Toutes sortes d’événements inattendus, tels qu’une panne d’équipement, une catastrophe naturelle, une cyberattaque ou une pandémie, peuvent frapper votre entreprise et endommager vos biens, interrompre vos activités commerciales et, dans bien des cas, nuire à vos résultats nets.
Ces événements surviennent plus souvent que les propriétaires d’entreprise ne le pensent. Le Bureau d’assurance du Canada (BAC)1 indique que les catastrophes naturelles et les incidents de cybersécurité sont les principales sources de risques assurables auxquels font face les entreprises canadiennes. Les coûts associés aux dommages assurés au Canada ont d’ailleurs dépassé les 2 milliards de dollars par année tout au long de la dernière décennie , alors que ceux engendrés par une violation de données se sont élevés, en moyenne, à 6,9 millions de dollars en 20232.
Malgré les risques élevés, de nombreuses entreprises ne sont pas adéquatement préparées à gérer le processus de demande d’indemnisation, complexe et exigeant, ce qui sape leurs efforts de reprise des activités.
Sept façons de gérer stratégiquement les événements imprévus et de reprendre ses activités
En période de crise, chaque seconde compte. La façon dont une entreprise réagit à une interruption imprévue peut être déterminante pour son avenir. Voici donc sept mesures à prendre pour gérer efficacement les interruptions d’exploitation ainsi que le processus de demande d’indemnisation.
Toutes les dépenses engagées en raison d’une interruption d’exploitation doivent être consignées et étayées de façon à être entièrement justifiables. Les simples sommaires et les renseignements extraits d’un compte du grand livre ne suffisent généralement pas pour obtenir le versement de prestations de la part de la compagnie d’assurance. Vous devez présenter des reçus, des informations financières et toute la documentation nécessaire. Prenez aussi des photos pour étayer vos demandes, s’il y a lieu.
Conservez des preuves écrites de toutes vos communications avec l’expert en sinistre et les fournisseurs auxquels vous faites appel. Si un représentant de votre compagnie d’assurance vous communique verbalement de l’information, demandez-lui de confirmer le tout par écrit.
Important : Si l’interruption résulte d’un sinistre ou de dommages physiques dans les installations de l’entreprise, ne touchez à rien, même aux biens de valeur, tant que tout n’est pas dûment documenté. Si nécessaire, bloquez l’accès au lieu et notez le nom de toutes les personnes qui y ont accès.
Lisez bien votre contrat et, en cas de doute, posez des questions. Il doit répondre aux besoins particuliers de votre entreprise. Voici quelques questions à vous poser :
- Avez-vous examiné tous les types de couverture s’appliquant à votre entreprise? Il importe de tenir compte du secteur d’activité, de l’emplacement des installations, du degré de dépendance à la chaîne d’approvisionnement, de la croissance ou du déclin de l’entreprise et de sa capacité à réduire ses pertes.
- Bénéficiez-vous d’une garantie couvrant les dépenses supplémentaires associées à la main-d’œuvre ou aux pertes matérielles, comme les pertes de stocks, d’équipement ou de bâtiments?
- Votre police d’assurance comporte-t-elle une garantie couvrant les honoraires professionnels afin que vous puissiez retenir les services de spécialistes en réclamation qui vous aideront à évaluer la situation ainsi qu’à préparer votre demande?
- Quelles sont les limitations de votre police?
- Votre entreprise couvre-t-elle elle-même certaines pertes (coassurance)?
Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez assigner plus d’une tâche à la même personne. Pensez à déléguer les responsabilités suivantes :
- Poursuite des activités : Désignez une personne chargée d’élaborer un plan d’action pour les réparations, de dresser la liste des répercussions sur les activités de l’entreprise et de trouver des solutions pour la poursuite des activités.
- Communications : Nommez une personne-ressource qui communiquera avec la compagnie d’assurance, l’expert en sinistre et les autres parties au processus de demande d’indemnisation.
- Préparation des demandes : Pensez à retenir les services d’un spécialiste externe, comme un expert en réclamation ou un comptable. Leurs honoraires sont généralement couverts par la police d’assurance. Sous-traiter ces services soulagera votre équipe des finances interne et garantira que les demandes sont préparées en conformité avec la police d’assurance.
- Questions juridiques : Retenez les services d’un avocat pour régler les questions juridiques, s’il y a lieu.
- Tenue des dossiers : Demandez à une personne de consigner toutes les dépenses et tous les coûts liés à l’interruption et aux efforts de rétablissement. Cette dernière sera aussi responsable de fournir un historique de production et les documents financiers nécessaires à la préparation de la demande.
Expliquez pourquoi vous avez choisi une stratégie d’atténuation des risques plutôt qu’une autre au cas où votre demande serait remise en question.
BDO est là pour vous
En tant que propriétaire d’entreprise, même si vous êtes prêt à toute éventualité, la sortie d’une crise peut être exténuante et le dépôt d’une demande d’indemnisation, compliqué et pénible pour votre équipe. Lorsque vous êtes forcé d’interrompre vos activités, il est crucial que vous ayez à votre disposition le savoir-faire et le soutien dont vous avez besoin.
L’équipe des Services-conseils en juricomptabilité, Litiges et enquêtes de BDO fournit des conseils sur tous les aspects d’une interruption d’exploitation et de la reprise des activités. De plus, elle vous accompagne à toutes les étapes du processus de demande d’indemnisation afin de soulager vos employés et de veiller à la soumission adéquate des documents.
Voici certains des avantages de bénéficier du soutien de professionnels chevronnés :
Nous pouvons vous soutenir tout au long du processus de demande d’indemnisation, de l’évaluation des pertes à la médiation. Nous vous aiderons à passer en revue votre police d’assurance et les politiques de remboursement, à comprendre le processus et à évaluer vos options. D’un point de vue technique, nous sommes là pour vous accompagner dans la documentation des pertes causées par l’interruption des activités, la préparation de la demande d’indemnisation, les communications avec les parties prenantes et les processus de médiation et d’évaluation.
Les compagnies d’assurance exigent que les demandes d’indemnisation pour perte d’exploitation soient bien étayées. Notre équipe possède une connaissance et une expérience approfondies du marché et a participé à la soumission de demandes d’indemnisation de 100 000 $ à 500 000 000 $ et plus pour des entreprises de différents secteurs et pays.
Nous nous renseignons sur votre entreprise, ses risques et sa façon de les gérer. Nous travaillons en étroite collaboration avec votre équipe de comptabilité pour coordonner le processus de documentation et obtenir les documents nécessaires immédiatement après une perte importante.