En bref :
- Déterminez les données qui pourront servir d’éléments probants et protégez-les pour éviter leur modification, leur suppression ou leur perte.
- Les informations importantes peuvent se trouver dans les systèmes financiers, les courriels, les plateformes de collaboration, les appareils mobiles et les environnements infonuagiques, ou même chez des tiers.
- Veillez à ce que les données restent exhaustives et fiables pour qu’elles puissent étayer les enquêtes et les analyses.
- Une bonne gestion des éléments probants facilite l’établissement des faits, l’évaluation de la situation et la détermination des prochaines étapes.
- Les entreprises qui sont en mesure de réunir rapidement des éléments probants évitent les retards, réduisent leurs coûts et peuvent intervenir judicieusement au besoin.
Les entreprises ne sont pas à l’abri des cas d’inconduite, des cyberincidents, des allégations de lanceurs d’alerte, des problèmes touchant l’information financière, des différends commerciaux ou des demandes d’informations provenant des organismes de réglementation. Lorsqu’une telle situation survient, elles doivent appuyer leur intervention sur des informations qui sont souvent éparpillées dans de multiples systèmes financiers, courriels, outils de collaboration, appareils mobiles et plateformes infonuagiques, quand elles ne sont pas détenues par des tiers.
Les entreprises qui ne parviennent pas à obtenir les informations voulues s’exposent à des conséquences pouvant dépasser le cadre de l’enquête : hausse des coûts, retard dans la prise de décision, affaiblissement de la position de négociation, atteinte potentielle à la réputation et risques accrus sur les plans juridique et réglementaire et sur celui de la gouvernance.
Il ne suffit pas de posséder des données fiables; il faut également savoir où les trouver lorsqu’un problème survient, en comprendre la nature, les analyser, puis les protéger.
Être prêt à établir les faits
Il importe de déterminer les dossiers ainsi que les documents à conserver et de pouvoir les utiliser pour établir les faits au besoin. Dans le cadre d’une enquête, d’un litige ou d’une affaire réglementaire, il faut, par exemple :
- déterminer rapidement vers quelles sources de données se tourner (p. ex., systèmes financiers, plateformes de communication et outils opérationnels);
- conserver les dossiers dans leur état d’origine afin de préserver l’intégrité de la preuve;
- reconstituer les événements à l’aide des documents qui existaient au moment des faits.
Pouvoir produire ainsi des éléments probants permet de présenter les faits de façon claire et efficace lorsque les circonstances l’exigent.
Protéger dès le départ ce qui pourrait servir d’éléments probants ultérieurement
Lorsqu’une entreprise voit poindre une situation problématique, elle n’est pas toujours en mesure de bien évaluer ce qui se profile. Les premiers indices d’un problème sont souvent limités ou encore peu concluants, ce qui l’empêche de brosser un portrait complet de la situation. À cette étape, la priorité consiste à établir les faits, à évaluer les risques et à déterminer si une enquête plus poussée ou une action en justice s’impose.
Or, pendant ce temps, les activités se poursuivent normalement. Les employés continuent de travailler à leurs documents, de mettre à jour les données des systèmes et de modifier les dossiers partagés. Par ailleurs, des appareils sont réattribués à d’autres utilisateurs et des documents sont archivés ou supprimés selon les politiques en vigueur. Ces pratiques sont tout à fait appropriées dans le cours normal des activités. Toutefois, lorsqu’une enquête est lancée, l’entreprise peut ne plus être en mesure de produire les données voulues.
En effet, les versions récentes de documents écrasent les anciennes, des communications sont archivées ou supprimées selon les paramètres de conservation et les journaux des systèmes disparaissent avec le temps. Il est alors difficile de savoir quels renseignements existaient à un moment précis et s’ils ont été modifiés depuis, et qui y avait accès.
Pour faciliter cette démarche et ne pas perdre d’informations importantes, les entreprises ont intérêt à prendre certaines mesures dès qu’une situation peut devenir préoccupante. Il ne s’agit pas de lancer immédiatement une enquête approfondie, mais plutôt de mettre en œuvre une stratégie structurée selon le degré de risque et d’incertitude.
Voici quelques mesures concrètes que les entreprises peuvent prendre :
- Définir les sources de données pertinentes;
- Établir l’ordre de priorité pour la préservation des sources de données (p. ex., journaux de systèmes, métadonnées, dossiers partagés);
- Mettre en place des mesures ciblées de conservation des informations (p. ex., créer des copies sécurisées ou des sauvegardes);
- Arrimer les pratiques des équipes juridique, financière, technologique et opérationnelle pour que les informations soient préservées pendant l’évaluation de la situation.
Grâce à ces premières étapes, la marge de manœuvre sera ensuite plus grande. Si la situation ne va pas plus loin, l’entreprise pourra reprendre ses activités normales sans avoir subi de perturbations importantes. Par contre, si le problème prend de l’ampleur, il lui sera plus facile de réunir des éléments de preuve fiables pour reconstituer les faits après coup.
Éléments à prendre en compte dès le début d’une enquête
Lorsqu’un problème survient, il est souvent difficile de prévoir la façon de l’aborder. Néanmoins, quelques pratiques de base permettent de protéger les renseignements qui s’avéreront importants et de faciliter le déroulement de l’enquête.
Déterminer les sources d’informations importantes
Les informations pertinentes peuvent se trouver dans les courriels et autres communications, les lecteurs partagés, les systèmes ou leurs journaux, les appareils mobiles, les serveurs, les plateformes des fournisseurs et les outils infonuagiques. En sachant rapidement vers quelles sources se tourner, il sera plus facile de définir la portée de l’enquête. Par ailleurs, l’entreprise risque moins d’omettre des renseignements importants.
Savoir qui est responsable des données et qui y a accès
Le fait de savoir où les données sont stockées, qui les gère et qui y a accès permet de coordonner les pratiques pour assurer la conservation et le traitement uniforme des dossiers.
Déterminer rapidement ce qui doit être conservé
Dans le cadre des activités courantes, certaines informations sont modifiées ou supprimées rapidement en raison des politiques de conservation. C’est notamment le cas des journaux des systèmes, des métadonnées, des fichiers temporaires, des messages instantanés, des données des appareils et des documents partagés. Pour éviter que des éléments de preuve potentiels soient modifiés, écrasés ou perdus, il est recommandé de sécuriser les appareils ou les comptes pertinents et de conserver les données importantes.
Favoriser un dénouement favorable en préservant les éléments probants
Pour bien analyser les événements passés, évaluer la situation actuelle et déterminer les prochaines étapes, les entreprises doivent préserver les renseignements clés et les gérer judicieusement. Elles éviteront ainsi des coûts inutiles et des retards, en plus de faciliter les communications avec les parties prenantes et la tenue d’une enquête approfondie.
En étant en mesure de réunir rapidement les éléments probants, les entreprises pourront agir efficacement si la situation fait intervenir des conseillers juridiques externes, des organismes de réglementation, des auditeurs, des assureurs ou d’autres tiers. Elles pourront en effet produire un dossier de preuve clair et expliquer les faits avec assurance.
BDO peut vous aider
Nous aidons les entreprises à mettre en place une démarche structurée qui réduit l’incertitude. Dès qu’une situation s’annonce problématique, les professionnels de la juricomptabilité peuvent repérer les sources de renseignements pertinentes et élaborer une stratégie efficace de collecte et de conservation des éléments probants, en plus de coordonner les efforts pour préserver l’intégrité et l’exhaustivité des données. Les juricomptables peuvent aussi aider à déterminer les transactions clés, analyser les flux financiers, rapprocher les données provenant de différents systèmes et établir la chronologie des événements.
Le choix de la méthode de collecte d’information est déterminant. Une analyse judiciaire permet par exemple d’obtenir une copie intégrale du contenu d’un appareil tout en préservant les métadonnées et les autres renseignements de systèmes. À l’inverse, une analyse non judiciaire vise généralement un ensemble limité de fichiers actifs. Cette méthode est appropriée dans certaines circonstances, mais elle ne permet pas toujours d’obtenir le même degré de détail. La méthode à privilégier dépend de la nature de la situation, des éléments probants à fournir et de la façon dont les informations pourraient être utilisées.
Préserver les informations pour préserver les options
L’idée n’est pas de présumer que chaque situation préoccupante donnera lieu à une enquête officielle. Il s’agit plutôt de reconnaître que des allégations d’inconduite, des cyberincidents, des problèmes touchant l’information financière, des différends commerciaux ou des demandes des organismes de réglementation peuvent survenir, et que les éléments probants qu’il faudrait alors présenter disparaissent parfois dans le cadre des activités courantes.
Dès les premiers signes d’une situation problématique, la priorité devrait être de protéger ce qui permettra d’établir les faits. Il faut donc déterminer les informations importantes, protéger les dossiers dont le contenu évolue rapidement, savoir qui est responsable des données et organiser les éléments probants afin d’étayer les analyses et d’éclairer les décisions. Pour préserver les options, il faut préserver les informations pertinentes. Communiquez avec nous pour en savoir plus.
Pour préserver les options, il faut préserver les informations pertinentes. Communiquez avec nous pour en savoir plus.
Alan Mak, Associé et chef national, Services-conseils en juricomptabilité, Litiges et enquêtes
Emily Chee, Directrice principale, Services-conseils en juricomptabilité, Litiges et enquêtes
Samantha Solomon, Directrice, Services-conseils en juricomptabilité, Litiges et enquêtes