Les organismes sans but lucratif (« OSBL ») font face à de nombreux défis, qu'il s'agisse de la gestion de la paie, de la prestation de renseignements financiers exacts et opportuns ou de la prévention de la fraude.
Pour les aider à régler les problèmes de conformité, de nombreux OSBL ont commencé à octroyer en sous-traitance certaines tâches auprès d'experts externes. Le recours à un organisme tiers de confiance possédant les capacités et l'expertise nécessaires pour régler ces problèmes peut vous faire économiser du temps et des ressources afin que vous vous concentriez sur votre mission.
Défis communs en matière de paie auxquels les OSBL font face
Les services de paie peuvent s'avérer complexes. Qui plus est, les lois provinciales sur l'emploi régissant la rémunération des jours fériés, les heures supplémentaires, l'indemnité de départ et le salaire minimum sont constamment modifiées, ce qui ajoutent à la complexité des services de paie.
Pour les OSBL dont les employés assument plusieurs rôles, les services de paie peuvent se complexifier davantage si la personne qui s'en charge n'a pas beaucoup d'expérience dans le domaine. À cela s'ajoutent les tâches de remplir le relevé d'emploi des employés qui quittent leurs fonctions ainsi que les feuillets T4 chaque année, avant la fin du mois de février.
Les relevés d'emploi contiennent souvent des erreurs. Selon Service Canada, les erreurs les plus fréquentes se produisent aux sections « Date de fin de la dernière période de paie », « Rémunération assurable totale », « Détails des périodes de paie », « Sommes payées ou payables à la cessation d'emploi » et « Observations ». Les employeurs qui ne fournissent aucun relevé d'emploi s'exposent à une amende pouvant aller jusqu'à 2 000 $.
Les erreurs dans les feuilles T4 sont aussi fréquentes, et les amendes peuvent varier. Par exemple, si les feuillets ne sont pas remplis avant la fin du mois de février, l'amende peut n'être que de 5 $ par jour. Toutefois, pour les OSBL employant de 51 à 500 personnes, l'amende maximale peut s'élever jusqu'à 1 500 $. Si les déductions ne sont pas faites correctement, des amendes et des pénalités peuvent également être imposées.
Défis relatifs à la tenue de livres auxquels les OSBL font face
La tenue de livres peut être une tâche difficile pour de nombreux OSBL si la personne qui s'en charge ne l'accomplit pas à temps plein. Il est particulièrement difficile d'effectuer la tenue de livres lorsque les documents sont stockés sur un ordinateur de bureau auquel seulement une personne, ou quelques personnes, ont accès. Cela entraîne souvent des retards en matière de présentation de l'information, en plus d'empêcher l'OSBL de gérer ses flux de trésorerie adéquatement et de respecter son budget. Si la présentation des états financiers est retardée, l'OSBL et son conseil d'administration ne pourront pas bien suivre leurs finances.
L'un des plus grands défis consiste à présenter des demandes de subventions et des déclarations gouvernementales. Deux tâches qui peuvent être exigeantes pour une personne inexpérimentée. Si la demande n'est pas remplie correctement et en temps opportun, la subvention pourrait ne pas être accordée, ce qui pourrait compromettre le financement.
Si la personne responsable de la gestion des livres exerce d'autres fonctions au sein de l'OSBL et que la tenue de livres n'est pas sa spécialité, il est fort probable qu'elle commette des erreurs. Cela pourrait, en conséquence, prolonger le processus d'audit et entraîner des dépenses supplémentaires.
Avantages de la comptabilité en infonuagique et facteurs à prendre en compte par les OSBL
Un autre avantage de confier ses services de paie et de tenue de livres à une organisation tierce des services professionnels comme BDO Canada est d'obtenir un soutien pratique en vue d'accéder à des systèmes de comptabilité en infonuagique et d'en récolter les avantages.
La comptabilité en infonuagique offre des avantages importants que la comptabilité effectuée sur un ordinateur de bureau n'offre pas, celle-ci ne permettant d'accéder aux données et aux logiciels qu'à partir d'un seul ordinateur. Des puissantes fonctions d'automatisation à la présentation de l'information en temps réel, en passant par les analyses comparatives et les analyses améliorées, la comptabilité en infonuagique peut renforcer l'efficacité de votre OSBL, mais des réserves à cet égard doivent être émises.
Pour tirer pleinement parti des solutions de comptabilité en infonuagique, la sécurité et le maintien régulier doivent être au centre des préoccupations. Une équipe de consultants expérimentés peut vous aider à choisir la plateforme qui répond le mieux aux besoins de votre organisme, vous fournir une vue d'ensemble de vos opérations grâce à leurs connaissances approfondies du secteur et maximiser votre expérience infonuagique afin qu'elle réponde constamment à vos attentes.
Fraude dans le secteur des OSBL
Même si la fraude n'est pas toujours médiatisée, aucun organisme ne voulant être sur la sellette, les OSBL peuvent tout de même être victimes de fraude. À titre d'exemple, l'ancienne directrice financière d'un organisme de bienfaisance torontois a volé à celui-ci plus de 900 000 $ sur une période de trois ans. La coupable, qui s'occupait de la paie, se versait à elle-même des salaires dans des comptes bancaires portant son nom en utilisant les numéros d'employés auxquels ces salaires n'auraient pas dû être versés.
L'ancienne directrice générale d'un organisme de bienfaisance de Charlottetown, qui était responsable de la tenue de livres et des finances, a volé à celui-ci plus de 26 000 $ en émettant des chèques à son nom et en utilisant la carte de crédit de l'organisme à des fins personnelles.
Les OSBL sont souvent l'objet de fraude, puisque de nombreux employés assument plus de deux fonctions et qu'il n'y a presque pas de surveillance. Le conseil d'administration des OSBL doit connaître les contrôles internes qui sont en place et le nom des personnes qui s'occupent de la paie et de la tenue de livres. Si l'équipe de direction et le conseil d'administration d'un OSBL ne surveillent pas les finances de l'organisme, la fraude peut survenir.
L'équipe de BDO peut vous aider
Nous fournissons à plusieurs OSBL des services de comptabilité en infonuagique et de paie. Lorsque la comptabilité et les services de paie d'un OSBL sont bien gérés, l'organisme et son conseil d'administration en bénéficient. Les coûts associés à l'octroi en sous-traitance sont souvent inférieurs à ceux associés à l'embauche d'un commis-comptable à temps partiel.
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