Déduction des frais à titre d’employé

Supposons que vous êtes un ingénieur employé par une grande entreprise. Chaque année, vous devez payer des frais à l’Ordre des ingénieurs de votre province pour maintenir votre titre d’ingénieur. Si votre employeur n’acquitte pas ces frais en votre nom, vous pouvez les déduire de votre revenu à titre de frais relatifs à un emploi. Si votre employeur paie ces frais pour vous, vous ne pouvez pas les déduire. Cependant, vous ne paierez pas d’impôt sur cet avantage, pourvu que votre emploi exige que vous mainteniez votre statut professionnel. Si votre employeur indique ces frais comme avantage imposable sur votre T4, vous pouvez déduire ce montant dans votre déclaration de revenus. Il convient de noter que ces frais ne sont pas déductibles au Québec. Cependant, ils sont admissibles à un crédit d’impôt non remboursable aux fins de l’impôt du Québec.

De même, les employés qui sont membres d’un syndicat peuvent déduire les cotisations syndicales annuelles qu’ils sont tenus de payer.

Dans certaines circonstances, un employé peut déduire les coûts associés à l’embauche d’un adjoint. Cette situation est très inhabituelle, puisque, dans la plupart des cas, ce sont les employeurs qui embauchent les adjoints de leurs employés. Cependant, il peut arriver qu’un employé doive embaucher un adjoint. 

Prenons le cas d’un représentant en fonds communs de placement qui travaille pour une entreprise de planification financière. Il reçoit un modeste salaire de base, mais perçoit également des commissions calculées sur la valeur des fonds communs de placement qu’il vend pendant l’année. Plus il consacrera de temps à rencontrer des clients et à faire des ventes, plus ses commissions seront importantes. Un adjoint pourrait alors lui être d’une aide précieuse. En effet, l’adjoint serait en mesure de réaliser un grand nombre de tâches administratives, ce qui libérerait le vendeur. Ce dernier pourrait alors se consacrer à la vente, donc obtenir des commissions plus élevées.

Si, aux termes du contrat d’emploi, le vendeur doit payer ses propres dépenses et que l’employeur refuse d’embaucher un adjoint, le vendeur pourrait le faire et déduire de son revenu le coût de son salaire, y compris tous les coûts salariaux connexes (comme les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi).

Le montant versé à cet adjoint doit toutefois être raisonnable. Il s’agit d’un aspect très important si vous souhaitez engager un membre de votre famille, comme un conjoint ou un enfant. Vous ne pourrez déduire qu’un salaire raisonnable en fonction des services rendus.

Il faut également noter que cette disposition ne vous permet pas de déduire des montants versés à quelqu’un pour prendre soin de vos enfants pour que vous puissiez travailler. Vous pouvez déduire ces frais jusqu’à une certaine limite, mais seulement au titre des frais de garde d’enfants. Les règles encadrant ces frais permettent au conjoint ayant le revenu le plus faible de déduire les dépenses engagées sans excéder les deux tiers de son revenu gagné. Le montant maximal annuel qui peut actuellement être déduit est de 8 000 $ par enfant de moins de 7 ans, de 5 000 $ par enfant âgé de 7 à 16 ans et de 11 000 $ par enfant ayant une déficience physique ou mentale grave et prolongée. 

Vous pouvez déduire le coût des fournitures que vous achetez et utilisez dans le cadre de vos fonctions, notamment :

• le papier;
• les fournitures de bureau; 
• les frais d’appels interurbains;
• un forfait cellulaire de base si le coût est raisonnable et qu’il a été raisonnablement réparti entre l’emploi et l’utilisation personnelle et si vous pouvez justifier l’utilisation de minutes ou de données cellulaires (ainsi que leur coût) dans le cadre de l’exercice de vos fonctions professionnelles. Notez que vous ne pouvez pas déduire les frais de connexion ou de licence d’un téléphone portable.

Cette liste n’est pas exhaustive. Par exemple, un médecin qui est un employé et qui doit acheter ses propres fournitures médicales pourrait en déduire le coût.

Notez que les vêtements spéciaux peuvent être considérés comme une fourniture; cependant, puisqu’ils ne sont pas consommés, leur coût n’est pas déductible. Si votre employeur vous fournit des vêtements spéciaux requis pour votre travail, le coût des vêtements ne constitue toutefois pas un avantage imposable.

Les employés peuvent déduire les frais de déplacement s’ils sont tenus de les payer en vertu de leur contrat de travail et s’ils ne reçoivent pas d’allocation non imposable à cette fin. Ces règles permettent aussi aux employés de déduire leurs frais d’automobile.

Il y a quelques points dont vous devez tenir compte. La plupart des allocations que vous recevez de votre employeur sont imposables, sauf les allocations raisonnables pour frais d’automobile calculées en fonction du kilométrage parcouru dans le cadre de votre travail. Dans certaines circonstances, d’autres allocations raisonnables peuvent être considérées comme non imposables, notamment celles afférentes aux frais de déplacement des vendeurs ou d’employés salariés qui doivent travailler hors de leur lieu de travail habituel. Notez que si ces allocations sont raisonnables, et donc non imposables, vous ne pouvez déduire aucun des frais de déplacement engagés.

Les frais de déplacement les plus communs sont les frais d’automobile. De nombreux employeurs exigent que leurs employés aient une voiture, mais ne leur remboursent pas leurs frais en franchise d’impôt. Lisez le bulletin fiscal Consigner les frais d’automobile aux fins de déductions pour découvrir les dépenses déductibles et les documents à conserver.

Les dépenses en capital comprennent tous les montants payés pour des biens en immobilisation. Par exemple, les meubles ou le matériel de bureau, comme les ordinateurs, sont des biens en immobilisation. Les entreprises (y compris les entrepreneurs indépendants) peuvent déduire le coût de tels biens au moyen d’un système d’amortissement fiscal appelé « déduction pour amortissement » (DPA). Normalement, à titre d’employé salarié ou de vendeur, vous ne pouvez pas déduire le coût des biens en immobilisation.

Il existe une exception à cette règle. Un employé a droit à la DPA sur sa voiture s’il est admissible à la déduction pour frais d’automobile. Il y a cependant des limites au montant de DPA que vous pouvez demander selon l’année d’acquisition du véhicule. Les règles sont complexes, mais vous ne pouvez pas demander la DPA sur les voitures de tourisme acquises à compter du 1^er janvier 2025 si le prix d’achat est supérieur à 38 000 $ plus la TPS/TVH, la TVP ou la TVQ applicable.

Si le coût de votre automobile est inférieur aux limites mentionnées ci–dessus, cette dernière est considérée comme un bien de la catégorie 10. Le prix d’achat de votre véhicule (y compris les taxes de vente) est inclus dans un compte comprenant tous vos autres biens amortissables de la catégorie 10. Chaque année, vous avez droit à une DPA de 30 % du solde de ce compte (seulement 15 % sur les biens l’année de leur achat). Toute somme déduite dans une année réduit d’autant le solde du compte servant au calcul de l’année suivante.

Quant aux véhicules acquis après le 20 novembre 2018 et prêts à être mis en service avant 2028, un taux d’amortissement accéléré peut être utilisé en vertu du programme d’incitatif à l’investissement accéléré du gouvernement fédéral. Ce programme vient bonifier le montant de la DPA pouvant être déduit pendant l’année d’acquisition du bien amortissable admissible. L’Énoncé économique de l’automne 2024 propose de rétablir dans son intégralité l’incitatif à l’investissement accéléré pour les biens admissibles acquis à partir du 1er janvier 2025 et prêts à être mis en service avant 2030. Il sera réduit progressivement à compter de 2030 et entièrement éliminé pour les biens prêts à être mis en service après 2033. Toutefois, aucune loi n’a encore été présentée à cet effet.

Si le coût de votre voiture dépasse le plafond admissible, le montant déductible maximal sera inscrit dans une catégorie distincte de DPA, appelée « catégorie 10.1 », qui est admissible à la DPA au même taux de 30 % que les véhicules de catégorie 10. L’acquisition d’une voiture neuve pourrait vous donner droit à la DPA bonifiée pour la première année en vertu du programme d’incitatif à l’investissement accéléré.

Si le véhicule acheté après le 18 mars 2019, mais avant 2028 est une voiture de tourisme zéro émission, celui-ci sera classé dans la catégorie 54. Cette catégorie prévoit un taux de DPA standard de 30 %. Toutefois, en vertu de mesures incitatives semblables à celles du programme d’incitatif à l’investissement accéléré, les biens acquis pourraient être admissibles à une DPA bonifiée la première année. L’Énoncé économique de l’automne de 2024 propose aussi de rétablir l’incitatif pour les biens admissibles acquis à partir du 1er janvier 2025 et prêts à être mis en service avant 2030. Il serait progressivement réduit à compter de 2030 et entièrement éliminé pour les biens prêts à être mis en service après 2033. Toutefois, aucune loi n’a encore été présentée à cet effet.

En 2025, la limite est maintenue à 61 000 $ (plus les taxes de vente) pour chaque voiture de tourisme zéro émission admissible faisant partie de la catégorie 54. Si vous avez reçu un incitatif d’avance du gouvernement fédéral pour l’achat d’une voiture zéro émission, celle-ci ne sera pas classée dans la catégorie 54, mais plutôt dans la catégorie 10 ou 10.1, en fonction de son coût, de son type et de son utilisation à des fins commerciales.

D’autres aspects distinguent la catégorie 10.1 des autres catégories de DPA, notamment en ce qui a trait au résultat fiscal lié à la disposition des véhicules. Les règles étant complexes, nous vous suggérons de discuter des conséquences avec votre conseiller de BDO.

Des règles semblables permettent aux employés de demander la DPA sur un avion s’ils en sont propriétaires et qu’ils sont tenus de l’utiliser dans le cadre de leurs fonctions.

Enfin, veuillez noter que des règles particulières s’appliquent aux artistes et aux gens de métier salariés. Celles-ci peuvent donner droit à des déductions supplémentaires pour certaines dépenses en capital (consultez la section « Cas particuliers » de ce bulletin).

Les employés salariés ne peuvent pas déduire le coût de la location de matériel, comme un ordinateur ou du matériel de bureau. L’ARC ne considère pas le paiement de location comme une fourniture consommée pour le travail et n’en permet donc pas la déduction. Pour la même raison, un employé ne peut pas déduire les frais de location d’un appareil cellulaire, même si ce téléphone ne sert que dans le cadre du travail.

Le fait que ces frais de location ne soient pas déductibles pour les employés salariés est souvent mal compris. Cela s’explique probablement par le fait que les vendeurs à commission peuvent les déduire de leur revenu de commissions. N’oubliez pas qu’ils disposent d’une plus grande marge de manœuvre quant à ce qu’ils peuvent déduire. Ils peuvent déduire les frais de location en vertu de la règle générale leur permettant de déduire tous les frais raisonnables engagés dans le but de gagner un revenu de commissions, et ce, dans la mesure où cela ne constitue pas une dépense en capital.

Conseils de planification pour les employés salariés :  Évitez de supporter le coût du matériel nécessaire à l’exercice de vos activités professionnelles. Demandez plutôt à votre employeur de l’acheter ou de le louer. Votre employeur peut déduire ces coûts à titre de dépenses d’entreprise. Vous ne subirez aucune conséquence fiscale dans la mesure où vous n’utilisez pas ce matériel à des fins personnelles. Le cas échéant, la valeur de l’usage personnel sera imposable.

Conseils de planification pour les vendeurs à commission :  Vous devriez toujours louer le matériel que vous êtes tenu de fournir dans le cadre de votre travail, comme un ordinateur. Si vous l’achetez, vous n’aurez pas droit à la DPA sur le coût. Toutefois, si vous le louez, vous pourrez déduire les paiements de location comme frais engagés pour réaliser des revenus de commissions.

Que vous soyez un employé salarié ou un vendeur à commission, vous ne pouvez généralement pas déduire des frais d’intérêts, puisque ceux-ci constituent normalement un versement de capital. Les intérêts sur un prêt automobile constituent une exception à cette règle. Vous pouvez en déduire une partie calculée au prorata comme frais d’automobile, jusqu’à concurrence de 350 $ par mois pour les nouveaux prêts automobiles contractés à partir du 1^er janvier 2024.

Les employés salariés feraient bien de s’assurer que leur employeur leur remboursera leurs repas d’affaires. Sinon, ils ne pourront rien déduire à titre de frais d’emploi.

Les vendeurs à commission jouissent toutefois d’une plus grande marge de manœuvre. Ils peuvent déduire leurs frais de repas et de représentation de leurs revenus de commissions, mais seulement à hauteur de 50 %.