Moderniser l’intranet pour favoriser l’efficacité et la culture d’entreprise
Moderniser l’intranet pour favoriser l’efficacité et la culture d’entreprise
Les exigences imposées aux municipalités ontariennes ne cessent de croître, sans que leurs ressources suivent. Sous l’effet conjugué des attentes en matière de services, des obligations de reddition de comptes, des besoins d’infrastructure et des contraintes budgétaires, les modes de fonctionnement actuels atteignent leurs limites.
Il ne suffit pas d’exiger des équipes qu’elles en fassent toujours plus, mais plutôt revoir la façon d’effectuer le travail. Dans le secteur public, le virage numérique permet aux administrations municipales de dégager une marge de manœuvre sans personnel supplémentaire grâce à une réflexion sur l’emploi du temps des équipes, l’élimination des lourdeurs administratives et la suppression des tâches à faible valeur ajoutée au moyen de la technologie.
Pourquoi les municipalités ontariennes manquent-elles de marge de manœuvre?
Les services municipaux des finances ont toujours composé avec des contraintes. Seuls le nombre d’attentes et leur complexité se sont accrus. Parallèlement, bon nombre d’administrations recourent encore à des méthodes et à des systèmes inadaptés au volume actuel de données, de rapports et de demandes en matière de services.
La pénurie de main-d’œuvre accentue davantage ce manque de capacité. Les municipalités se préparent au départ à la retraite d’employés chevronnés dépositaires d’un pan considérable de la mémoire institutionnelle, tandis que le recrutement de la relève s’avère difficile.
Pourquoi le principe de « faire plus avec moins » n’est plus viable pour le milieu municipal
La formule consistant à faire plus avec moins a contraint le personnel en poste à porter un fardeau accru. Les équipes se voient confier toujours plus de prestations, d’obligations de reddition de comptes et de responsabilités avec un effectif semblable, voire réduit. Ce modèle montre ses failles et se révèle intenable à long terme. Une équipe ne saurait absorber indéfiniment le travail supplémentaire sans refonte des processus sous-jacents.
La technologie permet aux municipalités de surmonter ce manque de capacité en facilitant la prise en charge des tâches courantes sans épuiser les équipes, déjà sous pression, pourvu que le modèle de fonctionnement s’y prête et serve des résultats opérationnels précis.
Trois conseils pour optimiser le virage numérique dans le secteur public
Pour porter ses fruits, la transformation exige de dépasser la simple question des outils informatiques et de cerner les changements nécessaires, les pistes d’amélioration du travail ainsi que les activités à forte valeur ajoutée du personnel.
Voici trois pistes concrètes pour guider les responsables des finances municipales vers une transformation efficace.
Partir du résultat souhaité, et non de la technologie.
Les municipalités doivent d’abord définir le résultat recherché avant de choisir un outil, puis harmoniser leur modèle de fonctionnement et leurs processus décisionnels en conséquence. Aborder le chantier sous l’angle des solutions informatiques risque de multiplier les logiciels et la complexité, sans s’attaquer à ce qui génère du travail inutile.
Selon un sondage mené par BDO Canada en 2026, 41 % des entités du secteur public canadien affirment faire l’essai de l’IA sans en tirer pour l’instant de rendement notable du capital investi. Bien souvent, la technologie en tant que telle n’est pas en cause. Le rendement se fait attendre dès lors qu’une administration déploie l’IA avant d’avoir défini le problème à régler et les modifications connexes à apporter.
Avant d’investir dans de nouvelles solutions, les dirigeants financiers gagnent à se poser les questions suivantes :
- Quel résultat opérationnel ou en matière de prestation cherche-t-on à améliorer?
- Qu’est-ce qui nous empêche d’y parvenir aujourd’hui?
- Quels résultats tangibles signifieraient une véritable réussite pour l’administration municipale, notre personnel et la population servie?
- À quels indicateurs se mesurera l’atteinte de cet objectif?
L’adoption de nouvelles solutions informatiques relève pour l’essentiel d’une refonte des méthodes de travail. Le processus doit être repensé en premier lieu, puis la technologie doit permettre aux personnes de l’appliquer avec plus d’efficacité.
Cibler les sources d’engorgement et restructurer le travail.
Après avoir défini le résultat recherché, retracer les processus qui permettent de l’obtenir. Il s’agit de repérer les tâches chronophages sans contrepartie valable, telles que la saisie répétitive de données, les rapprochements manuels, les chevauchements de tâches ou la production de rapports disparates.
Il faut ensuite évaluer les possibilités offertes :
- Simplifier le processus par l’élimination des étapes inutiles ou des doublons;
- Le normaliser afin de limiter les écarts et les interventions manuelles;
- Le moderniser au moyen de données plus fiables, de processus remaniés et d’outils technologiques.
Dans l’administration municipale, l’IA contribue à simplifier, à uniformiser et à moderniser les méthodes de travail. Encore faut-il déterminer les domaines où elle améliore concrètement les résultats, plutôt que de se contenter d’automatiser des façons de faire inefficaces.
L’IA dans l’administration municipale
Rien ne sert de greffer l’IA sur un processus déjà boiteux. Mieux vaut commencer par cerner le problème à résoudre et vérifier si l’IA constitue réellement le moyen approprié.
Si tel est le cas, il s’agit d’établir les conditions de réussite, par exemple des données fiables, une infrastructure adéquate, une saine gouvernance et l’adhésion du personnel.
Où en sont l’IA et la transformation numérique dans le secteur public?
Selon notre sondage, 16% des entités canadiennes du secteur public intègrent activement l’IA à leurs méthodes de travail et à leurs opérations.
Pas moins de 38% en sont encore à moderniser leurs systèmes de base.
Utilisés à bon escient, les outils d’IA allègent les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et libèrent du temps pour les activités où l’intervention humaine compte le plus : exercer son jugement, tenir compte du contexte et prendre des décisions.
Comment les entités du secteur public entrevoient-elles les effets de l’IA sur leur personnel?
D’après notre sondage de 2026, 72% des entités canadiennes du secteur public conçoivent l’IA comme un soutien aux employés tout en maintenant l’humain au cœur de leurs activités.
À peine 16% des répondants du secteur public estiment que l’IA aura une faible incidence sur leur effectif.
Comment faire passer l’IA du stade de l’expérimentation aux résultats tangibles? Notre rapport Vision d’avenir 2030 en IA se penche sur la maturité numérique, la gouvernance et la gestion du personnel nécessaires pour dépasser le stade des projets pilotes et se préparer à l’essor des agents d’IA dans le monde du travail.
Réinvestir le temps dégagé.
La véritable portée de la modernisation ne se mesure pas au nombre d’heures gagnées, mais à ce que les équipes peuvent accomplir grâce à ce temps. Au lieu de consacrer ces gains à d’autres tâches administratives, les municipalités peuvent privilégier la planification, l’analyse et l’aide à la décision, aspects trop souvent relégués au second plan par l’urgence du quotidien.
Pour les équipes des finances municipales, les retombées sont tangibles :
- Moins de compilation d’informations, plus de planification et de prévisions. Les chefs des finances obtiennent un portrait plus clair de la situation financière de la municipalité, ce qui facilite la modélisation de scénarios et la préparation de l’avenir.
- Moins de rapprochements de données, plus de travail d’analyse. Des données fiables offrent aux équipes des finances toute la latitude voulue pour éclairer les décisions de la direction municipale au moyen d’analyses approfondies.
- Moins de rédaction manuelle de rapports, une mise en valeur accrue des éclairages à en tirer. Une transmission plus efficace des rapports aux élus, aux autres ordres de gouvernement et aux contribuables accroît la transparence, tout en permettant aux gestionnaires d’interpréter l’information et d’orienter les décisions à prendre.
- Moins de tâches répétitives, un travail plus valorisant pour les employés. La modernisation des processus financiers élimine la routine et ouvre des perspectives d’exercice du jugement et de mise à profit des compétences, ce qui constitue un avantage indéniable pour l’attraction et la rétention des talents.
Comment BDO permet aux municipalités d’en faire plus
BDO a épaulé plus de 900 municipalités partout au pays, tant pour la gestion financière et opérationnelle quotidienne que pour de vastes chantiers de modernisation. Nous travaillons avec votre municipalité pour repérer les activités qui accaparent ses ressources, repenser les méthodes de travail et déterminer les solutions technologiques qui apporteront des gains concrets.
Nos équipes habitent et travaillent au sein des collectivités que vous servez. En faisant appel à BDO, vous vous assurez le concours d’un partenaire profondément attaché à ces milieux de vie et en mesure de bonifier vos services auprès du personnel et des citoyens.
Brandon Bignell
Associé, Services-conseils en finance et chef national, Services au secteur public
Kelly Hagen
Associée, BDO Digital, et chef, Services aux secteurs des organismes sans but lucratif et de l’éducation
Mario Piroddi
Associé, Services en certification
Matt Glenen
Associé et chef national, Services-conseils liés aux applications commerciales