La distinction entre les personnes qui dirigent les organismes sans but lucratif (« OSBL ») et celles qui siègent au conseil d'administration a toujours été assez floue. Toutes ces personnes travaillent à concrétiser la vision de l'organisme en motivant toute leur équipe en ce sens. Il importe de savoir qui est responsable de quoi, car gouvernance et gestion ne sont pas synonymes.
Pourquoi la distinction entre les deux est-elle si importante? Dans le milieu des organismes sans but lucratif, il faut agir de façon responsable envers la cause soutenue par l'organisme ainsi qu'envers les commanditaires et les donateurs.
Un conseil d'administration fort s'assure que la direction réfléchit à tous les aspects de l'organisation, du point de vue de la réputation, de la stratégie, des opérations et de l'atténuation des risques. Le conseil d'administration a pour mission de superviser et de guider l'équipe de direction ainsi que d'assurer la liaison entre celle-ci et les organisations externes.
Gouvernance et gestion
Les membres d'un conseil d'administration n'ont pas nécessairement d'expérience dans la direction des opérations d'un organisme sans but lucratif. Même s'ils ont parfois de l'expérience dans les secteurs juridique, médiatique, marketing ou financier, ils ne disposent pas toujours du savoir-faire opérationnel propre aux organismes sans but lucratif.
Le conseil d'administration doit faire confiance à l'équipe de direction et se sentir à l'aise de lui donner le pouvoir de veiller au fonctionnement de l'organisme comme elle l'entend. Il est primordial que cette relation soit étroite.
Les responsabilités sont généralement les suivantes : versement des salaires, paiement des impôts sur les sociétés, gestion des aspects juridiques, supervision de la présence dans les médias sociaux, relations publiques et perception du public. Parmi les situations à gérer, citons les suivantes : annoncer au public que l'organisme a été victime d'une cyberattaque et que des données personnelles sont à risque ou subir dans les médias sociaux une fuite de renseignements concernant l'un des membres fondateurs de l'organisme.
Voici des différences entre les fonctions qu'assument les membres du conseil d'administration et ceux de la direction
Conseil d'administration
- Responsable
- Effectue souvent des tâches bénévolement
- Prend des décisions qui soutiennent la croissance, la vision et la cause de l'organisme en étant conscient de sa responsabilité
- Se concentre sur la définition des politiques
- A une responsabilité juridique envers les bénévoles
- Personnellement responsable du respect des exigences de l'ARC en matière de présentation de l'information financière et de conformité
Direction
- Responsable
- Perçoit un salaire en tant qu'employé de l'organisme
- Prend des décisions relatives aux besoins opérationnels dans l'optique de tirer le meilleur parti des dépenses
- Met en œuvre les politiques dans le cadre des activités quotidiennes
- Considère les bénévoles comme des membres du personnel de soutien
- Responsable de la gestion financière, de la conformité et de la présentation de l'information financière
Défis et conséquences
Outre la distinction à faire entre ces deux rôles, quels défis attendent les personnes qui occupent ces fonctions? Dans un organisme sans but lucratif dont les ressources sont limitées, les postes et la structure hiérarchique ne sont pas toujours clairement définis. Certains postes se chevauchent, ce qui complique la prise de décisions. Il arrive, par exemple, que le chef de la direction soit aussi le directeur des finances ou que la personne responsable des activités s'occupe également du marketing.
La pire conséquence pouvant découler d'une incompréhension de ces différents rôles est de ne pas répondre aux attentes établies. Des informations importantes peuvent être omises en raison d'une mauvaise communication ainsi que des échéances importantes en matière de dépôt de documents ou de conformité réglementaire.
Il arrive que, par souci d'efficacité et de rapidité, l'équipe de direction tente de trouver des solutions pour éviter d'avoir à passer par le conseil d'administration, pour ne pas avoir à le déranger trop souvent ou à ralentir la prise de décisions. Or, le conseil d'administration a pour mission de protéger l'organisme et devrait solliciter l'avis de la direction afin d'éliminer tous les obstacles à l'efficacité et à la rapidité.
Il se pourrait, par exemple, que le conseil d'administration se soit doté d'une politique sur l'approbation des dépenses supérieures à un certain montant et que la direction essaie de rester en deçà de ce montant pour éviter cette étape d'approbation. Dans ce cas précis, l'équipe de direction peut tenter de limiter les activités ou de diviser les dépenses en plus petits montants pour ne pas solliciter le conseil d'administration et ainsi prendre des décisions plus rapidement. Ce genre de raccourci pourrait nuire à la santé de l'organisme, les décisions sans appel étant prises sur la base d'informations inadéquates.
À l'inverse, si le conseil d'administration se contente d'approuver les demandes et de les renvoyer à la direction sans discussion préalable uniquement dans le but de faire avancer les choses, il se peut qu'il ne se rende compte d'un problème que lorsqu'il y sera confronté ultérieurement et qu'il soit déjà trop tard.
Il arrive souvent que la direction ait l'impression que le conseil d'administration n'est pas en phase avec ce qu'elle souhaite accomplir. Nous constatons souvent des écarts par rapport aux contrats originaux, signés par le conseil d'administration, lequel se retrouve ensuite avec des excédents sans savoir pourquoi.
Un conseil d'administration qui participe de façon excessive ou s'adonne à de la microgestion déséquilibre également cette dynamique importante. Si le conseil d'administration intervient trop dans la gestion des activités, l'équipe de direction, qui possède souvent une expertise opérationnelle, n'est plus en mesure de gérer efficacement les besoins de l'organisme. C'est pourquoi il est important que la direction et le conseil d'administration se fassent mutuellement confiance. Personne ne devrait s'ingérer dans la prise de décisions après qu'un consensus a été établi. En outre, la communication se doit d'être claire et constante afin de préserver la transparence.
Comment cela se traduit-il dans les activités?
Prenons un exemple pour montrer en quoi ces rôles diffèrent : une personne décide de mettre en œuvre un nouveau logiciel au sein de l'organisme. Ce genre de projet est généralement coûteux pour un OSBL, et un si grand investissement constitue une grande décision. Supposons que, dans le meilleur des cas, le conseil d'administration et la direction soient d'accord, qu'ils aient une bonne communication et que l'organisme s'intéresse à ce projet.
Un membre de la direction entre en contact avec le conseil d'administration pour obtenir l'approbation d'une telle dépense au début du processus.
Le conseil d'administration approuve un budget de 100 000 $ dans le cadre de ce projet. Il revient alors à la direction de s'assurer que le projet est réalisé efficacement afin de bien rentabiliser l'investissement. Au cours de la mise en œuvre du logiciel, le conseil d'administration doit faire ses propres vérifications pour avoir des mises à jour sur l'état d'avancement du projet, notamment en participant aux réunions du comité directeur, en faisant le point régulièrement auprès des membres de l'équipe du projet de même que des fournisseurs et en sollicitant leur rétroaction. Comme la direction participe à la gestion des activités, elle tient le conseil d'administration au courant de l'avancement du projet.
Une fois que le logiciel est mis en œuvre et qu'il est temps d'évaluer l'investissement, le conseil d'administration procède à une analyse coûts-avantages ou à une analyse du retour sur investissement afin de déterminer la valeur que le logiciel a apportée à l'organisme. En général, c'est la direction qui se charge de cette analyse, car elle a une connaissance directe des rouages de l'organisme. Dans le cas d'investissements dans des initiatives qui permettent à l'organisme d'optimiser son efficacité et sa gestion du temps et des ressources, une telle analyse en consolide la valeur.
Comment gérer la dynamique entre les membres du conseil d'administration et de la direction?
Le conseil d'administration doit s'assurer du respect des décisions prises en regard de la politique et, ce faisant, du mandat de l'organisme. En outre, le conseil d'administration doit mettre la direction au défi de faire fonctionner l'organisme efficacement tout en assumant ses responsabilités.
Il est important que le conseil d'administration fasse preuve d'une diligence raisonnable pour garantir le respect des politiques et assurer la gouvernance de l'organisme. Par exemple, les limites comme celles mentionnées ci-dessus sont mises en place dans une optique de gouvernance, mais elles doivent être évaluées périodiquement afin de ne pas entraver la prise de décisions.
Comment clarifier les responsabilités associées aux deux rôles?
- Définissez clairement les rôles et les responsabilités des membres du conseil d'administration et de la direction au sein de l'organisme. Certaines responsabilités juridiques incombent au conseil d'administration et à lui seul et ne peuvent être partagées avec la direction.
- Définissez de bonnes attentes en matière de communication entre le conseil d'administration et la direction. Veillez à ce que la direction rende compte au conseil d'administration de l'état d'avancement des projets à un rythme donné, en vous assurant de l'accélérer dans le cas de projets spéciaux.
- Définissez des politiques sur la reddition de comptes de la direction au conseil d'administration de manière à ce que l'organisme puisse fonctionner efficacement.
- Lorsque son expertise est insuffisante, il incombe au conseil d'administration de faire appel à des ressources supplémentaires pour garantir une bonne compréhension de la situation.
Pour les décisions ou les projets plus importants, le conseil d'administration doit être disponible et avoir les capacités nécessaires pour être en mesure de comprendre la situation et de se prononcer. Il ne s'agit pas seulement d'approuver un budget; il pourrait s'agir d'un projet de rénovation ou de construction de bâtiment, ou d'une nouvelle initiative de génération de revenus. Le conseil d'administration doit s'investir tout au long du processus, car il apporte son expertise, qu'elle soit de nature juridique, judiciaire ou générale.
Voici un conseil à l'intention de la direction : assistez aux réunions, lisez les contrats et veillez à obtenir des mises à jour qui renvoient aux contrats originaux.
Dans le meilleur des mondes, il faut éviter les chevauchements entre les rôles du conseil d'administration et de la direction afin que toutes les responsabilités et obligations soient clairement définies et exécutées.
Un organisme a la responsabilité légale de respecter les décisions du conseil d'administration, et ce, de façon uniforme dans tous les processus. Il est de la première importance que tous les membres du conseil d'administration comprennent leurs obligations, car, au bout du compte, c'est ce dernier qui est responsable des choix de la direction.