Pour jeter de bonnes bases
Traditionnellement, la fonction comptable et financière s’occupait surtout de tâches administratives, comme les rapprochements et la clôture des comptes à la fin du mois, le suivi des comptes fournisseurs et clients ainsi que la conformité. Toutefois, beaucoup d’entreprises ont de la difficulté à accomplir rapidement ces tâches ou à le faire de façon récurrente en raison d’un manque de ressources et d’expertise en interne.
Il s’ensuit une mauvaise visibilité et un manque de données financières qui causent à leur tour des pertes ou des contretemps imprévus, des goulots d’étranglement et des erreurs coûteuses. La croissance stagne parce que les équipes des finances et de comptabilité sont amenées à réagir plutôt qu’à contribuer à façonner, avec les dirigeants, l’avenir de l’entreprise.
Au Canada, la fonction financière et comptable de la plupart des entreprises se classe dans l’un des quatre niveaux ci-dessous.
Niveau 1
Improvisation : aucun processus de clôture- L’entreprise n’a pas de données financières fiables.
- Le risque de non-conformité est élevé.
- Les décisions se prennent à l’aveugle.
Niveau 2
Réactivité : processus incomplet ou en retard- Les rapports sont remis en retard ou contiennent des erreurs.
- Ils n’ont qu’une valeur limitée pour la direction.
- Les chiffres ne sont pas très fiables.
Niveau 3
Fiabilité : processus de clôture précis, à temps et accompagné d’une analyse- Les rapports fournissent un bon portrait financier.
- Les informations financières facilitent les décisions fondées sur des données.
- Les rapports rendent possibles le suivi des indicateurs de rendement clés et l’analyse des écarts.
Niveau 4
Exploitation : niveau 3 et plus les données, les prévisions, l’équipe des finances et la direction sont en accord- L’équipe des finances contribue à la planification et à la croissance.
- Elle fournit des prévisions et établit des scénarios sur une base régulière.
- Ses activités s’harmonisent aux décisions de la direction.
À quel niveau se situe votre entreprise? Si les équipes des finances et de comptabilité ne disposent pas des ressources et de l’expertise nécessaires, elles ne peuvent générer de la valeur, car elles n’ont pas la visibilité financière ni les connaissances stratégiques que procure une planification financière tournée vers l’avenir.
Trois domaines clés posent généralement problème aux entreprises qui souhaitent moderniser leurs fonctions financière et comptable :
- Technologies – Pour effectuer leurs tâches financières et comptables, beaucoup d’entreprises utilisent encore un chiffrier, comme Excel, plutôt que des systèmes infonuagiques spécialisés qui proposent davantage de fonctionnalités, de flexibilité et d’informations.
- Politiques et procédures – Souvent, les entreprises n’ont pas de processus uniforme pour les rapprochements et la présentation d’informations à la fin du mois, la gestion des flux de trésorerie, l’optimisation du fonds de roulement et les autres flux de travail. Les données financières sont donc non fiables ou incomplètes.
- Personnel – Un manque d’expertise financière ou comptable, comme en ce qui concerne la présentation de l’information financière ou les options de financement, peut nuire aux entreprises qui tentent une méthode plus stratégique tournée vers l’avenir.
Dans une équipe des finances et de comptabilité axée sur la valeur, la planification stratégique comprenant un logiciel automatisé de comptabilité, des processus uniformes et du personnel chevronné permet de régler ces questions.
Mettre l’accent sur l’avenir
Une équipe des finances et de comptabilité axée sur la valeur exécute bien plus que les tâches traditionnelles liées aux rapprochements et à la conformité. Elle contribue activement au succès stratégique de l’entreprise. L’équipe se concentre sur la création de valeur et sa protection ainsi que sur le recensement et l’évaluation des risques. En plus d’effectuer ses tâches quotidiennes, elle donne à l’entreprise les moyens de s’adapter et d’effectuer des changements pour prospérer, peu importe ce que lui réserve le marché.
Par exemple, une équipe des finances et de comptabilité axée sur la valeur déterminera les répercussions qu’auront les droits de douane sur l’entreprise dans un an, deux ans ou trois ans et élaborera des stratégies pour assurer son succès. Elle n’est pas en mode réactif. Elle est plutôt très proactive et prévoyante.
Les équipes des finances et de comptabilité axées sur la valeur offrent trois avantages fondamentaux aux entreprises.
- Des données précises, disponibles à temps et prêtes pour la prise de décisions
Si les livres comptables ne sont pas ordonnés et que la communication de l’information est retardée, les dirigeants ne peuvent pas se fier aux chiffres ni prendre de décision en conséquence. Une si faible visibilité se traduit par des occasions manquées et des décisions risquées. Une fonction financière et comptable axée sur la valeur fournit des données exactes en temps opportun pour que les dirigeants puissent prendre des décisions éclairées en toute confiance.
- Optimisation des ressources
De nombreuses entreprises doivent composer avec des ressources limitées (p. ex., personnel, temps ou technologies). Au fur et à mesure qu’elles prennent de l’expansion, leurs fonctions financière et comptable peinent à suivre les activités qui se complexifient. En demeurant structurées, en tirant parti de l’automatisation et en axant leurs efforts sur l’efficacité, elles peuvent optimiser leurs ressources existantes. De plus, grâce aux bons systèmes et aux processus en place, les équipes des finances peuvent faire plus avec moins, fournir des conseils avisés, renforcer leurs contrôles et générer de la valeur sans augmenter leurs dépenses.
- Connaissances stratégiques fondées sur de l’information en temps réel
Lorsque la communication de l’information financière ne répond pas aux besoins de l’entreprise, l’établissement de prévisions, l’élaboration de scénarios, la planification des dépenses en immobilisations, la préparation d’un budget ou la collaboration entre les services sont minimes. Une fonction financière et comptable axée sur la valeur, qui formait auparavant un centre de coûts, devient un partenaire visionnaire donnant aux dirigeants les moyens d’agir à l’aide des données disponibles. Grâce à l’automatisation, à la communication de l’information financière en temps réel et aux tableaux de bord fondés sur des indicateurs de rendement clés et adaptés au modèle d’entreprise, les dirigeants ont facilement accès à une tonne de données financières stratégiques.
Renforcement de votre fonction financière et comptable
Il y a six étapes clés à franchir lorsqu’une entreprise a du mal à gérer les fonctions administratives, mais aspire à avoir une équipe des finances et de comptabilité axée sur la valeur.
- Rattrapage comptable – Élaborer un plan pour répondre aux obligations les plus récentes en matière de conformité et de présentation de l’information et ajouter les ressources nécessaires pour revenir à un niveau de base.
- Information financière en temps réel – Préparer rapidement des états financiers exacts et suivre les indicateurs clés de performance qui favorisent la réussite de l’entreprise.
- Recours à l’automatisation – Évaluer les flux de travail existants et établir des stratégies pour gagner en efficacité, tout en améliorant l’exactitude et l’adaptabilité.
- Information financière prévisionnelle – Intégrer un aperçu des données financières futures. Disposer d’un budget et revoir les prévisions tout au long de l’année en fonction de l’évolution du marché et des changements opérationnels.
- Collaboration entre les services – Travailler avec les dirigeants des divers services et établir des canaux de communication pour diffuser les informations essentielles.
- Création de valeur – Commencer à générer une réelle valeur en fournissant des données stratégiques pour une prise de décisions éclairées, notamment à l’égard des investissements, de l’expansion et de l’établissement des prix.
Conclusion
La mise sur pied d’une fonction financière et comptable axée sur la valeur aidera votre entreprise à aller de l’avant plutôt que de faire du sur-place. En étant tournée vers l’avenir, elle aura tout ce qu’il lui faut pour devenir plus concurrentielle et mieux réussir.
Nous sommes là pour vous
Faire passer sa fonction financière et comptable d’un centre de coûts transactionnel et réactif à un catalyseur de stratégies fondées sur des données peut sembler insurmontable. Toutefois, si vous disposez des bonnes ressources, votre entreprise pourra très rapidement profiter de la valeur intrinsèque de sa fonction financière et comptable. Nous offrons aux entreprises du soutien financier et opérationnel de haut niveau pour les aider à optimiser leurs processus financiers et leur prise de décisions. Communiquez avec l’un des membres de notre équipe des Services en finance et activités opérationnelles pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider.