Avec l’évolution du milieu de travail moderne, les tâches répétitives et complexes se multiplient dans les services en ressources humaines (« RH »), au sein desquels elles nuisent à l’efficacité et freinent la productivité.
Les équipes en RH ont beaucoup de pain sur la planche et doivent notamment s’occuper de nombreux dossiers d’employés et voir à ce que la paie et les activités liées aux avantages sociaux soient traitées à temps. Cette lourde charge de travail administrative peut entraîner des erreurs et des retards dont les conséquences se font sentir à l’échelle de l’entreprise.
Que pouvez-vous donc faire pour aider les membres de votre service en RH à être plus productifs, sans pour autant les mener vers l’épuisement professionnel? L’automatisation des processus par la robotique (« APR ») est une plateforme très utile dont les professionnels en RH, et les entreprises en général, peuvent tirer profit. L’APR peut contribuer à améliorer l’expérience des employés en multipliant par dix la rapidité du processus d’intégration, en libérant 40 % de la capacité des employés en RH et en permettant de satisfaire pleinement aux exigences des programmes de conformité, selon UiPath.
Dans les milieux de travail à distance actuels, où les échanges entre collègues sont souvent moins nombreux qu’avant, vous pouvez tirer profit de l’automatisation pour humaniser l’expérience. Lorsque mise en œuvre de façon intelligente et réfléchie, l’automatisation peut faciliter la tâche des services en RH en ce qui concerne les éléments suivants :
- Relevés de paie, relevés fiscaux et lettres fréquemment demandées, comme les preuves d’emploi rédigées pour des prêts hypothécaires;
- Automatisation de la production répétitive de documents administratifs, comme les lettres d’offre et les documents de fin d’emploi;
- Saisie de données;
- Acquisition de talents, y compris le tri d’un grand volume de curriculum vitæ;
- Expérience d’intégration des nouveaux employés;
- Paie, avantages sociaux et gestion des notes de frais.
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Par où devrais-je commencer?
L’automatisation peut avoir de nombreux avantages pour les RH, mais pour en bénéficier, il convient de suivre un processus adapté et de choisir soigneusement les éléments auxquels elle se prêtera le mieux. Une bonne idée serait de mettre à l’essai une courte activité ciblée. Nous pouvons vous montrer ce que peut faire un robot pour augmenter la productivité de vos employés dans cas d’utilisation précis, par exemple en aidant les nouveaux employés à saisir leur temps, à soumettre des demandes de congés et à envoyer des notes de frais. Les robots conversationnels intelligents ont aussi la capacité de répondre rapidement aux questions des employés à propos des avantages sociaux et des politiques de l’entreprise.
Avant d’automatiser une tâche en particulier, posez-vous les questions suivantes :
- Quelles tâches accomplissez-vous au sein de votre service?
- Quels sont vos processus? Combien de tâches faites-vous à répétition chaque jour ou chaque heure?
- Si un employé n’avait plus à accomplir une tâche en particulier, serait-il plus heureux? Grâce à un essai, vous pourrez voir comment l’APR vous permettra de consacrer quotidiennement 2 minutes à ces tâches, plutôt que 15. Les gens ne comprennent le potentiel de l’automatisation qu’après en avoir constaté les effets.
Grâce à un essai, vous pourrez voir comment l'APR vous permettra de consacrer quotidiennement 2 minutes à ces tâches, plutôt que 15. Les gens ne comprennent le potentiel de l'automatisation qu'après en avoir constaté les effets.
Pensez, par exemple, à une équipe en RH formée de 6 employés à temps plein qui devait traiter 100 000 tâches. Selon Zenesys, les employés auraient dû y consacrer environ 60 heures. Toutefois, grâce à l'automatisation, l'équipe a pu automatiser 90 % des tâches manuelles, ce qui a, en définitive, réduit le temps de traitement de 85 %.
Préoccupations des employés et défis en matière de mise en œuvre
Dès le départ, il est important de discuter des façons dont l'automatisation peut améliorer l'interaction humaine et la prise de décisions. Les employés craignent que l'automatisation leur fasse perdre leur emploi. Ce n'est toutefois pas le cas. Puisque ce processus s'inscrit dans la gestion du changement, il incombe aux organisations de mettre l'accent sur le changement de culture et de bien expliquer aux employés les avantages qui découlent de l'automatisation. Il ne s'agit pas de supprimer des emplois, mais plutôt de permettre aux employés de se concentrer sur des tâches qui représentent la plus grande valeur. L'automatisation allège le travail des employés en éliminant les tâches répétitives pour qu'ils puissent diriger leurs efforts vers des tâches plus importantes.
Une approche hybride constitue la solution la plus optimale. L'automatisation vise les tâches volumineuses, fastidieuses, répétitives et objectives. Pour une automatisation réussie, il faut combiner la capacité de production rapide de résultats exacts de la robotique à l'intervention et à l'analyse subjective humaines aux étapes critiques d'un processus.
Vous pourriez faire face à des difficultés lors de la mise en œuvre de l'automatisation au sein de vos services en RH. La décision la plus importante consiste généralement à déterminer par où commencer. Bon nombre d'organisations font le mauvais choix dès le départ, ce qui perturbe tout le programme d'automatisation. Nous pouvons vous expliquer l'ensemble du processus et vous recommander les étapes par lesquelles commencer.
Les anciens systèmes avec lesquels il est difficile d'interagir constituent également un défi à l'automatisation. En effet, certaines entreprises utilisent des logiciels vieux de 20 ou 25 ans. Toutefois, nos professionnels peuvent vous aider à mettre vos systèmes à niveau aux fins de l'automatisation.
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Notre approche en vue d’accélérer votre réussite en matière d’automatisation
Nous pouvons vous aider à mettre en place une stratégie, à déterminer les processus à suivre, à établir une analyse de rentabilité et à informer vos employés des façons dont l'automatisation peut améliorer leur travail. Notre équipe peut prendre en charge le processus d'automatisation au sein de vos services en RH ou créer pour vous un centre d'excellence afin que vous puissiez vous-même prendre le processus en charge.
BDO s'y connaît en matière de mise en œuvre et d'utilisation de solutions d'automatisation. Nous ne faisons pas que vendre un produit, nous le déployons et nous l'utilisons à l'interne. De plus, nos partenariats avec des entreprises d'automatisation de premier plan nous permettent d'accéder à des outils sophistiqués. Notre objectif est de vous aider à mieux réussir.