Le mode de travail hybride, caractérisé par le télétravail et des modalités de travail souples, étant de plus en plus populaire, la modernisation de votre milieu de travail ne se limite pas qu’à une question d’esthétique : il s'agit de concevoir une structure qui place la transparence, l'autonomie et la collaboration au cœur de votre organisation.
Lisez la suite de l'article afin de savoir comment créer un milieu de travail moderne qui vous permettra d'attirer et de retenir les meilleurs talents, de favoriser un environnement collaboratif et propice à la productivité, d'accroître votre agilité organisationnelle et de faire face aux imprévus.
Tout d'abord, définissons la modernisation du milieu de travail et expliquons-en l'importance.
Définition du milieu de travail moderne
Il existe diverses définitions de la modernisation du milieu de travail, ce qui en fait un concept ambigu. Nombreux sont ceux qui l'associent à de nouvelles idées, au changement et à l'évolution du milieu de travail. L'une de ces définitions concerne le télétravail, qui permet aux employés de travailler de n'importe quel endroit, au bureau ou à distance.
Une autre concerne la mise à disposition de nouvelles technologies, qui permettent aux employés de travailler plus efficacement. D'un point de vue culturel, le concept implique de mettre l'accent sur la créativité, la réflexion novatrice et les relations positives entre employés en vue de créer un milieu de travail prospère.
Peu importe comment vous l'interprétez, vous pouvez moderniser votre milieu de travail de diverses façons, dont les suivantes :
- Adopter la technologie numérique;
- Permettre le travail à distance et offrir des modalités de travail souples;
- Mettre en œuvre des processus et des flux de travail modernes;
- Favoriser la culture en milieu de travail;
- Prioriser l’expérience des employés.
Pourquoi est-il essentiel de moderniser le milieu de travail?
Les événements que nous avons vécus au cours des deux dernières nous ont montré à quel point il est essentiel de pouvoir s'adapter systématiquement à de nouvelles réalités. Les bouleversements causés par la pandémie de COVID-19 ont contraint de nombreuses entreprises à intervenir rapidement pour faire face aux changements externes.
Ainsi, les logiciels et le matériel infonuagiques se sont avérés absolument essentiels à de nombreuses entreprises, en raison de la souplesse, de la vitesse et des économies de coûts qu'ils offrent. Si certaines d'entre elles ont réduit leurs effectifs ou ralenti les activités de leur centre de données, d'autres ont adopté un modèle de travail hybride ou à distance afin d'accroître leur efficacité, de répondre aux besoins de leurs employés et de créer des liens avec leurs clients.
Il est désormais évident pour toutes les entreprises que l'agilité constitue une nécessité. Cependant, pour parvenir à être agiles, les entreprises doivent entreprendre un virage intentionnel de leur culture en vue de changer les mentalités, de perfectionner les compétences et d'élaborer une stratégie d'adoption des technologies.
Voici cinq étapes essentielles à la modernisation de votre milieu de travail :
Pour transformer l'expérience en milieu de travail que vous offrez à vos employés, vous devrez savoir comment tirer le meilleur parti des avancées technologiques à venir. Hélas, bon nombre d'organisations ont adopté de nouveaux outils numériques sans parvenir à en optimiser l'utilisation ou réfléchir à la façon dont les utilisateurs s'en serviront. Il est donc essentiel de connaître la situation actuelle de votre milieu de travail en vue d'élaborer votre approche et de déterminer les niveaux de maturité que vous atteindrez. Pour commencer, déterminez les principaux intervenants, comme les clients, l'équipe des ressources humaines et l'équipe des TI, qui vous aideront à fixer des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et assortis de délais. Veillez à ce que ces objectifs s'harmonisent avec les objectifs opérationnels et de transformation numérique globaux de votre entreprise, tout en tenant compte des caractéristiques démographiques de votre personnel et des répercussions de ces changements sur celui-ci.
Avant de procéder à la modernisation de vos systèmes informatiques en place, il convient de peser les avantages offerts par chaque solution. Servez-vous ensuite de ces indicateurs pour choisir les applications à conserver, à remplacer, à retirer ou à fusionner avec d'autres.
Créer un milieu de travail moderne est un défi de taille qui nécessite une planification approfondie et une collaboration entre les différents services. Vous devrez impérativement établir une feuille de route et un plan directeur permettant de coordonner les efforts de modernisation du milieu de travail à l'échelle de vos services de marketing, des ventes, de soutien à la clientèle, des RH et des TI. La feuille de route vous indique la marche à suivre selon un échéancier précis et permet aux employés de bien comprendre leur rôle dans la mise en œuvre du projet. Elle doit comprendre un calendrier des événements répartis en phases et en jalons, assortis de descriptions, d'objectifs, de protocoles, de procédures, de rôles et de responsabilités clés correspondants.
Si vous avez des problèmes relatifs au flux de travail ou à la communication en milieu de travail et que vous avez décidé de créer des espaces de travail ouverts ou de mettre en place un système de bureau à la carte, assurez-vous d'avoir coordonné vos efforts avec ceux des principaux services internes (RH, TI, opérations) afin de respecter la voie à suivre et d'avoir communiqué efficacement avec les employés.
Avant de déployer votre projet de modernisation du milieu de travail, mettez vos idées à l'essai au moyen de projets pilotes ou de démonstrations de faisabilité. Évaluez l'aspect pratique et fonctionnel, la viabilité commerciale et le rendement sur le capital investi découlant de l'adoption de nouveaux outils et processus numériques, ou encore de politiques novatrices en matière de ressources humaines. Cela permettra aux décideurs de se faire une idée de la faisabilité et du potentiel du projet. Un projet pilote ou une démonstration de faisabilité vous permet de relever les risques imprévus, de rassembler des données, de recueillir des commentaires et de procéder à des ajustements précoces.
Avant d'envisager la mise en place d'un nouvel outil numérique, il est recommandé d'en faire l'essai auprès d'un petit groupe d'utilisateurs standard et de super utilisateurs.
Formez une équipe de mise en œuvre composée de membres de vos services des TI, des opérations et du marketing et d'un gestionnaire de projet, lequel s'occupera de diriger le processus. Commencez par élaborer une vision commune et des attentes claires concernant le nouvel outil numérique, ses fonctionnalités et les raisons pour lesquelles vous l'avez choisi. Ensuite, veillez à la formation de vos employés, à encourager le dialogue et à répondre aux questions. Cette démarche permettra de consolider les avantages de l'outil et d'en démontrer l'utilisation pratique quotidienne dans le flux de travail.
Formez une équipe de mise en œuvre composée de membres de vos services des TI, des opérations et du marketing et d'un gestionnaire de projet, lequel s'occupera de diriger le processus. Commencez par établir une vision commune et des attentes claires concernant le nouvel outil numérique ou protocole, les avantages qui en découlent et les raisons pour lesquelles vous avez choisi de l'adopter. Ensuite, veillez à offrir la formation nécessaire à vos employés, à encourager le dialogue et à répondre aux questions. Cette démarche permettra de consolider les avantages de l'outil ou du protocole et d'en démontrer l’utilisation pratique quotidienne dans le cadre des fonctions de vos employés.
Les contraintes budgétaires, l’opposition des employés et l'établissement du rendement du capital investi constituent des obstacles considérables pouvant nuire au succès du projet de modernisation du milieu de travail. De ce fait, il est essentiel de bien définir la stratégie de modernisation et d'en comprendre les répercussions sur la productivité et le moral des employés.
Une fois le plan élaboré, il est temps de concrétiser votre vision du milieu de travail moderne en la communiquant de façon efficace. Afin d’encourager vos employés à se mobiliser, vous devez déployer des efforts en ce sens. Pour que vos équipes adhèrent pleinement au projet, il faut leur présenter le plan d'un point de vue pratique et leur expliquer les répercussions connexes sur leur travail quotidien. Il vous faudra tenir compte de la culture de votre entreprise pour pouvoir réussir votre déploiement et favoriser l'adoption de votre solution parmi les employés.
Par ailleurs, vous devrez probablement investir dans le perfectionnement continu de vos employés en leur proposant des séances de formation et des vidéos sur demande, ainsi que des sondages visant à recueillir leur avis sur l'efficacité de ces séances. Saluez le travail des employés qui suivent bien les nouvelles politiques et procédures et mettez en garde ceux qui tentent de les contourner.
Si vous invitez les employés à reprendre le travail selon la formule habituelle ou hybride, il va sans dire que rien ne sera jamais comme avant la pandémie. Grâce à une communication bilatérale et à un plan de mise en œuvre bien pensé, les employés se sentiront écoutés tout au long de la transition.
Vous devez attirer et retenir les talents? Nous sommes là pour vous aider
La création d'un milieu de travail moderne offre d'innombrables avantages qui vous aideront à attirer et à retenir les meilleurs talents et favoriseront la collaboration au sein de votre entreprise. Pour créer un milieu de travail moderne, vous devez placer la confiance, l'autonomie et la collaboration au cœur de votre entreprise. Les experts de BDO peuvent vous aider à mettre en œuvre une stratégie de modernisation afin que vous demeuriez concurrentiel.
Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :
Jason Cigan
Chef, Milieu de travail moderne, Travail numérique
Sam Abdulrrazek
Associé, Services de consultation en technologie, Intégration numérique