Difficultés des cabinets d'avocats
La modernisation de l'environnement de travail ne se fait pas sans heurts pour les cabinets d'avocats, qui doivent entre autres régler les questions liées à la facturation et décider de l'usage qu'ils feront de la technologie. En effet, les outils peuvent éliminer un grand nombre de problèmes et de tâches administratives représentant des coûts de main-d'œuvre, notamment les suivants :
Travail manuel et bases de données multiples
De nombreux associés et avocats finissent par effectuer eux-mêmes les tâches administratives, faute d'outils.
Leur productivité s'en ressent, puisqu'ils pourraient plutôt se consacrer à des travaux facturables, s'employer à approfondir les relations clients, rechercher de nouveaux mandats ou se perfectionner. De plus, au sein de nombreux cabinets, la gestion des flux de travail, la collaboration, la mise en commun des connaissances et le stockage de l'information reposent sur des méthodes manuelles.
Les systèmes en place sont souvent désuets et les avocats ainsi que les membres du personnel doivent consulter plusieurs sources pour trouver les renseignements, les données et les documents dont ils ont besoin. Pour obtenir de l'information se trouvant déjà quelque part dans le système, ils doivent s'échanger de nombreux courriels alors qu'ils pourraient simplement effectuer une recherche dans une base de données. Les cabinets sont ainsi incapables de protéger adéquatement leurs données et d'éviter l'accès injustifié aux renseignements sensibles. Ils se retrouvent également à conserver ces renseignements pendant une période trop longue ou trop courte. Par rapport à ceux d'autres secteurs, les cabinets offrant des services juridiques tirent de l'arrière dans la transformation de leur mode de fonctionnement.
Problèmes de communication et de conformité
Il est difficile d'assurer la conformité aux règlements locaux, surtout lorsque les avocats ont à voyager, ce problème s'étant aggravé avec l'implantation du télétravail pendant la pandémie.
Les avocats doivent parfois se rendre à l'étranger et y travaillent souvent sans avoir le visa exigé. Certains cabinets arrivent difficilement à communiquer les règlements et les risques aux associés et aux avocats ainsi qu'à leur offrir la formation nécessaire. Des problèmes de conformité peuvent également se poser lorsque les associés produisent leur déclaration de revenus. Utilisent-ils les bonnes informations, et le font-ils à temps? Un mécanisme de surveillance de la conformité est-il en place? Il manque parfois aux cabinets la vue d'ensemble qui leur permettrait de vérifier si les associés produisent leurs déclarations et paient l'impôt comme il se doit.
Par ailleurs, les cabinets doivent aussi composer avec des questions de conformité et de gestion des risques relatives à leurs activités. L'incohérence des données les empêche d'obtenir un portrait financier précis. D'où le cabinet tire-t-il ses revenus? Comment peut-il augmenter sa rentabilité? Où se trouvent ses possibles gains d'efficacité opérationnelle? Ces questions doivent faire l'objet de réflexions.
Les questions liées aux risques et à la conformité au moment d'accueillir de nouveaux clients doivent également être prises en compte. Pour intégrer un client, les cabinets d'avocats s'appuient bien souvent sur des pratiques manuelles et des protocoles de gestion des risques désuets. Ils ont intérêt à adopter une solution intégrée et des processus automatisés.
Absence de vue d'ensemble des ressources
Ne pas avoir de vue d'ensemble du personnel affecté aux dossiers, de la progression des travaux et de la gestion des tâches peut être un irritant pour les avocats.
Un bon outil leur fournirait ces renseignements, en plus de leur permettre d'établir des prévisions et des projections financières.
L'arrivée de nouveaux associés et le départ de ceux qui prennent leur retraite représentent un autre aspect dont il faut tenir compte. Les cabinets doivent en effet fournir des documents aux associés à la retraite chaque année. Tous les aspects de la gestion d'un cabinet d'avocats peuvent être modernisés.
Des outils pour moderniser votre cabinet d'avocats
En tant que cabinet de services professionnels, BDO comprend un grand nombre des défis auxquels sont confrontés les cabinets d'avocats.
Nous faisions sans cesse face aux mêmes difficultés au fil de notre croissance. Nous avons donc mis au point notre propre outil interne.
Vous ignorez peut-être par où commencer pour moderniser votre cabinet, mais BDO peut vous aider à trouver les outils répondant à vos besoins. Lorsque les données sont regroupées et que tous les membres du personnel utilisent les mêmes outils, qu'il s'agisse de former le personnel, d'adopter de nouvelles pratiques ou de gérer le changement, tout devient plus facile. Nous offrons différents outils et pourrons vous aider à déterminer lesquels vous conviennent.
Gestion des mandats
- Planification des mandats à mesure que les pistes de vente franchissent les étapes vers la conclusion d'un contrat
- Information accélérant les décisions d'embauche
- Configuration automatisée des dossiers de clients et de mandats
- Aide à la gestion des tâches, notamment leur attribution dans le cadre de mandats
- Information éclairant les discussions sur la rentabilité dans les premières étapes de vente
- Obtention d'indicateurs et de rapports sur l'état des mandats
Gestion des documents
- Configuration automatisée des dossiers et des sites de clients et de mandats
- Configuration automatisée de Microsoft Teams pour la collaboration et la mise en commun de documents dans le cadre de mandats
- Intégration du répertoire des mandats SharePoint dans les outils, ce qui permet aux associés et aux directeurs d'y accéder facilement et de gagner en efficacité
Automatisation
- Traitement automatisé des flux de travail et des processus à mesure que les dossiers avancent dans le cycle de vente
- Création automatisée des dossiers de clients et de mandats à partir des données tirées de l'outil de gestion des relations clients (CRM)
- Exécution des tâches clés de gestion des risques et de la conformité à des étapes précises dans CRM au moyen d'avis, de flux de travail et de processus d'approbation
Planification et présentation de l'information
- Vue d'ensemble présentant aux dirigeants du cabinet et aux directeurs les principaux renseignements et points importants à régler
- Création de rapports dans Power BI et intégration de ceux-ci dans les différents outils pour assurer la cohérence
- Planification financière et établissement de prévisions permettant aux dirigeants d'analyser les données afin d'obtenir un portrait global de la situation du cabinet
En s'appuyant sur les données tirées de tous les systèmes et outils, les cabinets peuvent savoir où ils se situent sur le marché. De tels renseignements permettent par ailleurs d'optimiser le rendement financier, de connaître les secteurs générant des résultats insatisfaisants et de prendre des décisions sans tarder.
À quoi ressemble un environnement intégré dans un cabinet d'avocats?
L'automatisation peut prendre plusieurs formes, de l'utilisation d'un robot accomplissant certaines tâches à l'établissement de flux de travail dans les systèmes.
Les technologies d'automatisation peuvent aussi faciliter l'intégration d'un nouveau client, le traitement de certains documents ainsi que la gestion du départ d'employés ou d'associés partant à la retraite.
S'ils veulent obtenir une vue d'ensemble de leurs activités, les cabinets d'avocats doivent absolument se doter d'un rigoureux processus de gouvernance de leurs données, en plus de faire en sorte que leurs systèmes soient reliés et communiquent entre eux. Ainsi, l'information sera présentée de façon cohérente et les membres de l'équipe pourront obtenir les renseignements dont ils ont besoin de façon rapide et efficace.
Nous offrons une solution de bout en bout qui permet aux associés de produire leurs formulaires fiscaux et leur déclaration de revenus en un clic dans un environnement très sécurisé. De plus, grâce à l'automatisation des applications dorsales du service des finances, ils n'ont qu'à glisser les formulaires dans le répertoire voulu. Comme il s'agit d'une activité réalisée une seule fois par année, peu de cabinets envisagent de l'automatiser. Or, il y a de grands avantages à la simplifier. Chez BDO, nous avons créé différents processus qui peuvent être reproduits au sein d'un cabinet d'avocats, par exemple pour la confirmation annuelle des associés, les départs à la retraite et la rotation des associés.
De plus, un outil comme Onboard Me améliore le processus d'intégration des nouveaux membres du personnel. Il existe même des modules propres aux postes, comme ceux d'avocat débutant et d'adjoint administratif. Cet outil comporte aussi des volets liés aux ressources humaines, à la formation et à d'autres activités que doivent réaliser les employés dans les premières semaines suivant leur arrivée.
Comment BDO peut-il vous aider?
Nous connaissons très bien la réalité des cabinets, et nous avons des outils de pointe.
Au fil de notre croissance, nous avons eu à relever les mêmes défis que les cabinets d'avocats. Nous avons adapté nos systèmes pour qu'ils répondent aux besoins de secteurs comme le vôtre. Nos solutions de premier ordre conviennent parfaitement aux cabinets de services professionnels, et votre personnel, vos avocats et vos associés peuvent les mettre à profit pour moderniser votre fonctionnement.
BDO peut vous accompagner tout au long du processus, peu importe l'étape à laquelle vous vous trouvez ou celle que vous visez. Nous déterminerons d'abord les difficultés à surmonter, les améliorations à apporter et les possibilités à envisager. Puis, nous formulerons des recommandations et vous aiderons à établir une feuille de route pour les trois à cinq prochaines années qui précisera les objectifs à court, moyen et long terme ainsi que les principaux aspects à traiter. Nous tiendrons votre équipe et vos associés informés à toutes les étapes, ce qui facilitera la gestion du changement.
Chaque petit gain d'efficacité compte dans le contexte actuel, alors que les marges vont en diminuant et que les cabinets se livrent une féroce concurrence pour attirer clients et talents. En modernisant votre cabinet pour prendre une longueur d'avance sur vos pairs, vous profiterez d'un avantage concurrentiel, que ce soit pour fidéliser les talents, décrocher de nouveaux mandats ou restaurer les marges qui ont diminué au cours des dernières années.
BDO peut vous accompagner dans la transformation de votre cabinet
Les façons de faire et les technologies qui ont fait leurs preuves au cours des dix dernières années ne vous aideront pas nécessairement à faire croître de façon optimale les activités de votre cabinet aujourd'hui. BDO offre des solutions modulaires qui vous procureront toute la souplesse nécessaire. Nous savons que les cabinets d'avocats évoluent dans un contexte unique et ont besoin de solutions personnalisées.
Nos professionnels pourront vous offrir des conseils pratiques en matière de mise en œuvre et de stratégies. Vous n'aurez pas à attendre deux ans avant de tirer pleinement avantage de nos solutions; en fait, vous pourriez constater des améliorations dès le premier trimestre suivant leur mise en œuvre. Nous vous accompagnerons dans votre démarche de modernisation et vous aiderons à trouver les bons outils selon vos objectifs. Communiquez avec nous dès aujourd'hui pour savoir comment optimiser votre efficacité, miser davantage sur vos données, avoir une meilleure vue d'ensemble de votre cabinet, favoriser l'uniformité de vos processus et améliorer la collaboration au sein de votre équipe.