La culture organisationnelle a subi une transformation profonde, les employés ayant davantage de contrôle sur leur environnement de travail grâce à l’adoption d’une approche flexible, axée sur la technologie, qui remplace le modèle traditionnel de travail au bureau.
Alors que nous adoptons une manière de travailler plus agile, les entreprises doivent repenser leurs lieux de travail pour créer des espaces favorisant cette transition afin de rester à jour et d’être plus rentables et concurrentielles dans le marché des talents.
Rob Wayne, associé responsable de la stratégie immobilière, ajoute : « La pandémie mondiale a profondément bouleversé de nombreux aspects de notre vie, en particulier notre manière de travailler. Le modèle hybride est là pour de bon, et les entreprises qui alignent leurs stratégies sur ce modèle continueront de prospérer aujourd’hui et demain. »
Comment pouvons-nous le mettre en place afin de satisfaire les besoins et les attentes de nos gens? Convient-il à notre entreprise? À quoi ressemble un environnement de travail flexible pour notre entreprise?
Voilà les questions fondamentales que nous nous sommes posées dans le cadre d’un sondage sur le milieu de travail mené en 2021. Dans le contexte de l’après-pandémie, nous avons mené un sondage mondial pour connaître les attentes de nos gens concernant le travail dans les bureaux de BDO. Les résultats ont révélé que le besoin de flexibilité et d’espaces favorisant la collaboration ainsi que la santé et la sécurité du travail constituaient des priorités.
Les informations tirées de ce rapport ont influencé toutes les facettes de notre stratégie de modernisation immobilière, dans la mesure où nous cherchons à offrir une expérience de bureau favorisant les relations, l’efficacité opérationnelle et la culture d’entreprise, tout en optimisant nos investissements dans l’immobilier et l’infrastructure.
Instaurer une stratégie immobilière audacieuse adaptée à l’environnement de travail flexible actuel
Visitez nos bureaux pour découvrir les solutions axées sur les employés que nous avons mises en œuvre, notre façon d’équilibrer les investissements réalisés, notre stratégie de dépenses en capital et les mesures que nous prenons pour faire d’une journée ordinaire au bureau une expérience exceptionnelle.
Alors que les employés de bureau ont démontré qu’ils pouvaient être tout aussi productifs depuis leur domicile, le rôle premier du bureau ne se limite plus à un simple lieu de travail, mais à une expérience sur mesure grâce à laquelle nos gens peuvent établir des liens, collaborer et interagir d’une manière que la vidéoconférence ne permet pas.
« Nos bureaux sont conçus de façon à établir un équilibre entre l’espace personnel et l’espace collectif sur le lieu de travail, ce qui nous permet de créer un environnement propice à différents types d’interactions et styles de travail, qu’il s’agisse de travail indépendant, de réunions privées, de réunions d’équipe ou de séances de remue-méninges en groupe », affirme l’associée directrice du service Talents et culture de BDO Canada, Kerri Plexman.
Nous avons réaménagé nos bureaux pour regrouper nos gens par fonction plutôt que par gamme de services en adoptant un concept ouvert et flexible qui permet à chaque employé d’avoir son espace personnel, tout en profitant de l’énergie et des occasions de collaborer qu’apporte le fait d’être entouré de ses collègues. Nos bureaux sont des centres d’innovation et de collaboration qui intègrent des espaces de collaboration spécialisés – ou « aires de rencontre » – répartis un peu partout sur les étages, où nos gens peuvent collaborer, dîner ensemble ou prendre un café, ou encore diriger des réunions ou y prendre part.
Les employés sont le meilleur atout d’une entreprise. Dans le marché du travail concurrentiel d’aujourd’hui, s’ils veulent être en mesure d’attirer et de retenir les meilleurs talents, les dirigeants d’entreprise doivent offrir un milieu de travail optimal qui propose ce qu’un bureau à domicile ne peut pas offrir, soit un espace bien aménagé, moderne et attrayant qui favorise l’esprit de communauté et la collaboration plus que jamais auparavant.
Chez BDO, nos bureaux comprennent notamment les attraits et aménagements suivants :
- Un éclairage naturel sur tout le plan d’étage; Le déplacement des bureaux fermés de la périphérie vers le centre de l’étage, ce qui permet à tous les employés de profiter de la lumière du soleil;
- Des coins de détente accueillants destinés aux employés, avec des commodités comme des distributeurs de boissons, des sièges et des meubles confortables, et un aménagement paysager intérieur rafraîchissant qui améliore la qualité de l’air;
- Des espaces de détente extérieurs et des terrasses où les employés peuvent décompresser ou dîner ailleurs qu’à leur bureau;
- L’établissement d’un programme pilote en collaboration avec la franchise de conditionnement physique F45 dans notre bureau d’Oakville, qui encourage le bien-être physique des employés.
La capacité à communiquer et à collaborer en temps réel est essentielle, que nos gens travaillent au bureau ou à distance. Pour y parvenir de manière sûre et efficace, nous devons nous doter d’une infrastructure technologique intégrée permettant d’offrir à nos équipes une expérience de travail hybride qui soit rentable pour nous sans compromettre le rendement ou la sécurité. Pour adapter notre empreinte immobilière, nous devons repenser la manière d’accroître la productivité de nos gens en utilisant les meilleures technologies à leur disposition, au moment et à l’endroit où ils en ont besoin.
Notre planification technologique va de pair avec l’établissement du budget des nouveaux projets. En tant que cabinet, nous cherchons toujours des moyens novateurs de mieux servir nos clients et nos gens. Notre stratégie à long terme repose sur les tendances sectorielles émergentes, les plus récents dispositifs de sécurité et des solutions novatrices.
La présentation de l’information relative aux facteurs ESG devient actuellement une exigence de plus en plus importante pour les entreprises, les gouvernements du monde entier, y compris le Canada, ayant pris l’engagement d’atteindre la carboneutralité d’ici 2050. La conformité à cet égard exige l’adoption d’une approche planifiée et la réalisation d’investissements ciblés. Dans le secteur immobilier, il devient essentiel de disposer d’une solution logicielle permettant d’assurer le suivi de l’utilisation des services publics sur le plan des actifs ainsi que d’un processus de suivi des mesures et d’établissement des objectifs.
Cette question ne figure peut-être pas en tête de vos priorités à l’heure actuelle, mais nous savons d’expérience que l’atteinte de la conformité nécessite beaucoup de travail. Lorsque vous commencerez à recueillir des données, vous réaliserez sans doute qu’il n’y a pas de meilleur moment pour intégrer les facteurs ESG à votre stratégie à long terme en matière d’immobilier et de construction.
Chez BDO, nous visons à publier en 2023 notre premier rapport sur les facteurs ESG abordant notre impact sur les gens et la planète ainsi que les solutions que nous avons mises en œuvre pour l’atténuer. Pour y parvenir, nous devons cerner les risques, adopter des normes en matière de sécurité des données et établir des objectifs vérifiables, puis élaborer des plans d’action s’inscrivant dans notre stratégie immobilière globale.
Dans ce nouvel environnement de travail agile, il peut être difficile de recenser les effectifs et d’estimer la demande future d’espaces de bureaux. Les entreprises doivent donc se livrer à une réflexion approfondie et à une planification poussée pour déterminer et atteindre des niveaux d’efficacité opérationnelle satisfaisants au regard de leurs objectifs et de leur budget.
Nous avons concentré nos efforts sur l’évaluation des rôles et des activités de nos gens, sur l’établissement de lieux de travail qui soutiennent nos diverses fonctions ainsi que sur l’utilisation de modèles de prévision exhaustifs qui nous permettent d’évaluer la demande de bureaux, tout en appliquant des principes de flexibilité à l’organisation et à la mise en œuvre de processus de conception collaboratifs.
Un mur recouvert de mousse végétale ajoute un élément naturel au salon des employés et à la cuisine ultramoderne de notre bureau d’Oakville.
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Nous encourageons nos gens à se déconnecter du travail pendant leurs pauses ou sur l’heure du dîner. Au bureau de Bay, les employés peuvent se ressourcer, recharger leurs batteries et socialiser de manière ludique en jouant une partie de tennis de table.
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L’espace café du bureau d’Oakville est aménagé selon les normes d’accessibilité et laisse assez de place pour les fauteuils roulants sous l’évier. Conçue dans une optique de développement durable et de réduction des déchets, notamment avec une fontaine à eau pour remplir sa bouteille, cette aire permet à nos gens de se rencontrer pour prendre un café.
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Une cloison mobile transforme le salon des employés d’Oakville en un espace multifonctionnel. Les panneaux que nous voyons à gauche de la pièce servent également de tableau blanc sur lequel il est possible d’écrire, et peuvent être fermés ou ouverts selon les besoins.
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Étant donné que le bureau d’Oakville ne se trouve pas à proximité d’un gymnase, BDO s’est associé au centre de conditionnement physique F45 Training pour permettre aux employés de s’entraîner sur place, un avantage qui fait partie intégrante de notre offre en matière de mieux-être.
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Trouver l’équilibre entre le contrôle des coûts et les possibilités d’investissement et d’innovation dans le secteur de l’immobilier et de la construction
Si cette vision d’un mode de travail hybride se voulant à la fois flexible, axé sur les employés et adapté aux besoins et aux objectifs de l’entreprise semble intéressante, elle a cependant un coût élevé. Comment concilier la gestion des dépenses d’investissement responsables sur le plan financier et la création d’un espace qui favorise notre croissance?
Pour assurer le succès de notre mode de travail hybride, nous avons établi des normes et des points de référence, soit des mesures qui tiennent compte des augmentations prévues de l’inflation et nous permettent de planifier à long terme. L’une des principales stratégies de notre cabinet consiste à harmoniser les fournisseurs, de ceux qui vendent du mobilier à ceux qui nous fournissent des technologies, pour optimiser les activités, obtenir des prix avantageux, conclure des accords sur les niveaux de service fructueux et débloquer des fonds à investir dans l’innovation.
« Du point de vue de la planification immobilière, notre stratégie actuelle est axée sur la recherche d’un juste milieu entre le choix des bons emplacements, les besoins de nos clients et l’accessibilité à nos talents. Dans les années à venir, la nécessité de dresser un inventaire complet de notre empreinte immobilière et de l’adapter à nos besoins se fera de plus en plus sentir », affirme Jameson Bouffard, associé et chef des Services au secteur de l’immobilier et de la construction chez BDO Canada.
« Pour atteindre nos objectifs, nous évaluons constamment nos besoins actuels, mais nous prévoyons également les besoins futurs de notre entreprise, de nos employés et de nos clients. »
Où voulons-nous être accessibles aux clients et aux employés? Quels sont les marchés avantageux pour nous? Lesquels ne le sont pas? Ce sont là des questions importantes sur lesquelles nous nous sommes penchés dans le cadre de l’élaboration de notre stratégie immobilière à long terme.
« L’avenir des villes est fluide, et une stratégie immobilière polyvalente doit en tenir compte. Cela signifie qu’il faut connaître les plans de développement futur des villes de même que la direction que prend le développement urbain et chercher à garder une longueur d’avance en élaborant un plan à court, moyen et long terme », ajoute-t-il.
Le développement durable fait partie intégrante de l’équation de l’immobilier commercial, qu’il s’agisse de la réduction des déchets, de l’efficacité énergétique ou de la manière dont nous utilisons l’espace physique (et des raisons qui justifient notre choix). Nous cherchons à trouver des moyens d’anticiper les nouveaux enjeux ESG à venir et estimons continuellement la demande future d’espaces de bureaux pour maintenir une empreinte physique allégée qui répond à nos besoins.
Trois leçons sur la transformation de l’aménagement de votre bureau et de votre stratégie immobilière
Lorsque le moment est venu d’opérer un changement, le processus peut se révéler d’une complexité impressionnante. Voici trois leçons que nous avons tirées de l’adaptation de notre empreinte immobilière que vous pouvez appliquer à votre propre processus de modernisation :
En ne pensant qu’aux besoins à court terme, vous risquez de créer des problèmes à long terme. La fin justifie les moyens! Si vous connaissez votre destination, il vous sera plus facile de vous fixer des objectifs réalistes, d’élaborer des plans d’action, de déterminer comment mesurer votre progression, d’établir un budget et de gérer vos activités au quotidien. Une stratégie immobilière doit être un document évolutif qui présente la structure des activités et des objectifs de l’entreprise.
Les systèmes de gestion de l’information constituent le fondement du monde des affaires, dans la mesure où ils aident les dirigeants à suivre leur rendement au chapitre des facteurs ESG, à améliorer les processus, à accroître la productivité et à réduire les coûts. Sans les bons outils, vous risquez de consacrer du temps et de l’argent à des systèmes et à des processus inefficaces.
Les besoins de votre entreprise, de vos employés et de vos clients évolueront au fil du temps. La capacité d’adaptation est une qualité importante pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Faites preuve de flexibilité, restez à l’écoute et trouvez les bons partenaires qui vous aideront à garder une longueur d’avance sur le changement. Le succès d’une entreprise dépend de sa capacité à demeurer concurrentielle et actuelle.
Nous vous aidons à créer des espaces de travail agiles et évolutifs qui favorisent l’innovation
Notre but est d’aider les entreprises à se fixer des objectifs de transformation du milieu de travail qui leur permettront d’améliorer la collaboration et les relations, d’optimiser leurs investissements immobiliers, d’attirer et de retenir les meilleurs talents et de se préparer aux changements se profilant à l’horizon, puis à la réaliser.
Notre empreinte immobilière d’un océan à l’autre est formée de quelque cent vingt emplacements dans de grands et de petits marchés représentant une superficie de plus d’un million de pieds carrés et d’un effectif important. Nous avons trouvé le moyen de transformer nos activités de manière judicieuse de Prince George à Toronto. Grâce à notre capacité à gérer une empreinte diversifiée et un large éventail de secteurs, nous pouvons aider les propriétaires d’entreprise à prospérer, partout au pays, en tirant parti des leçons tirées de notre propre expérience en matière de transformation.
Notre vaste réseau de consultants et de partenaires compétents et chevronnés évalue les besoins de votre entreprise et élabore une stratégie immobilière à long terme qui la propulsera avec succès vers l’avenir du travail. Nous pouvons accélérer votre transformation en vous proposant des services qui aideront votre entreprise et vos employés à opérer un changement, notamment des solutions liées à la modernisation du milieu de travail, à la gestion du changement, à la stratégie immobilière, à l’intégration et à la présentation d’informations relatives au développement durable.
Notre stratégie consiste à réunir vos objectifs en matière d’espace de travail physique et vos objectifs d’affaires, qu’il s’agisse de sécuriser votre lieu de travail moderne, d’élaborer un plan financier pour atteindre des objectifs précis ou de calculer une empreinte qui répond aux besoins de vos talents et de vos activités En collaborant avec notre équipe des Services au secteur de l’immobilier et de la construction, vous pourrez consacrer moins de temps à la transformation de votre espace de travail et adapter vos solutions de manière rentable.