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Cinq conseils pour réussir le déploiement de Microsoft 365 Copilot

De la stratégie à l’adoption, en passant par la prise en main

Mis à jour le : 30 juillet 2024

L’adoption de Microsoft 365 Copilot constitue une avancée importante en vue d’accroître la productivité globale, d’améliorer la collaboration et de stimuler l’innovation. Pour réussir sa mise en œuvre, il faut toutefois une planification minutieuse et une coordination stratégique afin d’assurer la fluidité et l’efficacité du processus à l’échelle de l’entreprise. C’est pourquoi BDO a participé au programme d’accès anticipé de Copilot en 2023.

Nous avons mené un projet pilote rigoureux en déployant la solution auprès de 300 employés de BDO Canada, ce qui nous a permis de découvrir les fonctionnalités de Copilot, ses possibilités d’intégration dans notre flux de travail et son potentiel de transformation.  

L’infographie ci-dessous présente nos principales conclusions ainsi que des stratégies pour optimiser vos activités et accroître la productivité tout comme l’efficacité de votre entreprise.  

L’expérience de Copilot de BDO 

Le projet pilote de Microsoft 365 Copilot marquait une nouvelle étape dans l’évaluation des avantages de l’intelligence artificielle au sein des différentes gammes de services de notre cabinet. À partir des données et des résultats de ce projet, nous avons élaboré une analyse de rentabilité complète décrivant la meilleure stratégie pour un déploiement progressif à l’échelle de BDO. Celui-ci a commencé cette année avec quatre mille utilisateurs répartis dans dix gammes de services. 

Tout au long du programme d’accès anticipé de Copilot, nous avons enregistré des gains de productivité et une rentabilité dépassant nos attentes initiales. Nous avons aussi tiré des enseignements précieux pour orienter nos investissements en vue de la prochaine étape du processus.  

Principaux résultats pour l’entreprise

Valeur
Les seuils de rentabilité pour l’investissement dans Copilot ont été estimés en fonction de différents échelons salariaux. Ils révèlent que les risques financiers liés au déploiement de l’outil chez les travailleurs du savoir sont faibles, même selon des hypothèses prudentes.
Temps
Copilot rationalise les tâches, ce qui permet aux employés de consacrer plus de temps à d’autres travaux et augmente la productivité.
Qualité
Copilot favorise une mentalité de croissance, stimule la créativité et encourage l’innovation en apportant des avantages intangibles.
98%
Parmi les participants au projet pilote, 98 % souhaitent continuer à utiliser Copilot.
77%
Selon 77 % d’entre eux, Copilot a permis d’améliorer la qualité de leur travail.
>90%
Plus de 90 % des participants ont indiqué que Copilot les avait aidés à accomplir leurs tâches plus rapidement.
485%
L’amélioration de la productivité et de la rentabilité pendant le projet pilote s’est traduite par un rendement de l’investissement de 485 %.

Stratégies de réussite

À la lumière de son expérience et des résultats obtenus, BDO vous offre cinq stratégies clés pour exploiter pleinement le potentiel de Copilot au sein de votre entreprise. Chacune d’entre elles est décortiquée de façon à vous permettre de réussir l’adoption de Copilot.

1Compréhension des besoins

Il est important de définir les besoins fondamentaux de l’entreprise auxquels Copilot peut répondre, et c’est ce que la première stratégie permet de faire. Au cours de cette étape cruciale, vous devez formuler une hypothèse commerciale solide en vous concentrant sur des aspects comme les gains de productivité, la mobilisation des employés et l’amélioration du service à la clientèle. En précisant vos besoins fondamentaux, vous pourrez aligner efficacement les capacités de Copilot sur vos objectifs généraux et ainsi mettre en place des stratégies de déploiement ciblées et pertinentes.

2Budget et analyse de rentabilité

Veillez à prévoir soigneusement le budget et à préparer l’analyse de rentabilité que vous présenterez à votre conseil d’administration ou à votre équipe de direction. Pour ce faire, il convient d’examiner attentivement les trois éléments suivants :

Réalisez une analyse coûts-avantages complète pour évaluer les conséquences financières du déploiement de Copilot. Cette analyse doit porter à la fois sur l’investissement initial nécessaire au déploiement et sur les avantages potentiels à long terme découlant de la hausse de la productivité, de la rationalisation des flux de travail et de l’innovation accrue grâce à Copilot.

Menez une analyse comparative pour évaluer Copilot par rapport aux autres solutions proposées sur le marché. Cette analyse doit tenir compte de facteurs tels que les caractéristiques, le prix, l’évolutivité et la réputation du fournisseur. Ainsi, vous vous assurerez de prendre une décision éclairée en fonction de la pertinence et du caractère concurrentiel de Copilot dans l’environnement technologique de votre entreprise.

Évaluez les risques en profondeur pour repérer ceux qui sont liés à la mise en œuvre et au déploiement élargi de Copilot afin d’en atténuer les effets. Pour ce faire, il faut examiner des facteurs comme les interdépendances technologiques, l’état de préparation de l’entreprise, la sécurité des données et la possible résistance au changement des parties prenantes.

3Projet pilote

Cette stratégie est une autre démarche essentielle à l’intégration réussie de Copilot au sein de votre entreprise. En voici les principales étapes : 

Déterminez qui participera au processus de mise en œuvre, en veillant à ce que tous les services et les gens concernés soient représentés, qu’il s’agisse des ressources humaines, des ventes, du marketing ou d’autres services clés de votre entreprise. 

Définissez des cas d’utilisation clairs et concis pour Copilot dans différents flux de travail et précisez les situations dans lesquelles l’application peut apporter une valeur ajoutée et simplifier les processus. Il s’agit de trouver, pour chacun des services que vous avez déterminés à l’étape précédente, des cas d’utilisation pratiques qui présentent des avantages tangibles.

Définissez des paramètres pour évaluer l’efficacité de l’intégration de Copilot. Vous pourrez ainsi mesurer concrètement son effet sur la productivité, la collaboration et les résultats de l’entreprise dans son ensemble.

La sécurité des données est primordiale. Même si vous avez réalisé une évaluation de l’état de préparation, vous pouvez tout de même apporter en parallèle des améliorations à la sécurité et à la protection des données. Informez régulièrement le locataire des changements liés à la sécurité. De plus, présentez aux participants au projet pilote les mécanismes permettant de signaler tout accès à des données ne devant pas être communiquées.

Créez une stratégie solide de gestion et d’analyse des résultats. Vous pourrez ainsi apporter des améliorations itératives et optimiser les fonctionnalités de Copilot dans le contexte de votre flux de travail organisationnel. Il est important d’assurer le suivi des résultats et d’entretenir la communication pour que la transformation se poursuive. Ce processus peut comprendre un suivi des cas d’utilisation, des programmes de soutien, l’appui des dirigeants, la gestion du changement, de la formation et la communication de toute information pertinente.

Cette étape se rattache à la dernière partie du processus, à savoir le déploiement à grande échelle et la mise en place de plans de gestion du changement.


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Rappel

Votre entreprise doit être bien organisée et prête pour la suite tandis que vous cernez vos priorités et préparez le terrain pour la prochaine étape. Pour ce faire, il faut configurer le locataire Microsoft 365, mettre en œuvre des mesures de sécurité et déployer les licences nécessaires pour les personnes qui participent au projet pilote. 

4Mise en œuvre sous forme de projet pilote

Après avoir défini les priorités et veillé à ce que votre entreprise soit prête, il est maintenant temps de passer à l’action. Toutefois, avant de procéder à un déploiement à grande échelle, il est essentiel de réaliser une première phase d’essai et d’en documenter les résultats. Celle-ci vous permettra d’évaluer les fonctionnalités de Copilot dans des contextes d’utilisation réalistes et d’en mesurer les effets sur l’efficacité et la productivité de votre entreprise. Vous obtiendrez également des informations précieuses sur la performance de l’application, l’expérience utilisateur et l’intégration à vos flux de travail. De plus, vous pourrez relever les problèmes potentiels ou les points à améliorer avant de procéder à un déploiement à grande échelle. Cette étape peut être enrichie par les éléments suivants : 

Sonder en profondeur l’opinion des participants au projet pilote tout au long du processus permet de connaître l’expérience des utilisateurs, de repérer les problèmes éventuels et d’évaluer les gains de temps et de productivité dans l’exécution des tâches, ce qui atteste de l’effet tangible de l’outil.

Des contacts réguliers et un dialogue ouvert avec les participants au projet pilote permettent de déceler les problèmes et de les résoudre rapidement. En tenant des rencontres hebdomadaires ou aux deux semaines, vous pourrez faire le point, recueillir les impressions des utilisateurs et relever les difficultés rencontrées au cours de la phase d’essai.

Il est tout aussi essentiel de documenter les résultats obtenus au cours de cette étape. Cette démarche éclairera la prise de décision et appuiera votre analyse de rentabilité complète en vue de l’adoption de Copilot dans toute votre entreprise.

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Rappel

Les données recueillies pendant le projet pilote seront essentielles au processus décisionnel et au déploiement à l’échelle de l’entreprise. Réalisez encore des tests avec d’autres équipes si des données supplémentaires sont nécessaires avant de passer à la prochaine étape ou demandez l’approbation du conseil d’administration ou de l’équipe de la haute direction pour poursuivre le déploiement. Posez-vous la question suivante : avons-nous rempli les objectifs et les exigences énoncés dans l’étude de cas initiale? 

5Déploiement à grande échelle et gestion du changement

Le dernier conseil essentiel consiste à déployer Copilot à l’échelle de l’entreprise tout en mettant en place un plan complet de gestion du changement. Notre stratégie s’articule autour de plusieurs volets essentiels pour assurer une transition harmonieuse et réussie : 

Effectuez la mise en œuvre de Copilot par étapes pour permettre aux utilisateurs de s’adapter et de se familiariser progressivement et pour limiter au maximum la perturbation des activités quotidiennes. 

Élaborez des stratégies ciblées pour chaque groupe d’utilisateurs et mettez en place des programmes de formation sur mesure pour garantir une utilisation optimale des capacités de Copilot.

Personnalisez le plan de déploiement en fonction des profils d’utilisateurs afin que chaque groupe utilise les fonctionnalités de Copilot et en tire avantage selon ses besoins et ses préférences.

Favorisez une mentalité de marketing au sein de votre entreprise en encourageant l’adoption de Copilot au moyen de campagnes de communication ciblées, qui mettent en avant des exemples de réussite et en soulignent les effets positifs sur l’efficacité des flux de travail et la collaboration.

Constituez un réseau de champions du changement qui joueront le rôle d’influenceurs internes en suscitant l’engagement, en offrant du soutien à leurs pairs et en recueillant les commentaires sur le terrain afin de guider le processus d’amélioration continue.

Copilot est un outil d’IA convivial offrant des avantages considérables qui vont bien au-delà de la hausse de la productivité et de la réduction des coûts. Son adoption est un choix stratégique qui contribuera à la réussite de votre entreprise dans un marché en évolution rapide. La réticence à intégrer de telles technologies peut vous faire manquer des occasions, augmenter vos coûts, réduire votre productivité et nuire à votre efficacité, ce qui met en péril la compétitivité et la pérennité de votre entreprise. 

Vous désirez en savoir plus sur la façon dont l’intelligence artificielle peut aider votre entreprise?

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BDO peut vous aider

S’appuyant sur sa vaste expérience dans les domaines des activités au sein du milieu de travail moderne, des données et de l’IA, des services-conseils en technologies numériques, de la cybersécurité et de l’infonuagique, BDO peut vous accompagner tout au long du déploiement.  

Notre approche globale, perfectionnée grâce à notre propre adoption de l’outil, nous permet d’adapter nos services aux besoins uniques de votre entreprise, qu’il s’agisse d’évaluer son état de préparation, de planifier une feuille de route en matière de changement et de formation ou d’estimer le rendement potentiel des investissements. 

Visitez la page de nos Services de mise en œuvre de Microsoft Copilot pour en savoir plus sur notre cadre d’accompagnement Copilot, qui propose des services flexibles en fonction de l’état d’avancement de son adoption au sein de votre entreprise. 

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Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre stratégie d’adoption de Copilot, communiquez avec l’un de nos dirigeants.

Brandon Pittman
Chef, Services-conseils liés au milieu de travail moderne
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