En bref :
- L’incertitude économique étant appelée à durer, les entreprises doivent gérer leurs coûts en amont et renforcer leur résilience financière, plutôt que d’attendre une crise pour réagir.
- L’optimisation des coûts vise à éliminer les dépenses peu utiles, à améliorer l’efficacité et à soutenir la stratégie à long terme, plutôt que de simplement réduire les coûts à court terme.
- L’IA, l’automatisation et l’analyse de données sont des leviers clés, car elles permettent de rationaliser les processus et d’améliorer les prévisions et la prise de décisions.
- L’optimisation des coûts échoue souvent en raison d’une approche réactive, d’un manque de vision stratégique, de technologies désuètes ou d’une résistance au changement.
- Une approche structurée qui repose sur la vision de la direction et une gouvernance rigoureuse favorise les économies durables et la création de valeur à long terme.
Au cours des dernières années, les entreprises canadiennes ont dû composer avec une guerre commerciale, l’imposition de droits de douane, une hausse de l’inflation, une volatilité des taux d’intérêt et une incertitude économique globale. Ces irritants ayant exercé une pression sur leur croissance et leur rentabilité, il est de plus en plus important qu’elles surveillent de près leurs résultats financiers et s’assurent d’être prêtes à réagir aux perturbations imprévues.
« Les entreprises continueront de subir les effets de l’incertitude. Elles devront s’appuyer sur des bases solides pour gérer en amont les coûts et la rentabilité, sans quoi la volatilité économique pourrait les placer dans une situation financière très difficile », explique Charlotte Zhen, directrice de service, Services-conseils en création de valeur, analyses et stratégies chez BDO.
Dans ce contexte imprévisible, il est important de comprendre l’approche de gestion des coûts à adopter dans diverses situations. Certaines entreprises pourraient devoir réduire leurs dépenses rapidement pour résoudre des problèmes financiers urgents (réduction des coûts). D’autres pourraient vouloir réduire les dépenses n’engendrant que peu de valeur pour réinvestir les économies réalisées et ainsi favoriser leur croissance et leur rendement à long terme (optimisation des coûts).
Dans cet article, nous examinons l’optimisation des coûts réalisée de manière pratique et durable grâce à une approche intégrée, axée sur les affaires et fondée sur le numérique. L’automatisation, l’analytique avancée et l’IA sont donc mises à profit pour améliorer la prise de décisions, optimiser les flux de trésorerie et accroître l’efficacité opérationnelle.
Qu’est-ce que l’optimisation des coûts, et en quoi est-elle nécessaire?
L’optimisation des coûts vise à ce que les dépenses créent de la valeur et soutiennent l’ensemble des objectifs de l’entreprise. Les solutions numériques émergentes, notamment l’automatisation, l’analytique avancée et l’IA, ouvrent la voie à une optimisation des coûts novatrice et efficiente. Ces technologies permettent aux entreprises d’en faire plus avec moins : elles accélèrent les processus, précisent les prévisions, réduisent les interventions manuelles et génèrent des données exploitables qui contribuent directement à l’amélioration des flux de trésorerie et de la rentabilité.
« L’optimisation des coûts consiste à cibler les dépenses inutiles et les activités redondantes, puis à les rationaliser pour réduire les coûts le plus possible tout en gardant à l’esprit les répercussions sur les principales parties prenantes de l’entreprise », explique Haya Elaraby, chef, IA, données et automatisation chez BDO.
Pour une entreprise, l’optimisation efficace des coûts peut présenter les avantages suivants :
À la base, l’optimisation des coûts commence par la sélection de moyens pratiques et rapides d’économiser qui créeront un effet d’entraînement immédiat. Ces initiatives efficaces visent à réaliser rapidement des gains qui jetteront les bases d’une gestion durable des coûts.
Lorsqu’on détermine les possibilités d’optimisation des coûts, il est essentiel de garder le client au cœur du processus décisionnel afin de favoriser la rentabilité et la croissance à long terme.
Trois raisons pour lesquelles les initiatives de gestion des coûts ne répondent souvent pas aux attentes
La gestion efficace des coûts exige une approche polyvalente et systématique de contrôle des dépenses à l’échelle de l’entreprise. Il s’agit d’un processus complexe qui peut être entravé par divers problèmes.
Les entreprises attendent souvent de subir une pression financière avant d’envisager l’optimisation de leurs coûts. Elles s’empêchent ainsi de gérer leurs dépenses en amont, de sorte à éviter la perturbation de leurs activités.
Par exemple, si une entreprise cherchait à optimiser ses coûts en période de croissance plutôt qu’à les réduire en réaction à des difficultés financières, elle pourrait améliorer ses processus de manière préventive et stratégique, puis rediriger peu à peu ses ressources en gérant adéquatement le changement, ce qui lui permettrait de réduire les perturbations.
Lorsqu’une entreprise met en œuvre des initiatives visant à réaliser des économies de coûts, elle perd souvent de vue ses objectifs stratégiques à plus long terme. Par conséquent, ce qui commence par une réduction de coûts peut se transformer en hausse plus tard.
La modernisation des systèmes et des processus demande un investissement initial, mais la réticence ou l’incapacité à les mettre à niveau peut entraîner des frais d’exploitation plus élevés, une compétitivité amoindrie et une dégradation des résultats financiers à long terme. Les nouvelles technologies intègrent de plus en plus de solutions reposant sur l’IA qui permettent d’automatiser des tâches répétitives, d’anticiper les variations de la demande, d’optimiser le fonds de roulement et d’améliorer la prise de décisions en temps réel. Les entreprises qui tardent à adopter des fonctionnalités d’IA peuvent se faire distancer par leurs concurrents qui exploitent déjà ces outils pour réduire leurs coûts, accélérer la mise en marché et renforcer leur résilience financière.
« La résistance au changement entrave la flexibilité et peut empêcher les entreprises de mettre en œuvre des initiatives d’optimisation des coûts », indique Haya Elaraby.
Nous sommes conscients de ces obstacles et aidons les clients à les atténuer lorsqu’ils élaborent leurs programmes d’optimisation des coûts. Notre approche vise à augmenter l’efficacité et l’efficience de leurs activités en amont, à adapter l’optimisation des coûts à leurs objectifs à court et à long terme de même qu’à favoriser la mise en œuvre de diverses solutions au moyen d’une gestion diligente du changement et d’une gouvernance judicieuse des programmes.
Une approche intégrée et axée sur les résultats
Puisque les hauts dirigeants ont des points de vue différents en matière d’optimisation globale des coûts, la concertation est essentielle pour s’assurer que les initiatives correspondent aux objectifs globaux de l’entreprise.
Voyons comment les équipes de gestion peuvent collaborer pour optimiser des coûts.
Étape 1 : Harmonisation avec les objectifs stratégiques
Avant d’entreprendre un exercice d’optimisation des coûts, les membres de la haute direction doivent s’entendre sur les résultats escomptés. Voici quelques questions essentielles à se poser :
- Y a-t-il urgence de réduire le budget pour favoriser la stabilité financière ou veut-on réduire au minimum les dépenses non productives au profit des investissements qui engendrent de la valeur?
- Comment l’optimisation des coûts permet-elle d’obtenir un avantage concurrentiel et de mieux positionner nos produits et services?
- Comment peut-on réaliser des économies tout en tenant compte de la vision à long terme?
La direction a tout avantage à baliser clairement les facteurs clés, notamment l’incidence sur l’expérience des clients et des employés, la volonté et la capacité d’investir dans l’efficacité à long terme ainsi que l’ampleur des changements nécessaires. Ces décisions permettront aux dirigeants de comprendre le cadre d’optimisation à respecter dans leurs fonctions respectives.
Étape 2 : Détermination des possibilités fonctionnelles
C’est à cette étape que les hauts dirigeants se doivent d’analyser et de trier les possibilités d’optimisation des coûts dans leurs fonctions respectives. Voici quelques exemples de questions qu’ils pourraient se poser :
- Quels sont les principaux facteurs de coût ou axes prioritaires dans mon secteur fonctionnel?
- Est-ce que les dépenses ont augmenté considérablement dans certaines catégories au fil du temps?
- Comment peut-on simplifier nos processus pour économiser? Y a-t-il des coûts qui étaient auparavant justifiés, mais qui ne le sont plus en raison du changement de l’orientation stratégique ou des méthodes de travail de l’entreprise?
- Mon équipe consacre-t-elle du temps à des activités qui ont une valeur stratégique limitée? Comment l’analytique, l’automatisation et les outils d’IA peuvent-ils contribuer à réduire le temps qui leur est consacré?
- Comment peut-on tirer parti de l’automatisation, de l’analytique avancée et de l’IA pour gagner en efficacité et réduire les pertes dans nos processus et pour nos gens? Comment peut-on optimiser nos investissements technologiques pour réduire les dépenses qui n’engendrent que peu de valeur ajoutée et augmenter celles qui en produisent davantage?
Les réponses à ces questions permettront aux hauts dirigeants de réfléchir aux occasions d’améliorer l’utilisation du temps et des capacités de leurs employés, de rationaliser les processus et de miser sur la technologie pour favoriser l’efficacité ainsi que l’efficience.
Elles mèneront à l’élaboration d’initiatives de réduction des coûts propres à chaque fonction, comme les suivantes :
Souvent, il convient de générer des gains rapides qui donnent de l’élan afin de libérer des ressources au profit d’initiatives d’optimisation des coûts à plus long terme et à plus grande échelle. Lorsqu’on sélectionne les initiatives d’optimisation des coûts, il est tout aussi essentiel d’évaluer les investissements nécessaires et les risques qui devront être gérés.
Étape 3 : Mise en œuvre du programme d’optimisation des coûts
Un programme d’optimisation des coûts sera plus avantageux si l’on profite rapidement des occasions relevées pour atteindre les objectifs financiers établis initialement. Pour y parvenir, il convient d’axer la structure de gouvernance du programme sur la responsabilisation et la résolution des difficultés.
Une structure de gouvernance efficace est généralement constituée des éléments suivants :
- Un comité directeur chargé de superviser le programme d’optimisation des coûts;
- Un bureau de gestion de projets qui fait régulièrement état au comité directeur de la progression des initiatives clés et des résultats correspondants ainsi que des risques et difficultés nécessitant une résolution;
- Des équipes responsables du flux de travail qui mènent à bien les initiatives déterminées.
Nous pouvons contribuer à l’optimisation pratique et durable des coûts de votre entreprise
Nos solutions d’optimisation des coûts sont adaptées aux besoins de votre entreprise en fonction du contexte sectoriel dans lequel elle évolue, de son rendement opérationnel actuel et de vos objectifs stratégiques à court et à long terme. Nous pouvons repérer des occasions à la fois concrètes et exploitables. Notre équipe vous aidera à cibler des gains rapides qui généreront rapidement des retombées et favoriseront l’essor de votre entreprise. Nous vous proposerons également des fonctionnalités d’IA qui amélioreront votre fonds de roulement, vos flux de trésorerie et votre efficacité opérationnelle à long terme. « Nous comprenons que nos clients ont des priorités qui leur sont propres et qu’il n’existe pas d’approche universelle en matière d’optimisation des coûts. Nous voulons nous assurer qu’ils atteignent leurs objectifs financiers et s’acquittent de leurs obligations financières à court terme, tout en les engageant sur la voie de la réussite à long terme », affirme Charlotte Zhen.
Dans le cadre d’un mandat d’optimisation des coûts, notre équipe examinera d’abord vos données financières actuelles dans le but de cerner les principaux facteurs de coûts et de rentabilité. Ce mandat comprend une consultation gratuite menant à un projet de mise en œuvre de quatre à six semaines qui vous permettra de repérer des gains rapides qui généreront des retombées financières concrètes.
Prenez rendez-vous avec notre équipe dès aujourd’hui pour une consultation gratuite.
Jesus Ballesteros
Associé, Services-conseils en création de valeur, analyse et stratégies
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Sam Abdulrrazek
Associé, Services-conseils en stratégie et transformation numériques
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Charlotte Zhen
Directrice de service, Services-conseils en création de valeur, analyses et stratégies
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Haya Elaraby
Directrice principale, Services-conseils en stratégie et transformation numériques
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