Entretien de Kelly Hagen, associée et chef nationale, Services au secteur des organismes sans but lucratif et de l'éducation chez BDO avec Brenda Gardiner, vice-présidente à l'exploitation et directrice financière du Toronto Region Board of Trade.
La transformation numérique peut changer de manière significative la façon dont les organismes sans but lucratif (« OSBL ») exercent leurs activités et remplissent leur mission. Bien que les ressources financières soient de plus en plus restreintes, les OSBL doivent tout de même rattraper leur retard sur la voie de la transformation numérique afin de tirer pleinement parti des possibilités liées au maintien de l'efficacité opérationnelle et à l'attraction de ressources de qualité.
Alors que les OSBL continuent d'exercer leurs activités dans un monde avancé sur le plan numérique, les dirigeants doivent se poser la question suivante : Comment pouvons-nous accroître notre efficacité?
Kelly Hagen a eu une conversation enrichissante avec Brenda Gardiner, vice-présidente à l'exploitation et directrice financière du Toronto Region Board of Trade pour approfondir cette question. Le Toronto Region Board of Trade a reconnu la nécessité d'assurer la pérennité de son organisation et de créer de la valeur. De concert avec BDO Canada, ils ont donc mis en place un système qui convient mieux à leurs besoins.
Prenez connaissance d’une partie de la conversation ci-dessous :
Brenda Gardiner (« BG ») : Le Toronto Region Board of Trade (« TRBOT ») est reconnu comme l'une des chambres de commerce les plus importantes et les plus influentes d'Amérique du Nord à titre de catalyseur du programme de croissance économique de la région de Toronto. Soutenu par plus de 11 500 membres, le TRBOT s'efforce d'apporter des changements aux politiques qui favorisent la croissance et la concurrence dans la région de Toronto et facilite les occasions du marché grâce à des programmes, des partenariats et des relations qui aident ses membres à réussir tant à l'échelle nationale qu'à l'échelle internationale.
Nos interactions avec nos membres, nos commanditaires, nos parties prenantes et nos partenaires sont au cœur de notre succès et requièrent une solide stratégie numérique.
BG : La transformation numérique est la clé pour prospérer dans l'environnement commercial actuel technologiquement avancé qui évolue rapidement. Elle peut également permettre d'attirer les talents, étant donné qu'un fondement numérique solide permet d'attirer de nouveaux employés.
Il est important que les organisations comprennent ce qu'est la transformation numérique et la façon de l'intégrer à leurs activités commerciales pour accroître leur productivité et leur efficacité. Elle va au-delà de la mise à jour et de la modernisation des infrastructures technologiques. La transformation numérique comprend l'intégration des technologies dans tous les aspects d'une organisation comme l'engagement des employés, la tenue des dossiers, les interactions avec les clients et l'élaboration du matériel.
BG : Nous avons opté pour un modèle d'organisation connectée afin de garantir un traitement des transactions fluide intégré au système d'arrière-plan ainsi qu'un système frontal convivial et attrayant. Le modèle d'organisation connectée est axé sur le client, ce qui signifie que l'expérience du consommateur est au premier plan et que chaque élément de nos activités est numérisé pour améliorer l'expérience des membres et des parties prenantes. C'est important, car nous devons sans cesse accroître notre efficacité et des systèmes efficaces nous aideront à y parvenir et à réduire nos coûts.
BG : Le budget constitue l'un des facteurs à prendre en compte. Toutefois, un obstacle tout aussi important est le risque d'être dépassé par ce que constitue la transformation numérique et la manière d'adapter cette transformation à un organisme sans but lucratif. C'est pourquoi nous avons choisi de collaborer avec les professionnels de BDO Canada lors de l'élaboration de notre modèle d'organisation connectée. Ils ont été à l'écoute de nos besoins et nous ont apporté une aide précieuse. Ils comprennent les défis auxquels sont confrontés les organismes sans but lucratif et tiennent compte du budget de leurs clients.
BG : Nous avons effectué une analyse de nos besoins afin de déterminer ce que nous devions faire pour nous assurer que les transactions étaient acheminées de manière fluide entre les systèmes existants comme notre plateforme de gestion des relations clients (« GRC »), notre site Web et notre système comptable, et pour améliorer l'expérience de nos membres, de nos parties prenantes et de nos commanditaires lors de leurs interactions avec nous. Par exemple, dans le cadre de l'exécution de tâches telles que le renouvellement des cotisations des membres, les inscriptions aux événements ou le paiement des factures. Il était très difficile de résoudre ce casse-tête et de déterminer quels systèmes nous devions conserver, mettre à niveau ou simplement supprimer.
BG : Concentrez-vous sur une étape à la fois. N'anticipez pas les choses et ne vous posez pas sans cesse des questions sur l'ensemble du processus. L'important est de préparer un plan, car il sera difficile de déterminer les objectifs à atteindre si vous n'avez pas de plan.
Visez l'établissement d'une organisation connectée, ce qui constitue un élément essentiel. Cette planification comprend un examen complet des processus, la distinction entre les processus d'entreprise et les besoins technologiques, et l'adaptation de ces processus à votre organisation.
Sollicitez la participation d'un partenaire qui comprend le secteur. Les organismes sans but lucratif disposent de ressources internes limitées pour effectuer la transition vers le numérique, et cet aspect doit être pris en compte lors de l'évaluation du projet. Pour réussir, il est important de faire des recherches et de trouver le bon partenaire, car certaines sociétés de services professionnels n'auront pas les compétences nécessaires pour adapter votre projet au secteur.
BDO a apporté une aide stratégique, mais a surtout fourni des conseils pratiques et établi un budget qui répondait à nos besoins. Les ressources humaines du partenaire doivent être disponibles pour aider à la transformation et l'équipe de BDO était là pour nous.
Comment votre organisme sans but lucratif peut-il se préparer à la transformation numérique?
Le parcours de transformation numérique du Toronto Region Board of Trade a été motivé par un important objectif commun à de nombreux organismes sans but lucratif : l'efficacité. Alors que les budgets se resserrent et que le secteur devient de plus en plus concurrentiel, les solutions numériques peuvent aider les OSBL à faire plus avec moins.
Comme mentionné par Brenda, un plan est essentiel à la réussite d'une transformation vers le numérique. BDO a élaboré un guide en matière de transformation numérique destiné aux organisations qui souhaitent obtenir des conseils sur la transformation numérique afin de les aider à entamer leur parcours.