pharmacie a officiellement migré vers le nuage en décembre 2021. Depuis, le propriétaire a constaté une augmentation de la productivité, une transparence dans les processus de gestion et de comptabilité et une amélioration de la marge de manœuvre.
L’intégration de logiciels de comptabilité en infonuagique a permis au propriétaire de surveiller plus attentivement les finances de son entreprise. Il est désormais plus simple pour lui de repérer rapidement les erreurs ou les irrégularités coûteuses en plus d’accéder aux informations financières importantes en tout temps, jour et nuit, à partir de son ordinateur ou de son téléphone. Il est ravi d’être en mesure de produire rapidement et efficacement des états des résultats et des bilans.
Il se sert des économies réalisées grâce à la migration vers le nuage pour automatiser d’autres opérations de gestion. Il jouit d’une plus grande liberté en tant que propriétaire d’entreprise et il a davantage espoir d’éviter les répercussions des problèmes de dotation sur les opérations et les services aux clients de la pharmacie.
