C'est une nouvelle ère pour le gouvernement. Dans le sillage de la pandémie de COVID-19, les organismes du secteur public établissent des plans ambitieux de migration infonuagique afin de créer et de déployer plus rapidement de nouveaux services fiables qui répondent aux besoins de la population.
Le gouvernement du Canada s'engage à faire de la transformation numérique et de la migration infonuagique des applications une priorité, comme exprimé dans son Plan stratégique des opérations numériques : de 2021 à 2024, centré sur les solutions infonuagiques.
Tandis que les ministères et les organismes fédéraux effectuent leur transition vers l'infonuagique, ceux-ci pourraient faire face à des défis uniques risquant d'avoir une incidence sur la réalisation de leurs projets et sur leur capacité à prendre des décisions rapides. Les points de contrôle rigoureux liés aux examens effectués à plusieurs étapes du cycle de vie des projets infonuagiques en sont la principale cause.
La gouvernance agile est une solution efficace pour y remédier. Il s'agit d'une approche novatrice en matière de gouvernance de projets qui permet aux ministères et aux organismes fédéraux de s'adapter rapidement tout au long de leur parcours vers l'infonuagique et de s'améliorer continuellement tout en se conformant aux politiques applicables.
Repenser la gouvernance de projets en cascade
Puisque le gouvernement du Canada ainsi que d'autres organismes du secteur public exercent leurs activités dans des environnements complexes, il peut s'avérer difficile pour eux d'assurer la gouvernance informatique. Habituellement, dans le but de gérer la gouvernance dans des environnements complexes, les ministères fédéraux et les organismes du secteur public ont mis en place des cadres de contrôle des projets fondés sur une approche en cascade en matière de gestion de projets et de surveillance de la gouvernance.
Cette surveillance permet aux organismes de superviser la réalisation des projets, de gérer les changements ainsi que de cerner les risques qui émergent tout au long du cycle de vie des projets et d'y répondre, tout en continuant d'assurer la viabilité de ces projets et leur concordance avec leur stratégie informatique et d'affaires.
Les projets de migration infonuagique diffèrent des projets informatiques traditionnels puisqu'ils impliquent un grand nombre d'applications et d'« ensembles » d'applications. Chaque projet est lié à des considérations, des dépendances et des exigences uniques difficiles à respecter avec une approche en cascade à points de contrôle visant l'élaboration d'une solution unique.
La vice-présidente des Services de consultation en gestion, Stratégie et exploitation, chez BDO, Laura Spriggs, affirme ce qui suit : « Bien que les ministères puissent choisir le nombre de points de contrôle qu'ils établiront dans leur cadre de gestion de projets, la plupart des organismes du secteur public, y compris le gouvernement du Canada, doivent se conformer à des politiques en matière de points de contrôle obligatoires.
« La migration infonuagique implique de nombreux nouveaux éléments en lien avec la portée des projets qui doivent être pris en considération. Parmi ceux-ci se trouvent notamment les différentes exigences en matière de sécurité et dispositions relatives aux accès, la demande de nouvelles compétences, les considérations en matière de migration de données volumineuses et de souveraineté des données, ainsi que la création de nouveaux postes et d'une nouvelle culture organisationnelle. Certaines applications ou certains ensembles d'applications pourraient avoir des éléments en commun. Gérer ces différences tout en accélérant le rythme de progression nécessite une refonte de la gouvernance de projets traditionnelle en cascade et des approches par points de contrôle. »
L'approche traditionnelle consiste à diviser la portée globale du projet en une série de phases, en s'assurant que l'ensemble des exigences liées aux phases et aux points de contrôle sont respectées avant de passer d'une phase à une autre. Cependant, dans le cadre d'une telle approche, du temps et des efforts précieux pourraient être consacrés à des discussions et à la création de documents susceptibles de ne pas s'avérer pertinents pour certaines applications ou certains « ensembles » d'applications, ce qui aurait pour effet de causer des retards, puisqu'il est nécessaire de répondre à toutes les exigences, peu importe leur pertinence, pour satisfaire aux besoins prédéfinis en matière de gouvernance afin de pouvoir passer à la prochaine phase.
Quelle est donc la solution?
Le besoin de disposer de points de contrôle agiles
Au lieu de travailler de façon linéaire et séquentielle, les organismes du secteur public entamant leur parcours vers l'infonuagique devraient tenir compte d'une approche agile en matière de points de contrôle.
Fondée sur le principe de gestion agile popularisée par les entreprises de logiciels et de technologies, la gestion de projets agile par points de contrôle permet à une organisation de progresser rapidement dans son parcours de migration infonuagique tout en respectant les exigences liées aux politiques.
« Nous travaillons également à faire de la conception et la mise en œuvre de projets un processus plus agile à l'aide d'approches modernes, en accordant la priorité à la gestion des produits et grâce à une gestion plus équilibrée de la surveillance et de la responsabilisation. » (Plan stratégique des opérations numériques : de 2021 à 2024)
La gestion de projets par points de contrôle repose sur le regroupement d'applications possédant des éléments communs de façon à ce que les équipes puissent travailler simultanément sur différents ensembles d'applications dans le cadre d'un même projet tout en étant à différents points de contrôle, comme l'explique Mme Spriggs au moyen de l'exemple suivant :
« Imaginez avoir un portefeuille contenant des centaines d'applications que vous organisez sous la forme d'un projet contenant une douzaine de groupes ou d'ensembles d'applications à faire migrer vers le nuage. Cependant, ils comprennent une combinaison d'ensembles de logiciels-services, de plateformes-services et d'infrastructures-services ainsi que d'éventuels environnements ou solutions spécifiques au sein même de cet ensemble, comme un environnement Microsoft Dynamics 365. Selon la nature des applications de chaque ensemble, l'organisation pourrait ne pas avoir à réaliser tous les livrables habituellement requis par son cadre de gestion de projets. Ainsi, l'organisation pourrait adapter les exigences en matière de points de contrôle à chaque ensemble afin que les ensembles les moins complexes puissent être exécutés plus rapidement, en déployant moins d'efforts que dans le cas des ensembles plus complexes. »
En regroupant ses applications, l'organisation peut faire progresser ses ensembles à des rythmes différents en fonction de l'état de préparation sans avoir à atteindre un niveau de précision parfait pour chaque application du projet avant de pouvoir passer à la phase suivante. En utilisant des sortes de petits points de contrôle pour chaque ensemble d'applications, les organismes s'assurent de respecter les exigences en matière de points de contrôle tout en faisant progresser le projet global et en tirant des avantages de la migration précoce des ensembles d'applications qui sont prêts plus rapidement que d'autres.
Considérations clés pour réussir sa migration infonuagique
Si vous êtes prêt à migrer vers le nuage, il se peut que vous vous demandiez de quelle façon vous y prendre. Bien qu'une approche allégée puisse vous permettre de gagner en agilité, en efficacité et en évolutivité en plus de réduire votre fardeau administratif global, vous devez tout de même prendre en compte les considérations clés suivantes :
- Regrouper des applications semblables permet d'optimiser les stratégies et le traitement des complexités, des exigences et des dépendances communes;
- Préciser les livrables et les exigences en matière de gestion de projets par points de contrôle s'appliquant à chaque ensemble en fonction des applications qu'il contient permet de s'assurer que seuls les points de contrôle pertinents et nécessaires sont pris en considération;
- Redéfinir votre cadre en matière de gouvernance pour permettre le suivi rapide des ensembles d'applications passant par de petits examens de point de contrôle aux phases de la planification et de l'exécution, en s'assurant que seules les exigences pertinentes en matière de livrables et de points de contrôle sont prises en considération (comme décrit ci-dessus), tout en faisant progresser les ensembles plus complexes, permet de profiter rapidement de gains et d'avantages;
- Exécuter chaque ensemble selon une série d'itérations de courte durée, chacune d'entre elles portant sur un aspect spécifique de la migration et possédant un objectif prédéfini permet l'adoption d'une approche d'échec rapide qui consiste à remédier aux problèmes plus tôt et à accélérer l'exécution de l'ensemble.
Comment BDO peut-il vous aider?
Lorsqu'il est question de secteur public et de transformation numérique, sachez que vous n'êtes pas seul. BDO comprend les exigences du secteur et son obligation de respecter les exigences en matière de gouvernance traditionnelle. Nos experts sont à votre disposition. Communiquez avec eux afin de planifier une consultation pour discuter de votre parcours infonuagique et des difficultés de la conciliation entre l'exécution de projets agile et les exigences du secteur public en matière de gouvernance traditionnelle. De plus, nous vous fournirons un aperçu de la façon dont les autres ministères, organismes et agences s'y prennent afin de surmonter ces difficultés et nous vous présenterons les mesures que vous pouvez prendre afin de progresser ensemble.
Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :
Laura Spriggs, vice-présidente, Services de consultation en technologie
Mariam Salib, directrice principale, Bureau de gestion de projets
Franca Petrocelli, chef nationale des Services de consultation en technologie, et associée, Services au secteur public