La mise en place de politiques et de procédures concernant les exigences légales, réglementaires, opérationnelles et autres est essentielle dans un secteur qui suscite autant d’intérêt externe que le cannabis. Les régulateurs sont pressés d’assurer la sécurité et le contrôle du marché. En outre, les acteurs du marché doivent se prémunir contre la possibilité d’une baisse importante de la valeur pour les actionnaires. Les conseils d’administration et les dirigeants doivent poser des questions et chercher des réponses qui leur permettront de maintenir la compétitivité de leur entreprise tout en assurant sa conformité. Il est indispensable de rassembler les personnes et les technologies nécessaires pour réaliser la vision et à la stratégie de votre entreprise. Idéalement, lorsque l’équipe de direction et le conseil d’administration travaillent de concert, les possibilités d’action sont nombreuses.
Prenons comme exemple les récents événements survenus dans le secteur du cannabis pour en tirer des leçons : cultiver des produits sans licence force l’intervention de Santé Canada, ce qui provoque l’effondrement des actions et le départ des dirigeants. Bien qu’il s’agisse d’un exemple extrême, les dirigeants et les conseils d’administration du secteur du cannabis doivent en être conscients.
La conformité à la réglementation gouvernementale comporte un risque considérable d’atteinte à la réputation. Cette responsabilité incombe à la direction, mais c’est au conseil d’administration que reviennent les responsabilités de surveillance. Les deux parties s’efforcent de protéger la valeur pour les actionnaires, de mettre en œuvre la gouvernance et de maintenir la conformité.
À la lumière des récents événements qui ont eu lieu dans le secteur du cannabis, notre équipe souhaite présenter un aperçu de ce à quoi les conseils d’administration et les cadres supérieurs devraient prêter attention afin de réduire le risque que de tels événements se produisent dans leur entreprise.
Comme les entreprises du secteur du cannabis sont scrutées à la loupe, chaque aspect de la conformité doit être surveillé et maîtrisé. Il est important de bien comprendre la réglementation imposée par la Loi sur le cannabis, Santé Canada et les gouvernements provinciaux. La culture, la transformation, l’étiquetage, l’entreposage et la distribution sont autant de domaines à considérer.
Toutes les entreprises comptant un grand nombre de parties prenantes, en particulier les sociétés cotées en bourse, devraient effectuer une évaluation annuelle des risques. Cette évaluation suppose une gestion active des risques et des fonctions de production de rapports pour veiller à ce que des contrôles suffisants soient en place, et que les politiques soient à jour et fonctionnent efficacement.
Au sein du secteur du cannabis, un programme continu et actif de gestion des risques de l’entreprise inciterait les sociétés à reconnaître très tôt l’importance cruciale des licences, ce qui leur permettrait d’être proactives plutôt que réactives dans l’obtention des licences requises. Un suivi des activités et un dialogue interne constant permettent d’identifier et d’évaluer les risques en cours de route, ainsi que la manière de les atténuer.
La culture d’entreprise est l’un des principaux facteurs déterminants pour attirer et retenir les talents. Elle résulte d’une combinaison des valeurs et de la personnalité du lieu de travail, ainsi que de la dynamique entre les employés. Les entreprises du secteur du cannabis se développant très rapidement, il peut être difficile d’établir et de maintenir une culture d’entreprise qui reflète les bonnes valeurs et priorités tout au long de la croissance de l’entreprise.
Les membres du conseil d’administration et les dirigeants influencent les actions de l’organisation par leur attitude, leur soutien et leur façon d’établir la priorité des différentes questions. Donner le ton en prenant au sérieux la conformité, le contrôle et la sécurité est essentiel. Lorsque votre capacité à générer des revenus dépend de la détention de licences et de l’application de la réglementation, c’est crucial.
La diversité des personnes et la pluralité des points de vue sont importantes pour favoriser l’ouverture d’esprit au sein d’une organisation. Il faut du temps pour créer une culture unique dans une industrie naissante comme celle du cannabis. Surtout une qui est équilibrée et reflète un ensemble diversifié de points de vue, d’opinions et d’expériences, un facteur clé de la réussite d’une entreprise.
Un programme de dénonciation est une composante essentielle de la gouvernance dans les organisations multipartites. Il ouvre un canal de communication pour que les employés, les membres et le public puissent signaler les problèmes qu’ils estiment important de soulever. La politique de dénonciation présente l’avantage d’être anonyme, ce qui est attrayant pour les personnes qui ne seraient autrement pas disposées à révéler des informations sensibles.
Le cannabis étant un secteur hautement réglementé, il est important que les entreprises disposent de politiques appropriées pour réduire le risque que des problèmes non communiqués soient dévoilés. Une telle négligence pourrait faire naître une menace pour la valeur actionnariale en interne, avant de devenir un scandale.
Outre la conformité relative à la croissance des activités et de la distribution, les sociétés ouvertes doivent impérativement se conformer à des paramètres en matière d’affaires et de commerce. Les politiques et procédures concernant les délits d’initiés, la lutte contre la corruption, la lutte contre le blanchiment d’argent, la loi Sarbanes-Oxley ou le Règlement 52-109 doivent toutes être surveillées et appliquées en interne. Les entreprises qui connaissent une croissance rapide doivent composer avec des dynamiques changeantes lorsqu’il s’agit de développer et de lancer de nouveaux produits. Cela signifie qu’elles doivent constamment mettre en œuvre de nouvelles réglementations, étendre leurs activités à des sous-secteurs comme celui des produits comestibles, intégrer des révisions et surveiller les procédures pour en assurer la conformité.
La direction et le conseil d’administration doivent évaluer ces procédures et recommander des solutions qui soutiennent l’état actuel de toutes les activités commerciales, ainsi que les plans pour l’avenir.
La cybersécurité doit faire l’objet d’une attention particulière, quel que soit l’organisation ou le secteur d’activité concerné. Pour les détaillants de cannabis, les renseignements des clients représentent un risque très élevé à prendre en compte. Il est très important de garder à l’esprit la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ainsi qu’aux lois sur la protection des renseignements personnels en vigueur aux États-Unis.
Le cannabis étant un secteur encore jeune, les entreprises du secteur doivent prendre les précautions nécessaires pour gérer efficacement le contrôle des stocks. En cette ère numérique, les systèmes informatiques peuvent soutenir presque tous les aspects d’une organisation. L’entreprise doit absolument disposer de tous les outils nécessaires pour assurer sa croissance. Un examen annuel des systèmes informatiques est recommandé pour s’assurer qu’ils restent en mesure de soutenir la vision et l’expansion de l’entreprise.
Des changements pourraient s’avérer nécessaires pour assurer le contrôle et l’optimisation du stockage des données, le traitement rapide des données et des transactions ainsi que l’exactitude de l’information et des analyses. Les capacités informatiques doivent pouvoir soutenir toutes les étapes de l’alignement des activités et de l’administration.
Lors de tout changement majeur dans les systèmes informatiques, l’organisation doit se montrer vigilante et veiller à ce que l’information provenant de l’ancien système soit correctement ajoutée au nouveau système, qu’elle soit facilement accessible et qu’elle soit traitée adéquatement.