Présentation de l’étude de cas
Une fraude d’un montant considérable au sein du secteur canadien de l’art.
Une héritière canadienne et son organisation ont été victimes d’une fraude de plus de 22 millions de dollars sur 18 mois. Surprise : c’était le fait d’une employée.
Détails sur la fraude
Phoebe Greenberg, artiste, philanthrope et femme d’affaires canadienne, s’est retrouvée au cœur d’un stratagème de fraude sans scrupule par lequel près de 22 millions de dollars ont été volés à son organisation réputée du domaine des arts et de la culture, le Centre Phi.
Un an plus tôt, en 2011, Mme Greenberg a embauché Sandra Testa comme gestionnaire de bureau et adjointe de direction pour elle-même et la présidente du Centre Phi de l’époque, Penny Mancuso.
Mme Testa était chargée de répondre aux besoins professionnels des deux femmes, notamment la gestion des calendriers, les réservations relatives aux déplacements ainsi que la documentation et le traitement des dépenses.
Dans le cadre de ses fonctions, elle avait accès à plusieurs cartes de crédit et livres de chèques d’entreprise, ainsi qu’au compte bancaire de Mme Greenberg.
Les spécialistes en juricomptabilité ont découvert que Mme Testa avait détourné des millions de dollars entre 2016 et 2017 pour financer des achats de bijoux, de vêtements et de voitures de luxe, d’œuvres d’art précieuses, de vacances en jet privé et de cadeaux à ses amis.
Comment les fraudeurs ont-ils commis leur crime?
Compte tenu de la participation active de Mme Greenberg dans les activités du Centre Phi, ses dépenses d’entreprise et ses dépenses personnelles étaient étroitement liées. Par conséquent, un compte d’avance aux actionnaires a été créé afin de garder les dépenses séparées. Le compte d’avance aux actionnaires était payé à la fin de chaque mois au moyen du compte bancaire personnel de Mme Greenberg. La responsabilité de Mme Testa consistait à isoler les transactions par carte de crédit qui devaient être comptabilisées dans le compte d’avance aux actionnaires.
Le service de comptabilité ne demandait pas de documents justificatifs pour imputer les dépenses au compte. En outre, Mme Greenberg et le personnel en comptabilité n’avaient pas à passer en revue et approuver les transactions.
Puisqu’il n’y avait que peu ou pas de contrôles de responsabilités financières en place, Mme Testa s’est appuyée sur diverses méthodes pour mener ses activités frauduleuses :
- Effectuer des achats non autorisés au moyen de retraits en espèces et de chèques.
- Imputer des dépenses de façon malhonnête à l’organisation et aux cartes de crédit de Mme Greenberg.
- Rembourser ses cartes de crédit et celles des autres personnes participant à son stratagème sans autorisation.
Elle a utilisé au moins 15 cartes de crédit de quatre institutions financières différentes et de quatre banques et sociétés de courtage en valeurs mobilières pour commettre ses fraudes.
Quel en a été le résultat?
Dans les faits, ce n’est pas la première fois que le Centre Phi et Mme Greenberg sont victimes de fraude. L’ancienne présidente du Centre Phi, Mme Penny Mancuso, avait détourné 5,2 millions de dollars de l’organisme entre 2014 et 2017.
Le directeur des finances du Centre Phi, M. Michel Bérubé, avait signalé à Mme Greenberg les irrégularités dans les registres comptables, y compris une écriture révélant que Mme Mancuso avait dépensé 500 000 $ en vêtements en utilisant le compte de dépenses de Mme Greenberg. Mme Mancuso a par la suite été congédiée et Mme Greenberg l’a poursuivie pour détournement de fonds pour un total de 5 millions de dollars. L’affaire a été réglée hors cour en juin 2019.
Cette découverte a incité Mme Greenberg à examiner de plus près ses comptes de frais. Elle a embauché un enquêteur privé pour suivre la piste de l’argent, et c’est ce qui a finalement éveillé les soupçons à l’égard de Mme Testa.
En juillet 2017, Mme Greenberg a congédié Mme Testa et a fait appel à des juricomptables pour faire la lumière sur ces allégations. L’enquête a révélé qu’entre janvier 2016 et juillet 2017, Mme Testa avait détourné 10 millions de dollars des comptes de Mme Greenberg et 5 millions de dollars des comptes du Centre Phi.
Dans le jugement rendu le 8 mars 2021, Mme Testa a été condamnée à payer des dommages-intérêts de 12,4 millions de dollars. Une autre poursuite liée aux activités frauduleuses de Mme Testa a été réglée en 2018 pour un montant supplémentaire de 7,5 millions de dollars.
Comment aurait-on pu l’éviter?
La structure comptable et les procédures d’audit du Centre Phi comportaient des failles évidentes et des contrôles internes faibles qui ont fait en sorte que la fraude était difficilement détectable. Quelques signaux d’alarme :
- Absence de restrictions au contrôle de Mme Testa sur le compte d’avance aux actionnaires. Par exemple, Mme Greenberg aurait pu remarquer les activités suspectes plus tôt si elle avait imposé une limite de 5 000 $ par transaction au-delà de laquelle il aurait été nécessaire d’obtenir une autorisation de deuxième niveau.
- Absence d’obligation de fournir des pièces justificatives pour les dépenses imputées au compte d’avance aux actionnaires.
- Aucune séparation des tâches d’approbation des paiements.
Cette accumulation de lacunes a créé un environnement parfait pour que les actes de Mme Testa ne soient pas révélés au grand jour pendant plus d’un an.
Comme nous avons pu le constater, les conséquences d’une fraude en milieu de travail peuvent être très lourdes, mais les organisations sont loin d’être complètement sans défense. Voici les principaux points à retenir pour prévenir et détecter les fraudes de ce type :
Une relation solide avec les dirigeants est un facteur important pour limiter la fraude en milieu de travail. Tisser une telle relation renforcera le sentiment de confiance, mais vous permettra aussi de cerner des motifs possibles de fraude, comme des problèmes financiers ou un changement de comportement.
Mettez en place des contrôles internes pour séparer les tâches comme la création, l’autorisation, le rapprochement des paiements et des retraits, et passez-les en revue régulièrement.
Demandez à ce que toutes les dépenses soient accompagnées de documents servant à les justifier.
Veillez à ce que toutes les dépenses soient autorisées par la direction avant d’en faire le paiement.
BDO peut vous aider
Les fraudes en milieu de travail peuvent avoir une incidence négative à long terme sur une organisation : pertes financières, honoraires juridiques et réputation entachée. Qu’il s’agisse de contrôles internes adaptés ou d’une formation du personnel ciblée, des solutions efficaces contribuent grandement à prévenir et à découvrir les faiblesses. En nous appuyant sur nos ressources en comptabilité, en audit et en juricomptabilité, nous pouvons aider votre entreprise à cerner et à mettre en œuvre des solutions qui sauront réduire votre risque d’exposition à une fraude en milieu de travail.
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Footnotes:
*Tous les montants sont exprimés en dollars américains à moins d’indications contraires.