L’entreprise
Organisme de réglementation indépendant des secteurs ontariens de l’électricité et du gaz naturel, la Commission de l’énergie de l’Ontario (CEO) protège les consommateurs et prend des décisions dans l’intérêt du public. Elle a comme objectif de promouvoir un système énergétique abordable et fiable qui favorise la croissance de la province.
Pour s’adapter à la transition générationnelle du secteur de l’énergie, cet organisme de réglementation moderne de haut niveau a élaboré une stratégie numérique pour améliorer ses actifs actuels et informatiser les échanges hors ligne entre les parties prenantes et les employés.
Cette stratégie compte de nombreux projets uniques touchant tous les aspects des activités de la CEO. Ils permettent notamment d’accélérer les processus et les services pour les parties prenantes, telles que les entités réglementées assujetties à la CEO et les intervenants intéressés, d’économiser du temps, de l’argent et du papier ainsi que de respecter l’engagement de l’organisme à offrir des services de façon efficace et transparente.
Tout aussi importantes sont les améliorations apportées pour moderniser ses actifs numériques qui soutiennent la culture inclusive, ouverte et transparente de cet organisme axé sur les gens.
Le défi
Comme l’intranet était vieux, manuel et statique et qu’il fonctionnait sur une plateforme désuète, il était difficile d’intégrer un système de messagerie interne de façon efficace et efficiente.
Comme son intranet était vieux de 13 ans et qu’il était difficile d’y accéder à distance dans un environnement de travail hybride ou virtuel, la CEO savait qu’elle aurait besoin d’aide pour atteindre son objectif de miser sur les technologies numériques avant tout. En tant qu’organisme du secteur public, elle cherchait un partenaire pour créer un canal de communication fiable et une ressource mobile qui favorisent la collaboration et le partage d’informations entre des personnes, des équipes et des services partout et en tout temps.
La solution
Le chef des Services-conseils liés au milieu de travail moderne (plateformes dédiées à l’expérience des employés) de BDO, Brandon Pittman, et son équipe ont examiné l’intégration des technologies de Microsoft dans la stratégie de modernisation de l’organisme. Comme BDO est un partenaire Microsoft, notre équipe possède l’expérience nécessaire pour trouver une solution qui répond aux besoins précis de la CEO.
En mettant l’accent sur l’amélioration de l’expérience des employés, l’équipe a créé « The Grid », un intranet centralisé fondé sur SharePoint, Teams et Viva Connections. Accessible tant sur les ordinateurs que sur les appareils mobiles, la plateforme a été conçue en tenant compte de cinq objectifs : faciliter les communications, susciter la participation, inspirer la confiance, développer un sentiment d’appartenance et gagner en efficacité. Elle a été pensée de façon à pouvoir s’adapter à la culture changeante de la CEO ainsi qu’à l’évolution constante du milieu de travail.
The Grid offre désormais une vaste gamme de fonctionnalités, comme :
- un répertoire complet des employés ainsi qu’un organigramme qui avaient dû être supprimés en raison de la technologie obsolète;
- un calendrier à l’échelle de l’organisme accessible à tous en tout temps;
- un tableau de bord des employés dans lequel sont regroupés les tâches, les documents récents et le contenu ajouté aux favoris;
- des raccourcis pour que les employés accèdent rapidement aux documents souvent utilisés;
- des fonctions interactives qui leur permettent de consulter du contenu interne et de communiquer avec leurs collègues;
- une intégration à des systèmes d’entreprise essentiels.
Résultats et avantages obtenus
Grâce à ce nouvel intranet centralisé, les employés de la CEO peuvent maintenant repérer l’information facilement. Créée en collaboration avec ces derniers, la mise en page conviviale portant la marque de la CEO réduit le nombre de demandes au service informatique. Elle permet de consulter directement du contenu interne et encourage une culture ouverte.
Dans les semaines suivant la mise en œuvre de cet intranet, le nombre de visites a bondi. Il y en a eu 3 000 la première semaine seulement, nombre impressionnant pour un organisme qui compte moins de 250 employés. Grâce à ce système pleinement opérationnel, les communications internes de la CEO ne sont plus entravées par une technologie désuète.
The Grid fait maintenant partie intégrante de l’expérience des employés et de la culture de la CEO et constitue un canal de communication et de diffusion de contenu fiable et sans limites.
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Les milieux de travail ne cessent d’évoluer, et nous comprenons les défis auxquels nos clients peuvent faire face. Nous sommes là pour répondre à vos besoins en matière de logiciels grâce aux outils de Microsoft afin que vous régliez vos problèmes les plus pressants.
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