PGI dans le nuage :

La plupart des décideurs du monde des affaires canadien connaissent la valeur des progiciels de gestion intégrés (PGI) actuels. Ils s'interrogent cependant sur le type de PGI qui répondra le mieux à leurs besoins et sur la façon dont celui-ci doit être déployé. Est-il préférable de choisir un déploiement classique sur place ou une solution dans le nuage?

Les PGI sont un ensemble de solutions logicielles qui couvrent un large éventail de fonctions propres à la gestion d'entreprise – administration, soutien, RH, conformité, comptabilité, etc. –, ce qui permet de gérer et d'automatiser ces fonctions avec une plus grande efficacité à un moindre coût. Ces progiciels sont maintenant devenus un élément essentiel de toute entreprise prospère.

De nombreux décideurs penchent pour une solution sur place, car c'est là un terrain connu et éprouvé. Pour certaines entreprises, c'est effectivement le meilleur choix. En revanche, pour la plupart des entreprises, les PGI dans le nuage offrent des avantages non négligeables. Or, de nombreux décideurs se posent encore des questions sur les avantages de l'infonuagique. Le présent article vise à répondre à certaines de ces questions fréquentes pour vous aider à mieux évaluer vos options en matière de PGI. Pour des raisons d'espace, nous nous concentrerons sur les logiciels-services.

Coûts : Les solutions dans le nuage engendrent-elles des coûts plus élevés?

Il semble plus facile de simplement acheter le logiciel dont votre entreprise a besoin, à un coût ponctuel, puis de l'installer et d'en assurer la gestion et la surveillance vous-même à l'interne. Il s'agit d'un déploiement classique sur place. Toutefois, de nombreux coûts ne sont pas pris en compte dans cette approche. Vous pouvez faire l'achat pur et simple de votre licence d'exploitation du logiciel, mais il vous faut ensuite acquérir le matériel nécessaire, qui ne dure en moyenne que cinq ans, et en assurer la maintenance pendant tout ce temps. Vous devez disposer d'un réseau, d'une salle de serveurs alimentée et climatisée et acheter les licences de technologies appropriées, comme Windows Server et SQL Server, en plus de la licence de l'application. Vous devez aussi avoir un plan de reprise après sinistre, ce qui signifie l'ajout de matériel ou un contrat avec un fournisseur. Vous aurez besoin d'un administrateur de base de données qui s'occupera de la gestion de la performance, des sauvegardes et des autres services nécessaires. Vous devrez périodiquement remplacer votre matériel, à un coût additionnel pouvant atteindre un montant dans les six chiffres, et prévoir possiblement deux mois pour que le nouveau système soit pleinement opérationnel. Par prudence, il serait sage d'acheter une garantie de maintenance prolongée, puisque les garanties standard ne couvrent qu'une ou deux années. Si vous avez des plans de croissance, vous aurez alors besoin de plus de matériel et de plus de tout; vous devrez choisir de faire ces achats tout de suite ou d'attendre que le besoin se fasse plus pressant pour alors procéder à une mise à niveau. Bref, les coûts d'une solution sur place ne sont pas seulement importants et continus, ils sont difficiles à prévoir.

En comparaison, les coûts des solutions dans le nuage sont fixes et clairement définis dans votre contrat ou votre accord de niveau de service. Vous savez exactement ce que vous obtenez et combien il vous en coûtera chaque mois en fonction du nombre d'utilisateurs. De plus, vous pouvez revoir à la hausse le nombre d'utilisateurs, l'espace disque ou tout autre élément, au besoin, à un coût prévisible et prédéterminé.

Sécurité : Mes données ne sont-elles pas plus en sécurité à l'interne?

La sécurité est essentielle pour toutes les entreprises, et les menaces à la sécurité de plus en plus grandes la rendent encore plus importante chaque jour. En conséquence, de nombreux dirigeants d'entreprise préfèrent instinctivement garder cette responsabilité et avoir leurs propres serveurs. Ils peuvent ainsi avoir le contrôle, décider qui a accès aux données et mettre en place les systèmes dont ils ont besoin. C'est une réaction humaine normale – ne sommes-nous pas mieux placés qu'un étranger pour protéger nos propres biens?

Cette attitude ne tient pas compte de l'état actuel de la cybersécurité. Les menaces se sont aggravées et les coûts pour s'en protéger ont augmenté. Lorsque vous passez à l'infonuagique, ces coûts sont assumés par le fournisseur; ils sont établis dans votre contrat et sont prévisibles. De plus, le niveau de sécurité offert par un fournisseur comme Microsoft – qui a investi des millions de dollars dans la cybersécurité et la sécurité des données ainsi que dans des compétences et de l'expertise, acquises au fil de nombreuses années – dépasse sans aucun doute la capacité de toute autre entité faisant cavalier seul.

Disponibilité : Vais-je y avoir accès quand j'en aurai besoin?

Ne pas pouvoir accéder à votre PGI serait encore pire que de ne pas en avoir du tout, puisque toutes vos activités en dépendent. Un fournisseur infonuagique qui n'atteint pas ou qui ne dépasse pas les niveaux de disponibilité prévus aux contrats ne survivra pas bien longtemps. En fait, la disponibilité est un enjeu encore plus important pour votre fournisseur que pour vous.

Votre abonnement vous offrira différents niveaux de temps de disponibilité garanti qui seront précisés dans votre contrat. Le niveau le plus bas s'établit généralement à 99 %, ce qui convient largement à la plupart des entreprises, et peut aller jusqu'à « six 9 », ou 99,9999 %. La maintenance est effectuée régulièrement, en dehors des heures normales d'utilisation, et est annoncée. Les fournisseurs de solutions d'entreprise comme Microsoft ont de multiples centres de données, ce qui vous permet de passer à un serveur différent si vous avez besoin de disponibilité à ce moment. Ils offrent des redondances et des conditions de sécurité intégrées, de multiples connexions réseau, la duplication du stockage sur disque et d'autres systèmes qui permettent de garantir la connexion. La disponibilité infonuagique est certainement supérieure à ce que toute organisation standard peut obtenir par elle-même.

Performance et latence : Le système sera-t-il lent? Y aura-t-il des décalages?

Ces problèmes pouvaient se présenter par le passé, mais, grâce aux systèmes qui sont maintenant plus rapides et à la couverture à large bande de plus en plus étendue à l'échelle mondiale, ce n'est plus le cas. Votre niveau de service quant à la performance doit être précisé dans votre contrat, et vous pourriez avoir droit à un rabais si ce niveau n'est pas atteint. Une solution à l'interne peut fournir une performance prévisible, mais à quel prix? Et qu'arrivera-t-il si votre entreprise grandit, qu'elle ouvre de nouveaux bureaux ou qu'elle compte des employés à distance?

De nombreuses entreprises ont des activités sur plusieurs continents, et la distance entraîne parfois une latence ou des délais de réponse plus longs. Les grands fournisseurs infonuagiques offrent des sites de serveurs sur plusieurs continents, ce qui peut éliminer ce problème. Une solution à l'interne est également possible, mais vous avez alors la responsabilité de créer et d'assurer la maintenance des sites de serveurs sur plusieurs continents.

Souveraineté des données : Où mes données résident-elles?

La réglementation oblige certaines entités, notamment les sociétés de services financiers, les entrepreneurs travaillant pour la Défense et les bureaux du gouvernement, à stocker leurs données au Canada. D'autres entreprises pourraient vouloir s'assurer que leurs données ne sont pas stockées aux États-Unis pour des raisons fiscales ou autres. Le lieu où se trouvent physiquement vos données peut être un enjeu. Encore là, les grands fournisseurs infonuagiques offrent de multiples sites : ceux de Microsoft, par exemple, sont répartis dans trente pays pour répondre à cette exigence, qui sera consignée dans votre accord de niveau de service.

Capacité de personnalisation : Ne s'agit-il pas d'une solution universelle?

Chaque entreprise fait fonctionner ses systèmes comme bon lui semble, selon différents paramètres, tels que les suivants : exigences, logique commerciale, interface utilisateur, etc. Les solutions infonuagiques actuelles peuvent pratiquement toujours être adaptées immédiatement à vos besoins. Lorsque ce n'est pas le cas, BDO travaille avec ses clients et personnalise leur solution sur ses serveurs pour s'assurer qu'elle réponde à leurs exigences particulières.

Intégration : La solution sera-t-elle compatible avec mes logiciels existants?

Les solutions infonuagiques actuelles sont prêtes à l'emploi et fonctionnent avec différents logiciels, comme Office 365 ou Power BI, ou utilisent des applications pour s'intégrer à des logiciels comme Salesforce. Les données entrent et sortent des solutions infonuagiques modernes avec fluidité. L'intégration n'est donc plus un problème.

Contrôle : Le nuage est-il sécuritaire?

Les dirigeants d'entreprise préfèrent s'en remettre à leur propre capacité de surveiller leurs intérêts. Il est dans la nature humaine d'accorder plus de valeur aux choses tangibles que l'on peut tenir dans ses mains, plutôt qu'à des choses aussi désincarnées qu'un « nuage ».

Néanmoins, pour la plupart des entreprises, les PGI dans le nuage sont avantageux à presque tous les égards – la sécurité, la disponibilité, la performance, l'adaptabilité et, par-dessus tout, le coût.

Vous avez réussi à me convaincre. Et maintenant?

BDO travaille avec ses clients à déterminer les coûts, les avantages et les compromis propres à chaque solution. Si vous choisissez une solution infonuagique, sachez que BDO est un fournisseur de services dans le nuage de niveau 1 pour Microsoft et possède l'expertise et l'expérience voulues pour vous conseiller et vous soutenir en matière de technologies et de composants dans le nuage. Nous prenons également en charge les logiciels-services et les solutions sur place pour les clients qui le demandent.

Pour en savoir plus sur les PGI ou sur l'un des services de TI de BDO, ou pour obtenir une analyse de vos options et une consultation à ce sujet, communiquez avec votre bureau local de BDO dès aujourd'hui.