La réussite d’un audit d’états financiers de fin d’exercice dépend des mesures prises par les entreprises en croissance plusieurs mois à l’avance. Quelles que soient les mesures prises par votre équipe des finances tout au long de l’année, posez-vous toujours cette question essentielle : Mon entreprise est-elle prête à faire l’objet d’un audit?
La préparation à un audit n’a pas pour seul effet de faciliter la tâche de vos auditeurs. Elle simplifie tout le processus d’audit, accélère le délai d’exécution et réduit les coûts qui y sont associés. Et elle ne présente pas que des avantages liés à l’audit. D’un point de vue interne, le fait de se tenir prêt à faire l’objet d’un audit vous permet de faire le suivi de vos résultats financiers par rapport à vos projets d’une façon conforme au processus d’audit des états financiers. Les principaux dirigeants peuvent aussi visualiser les résultats opérationnels de l’entreprise avec plus d’exactitude et en temps opportun.
En raison de la pénurie de main-d’œuvre et des taux de rotation élevés d’aujourd’hui, il devient de plus en plus important de bien se préparer en vue d’un audit : même si un membre de l’équipe quitte ses fonctions, l’audit peut quand même bien se dérouler. D’un point de vue externe, grâce à cette préparation, vos livres seront toujours prêts à être examinés par des prêteurs et des investisseurs qui envisagent de vous fournir du capital ou par des acheteurs potentiels, dans le cas où vous souhaiteriez vendre votre entreprise.
Pour vous assurer que vos dossiers financiers sont prêts à faire l’objet d’un audit, suivez les huit étapes ci-dessous. Les efforts que vous déployez pendant l’année aideront à faire en sorte que l’audit se déroule bien, pour vos auditeurs et vous, à la fin de l’exercice.
Huit étapes à suivre par les entreprises en croissance pour se préparer en vue d’un audit
Le mandat d’un auditeur est de vérifier la comptabilité, et non de la faire. Lorsque l’auditeur s’assoit pour vérifier vos livres et confirmer la fiabilité des informations qu’ils contiennent, vos dossiers et opérations devraient être aussi clairs que possible.
Les auditeurs interviennent de moins en moins dans la fonction comptable. Les prêteurs, le public, les organismes de réglementation et les auditeurs eux-mêmes demandent plus d’indépendance, en particulier en ce qui concerne les sociétés ouvertes. Le fardeau incombe aux entreprises, qui doivent préparer leurs dossiers financiers avant l’audit.
La pénurie de talents à laquelle font face de nombreuses entreprises peut représenter un certain risque pour la fonction financière. L’épuisement professionnel et le stress peuvent faire en sorte que les personnes prennent des raccourcis lorsqu’il est question de contrôles internes, ce qui pourrait nuire à la fiabilité des états financiers.
Des erreurs sont commises dans la présentation des informations financières, mais réduire leur nombre permet de préparer vos livres à réalisation d’un audit. Aidez les membres de votre équipe à rehausser la qualité de leur travail en leur fournissant l’aide dont ils ont besoin. Confiez-leur seulement des tâches qui correspondent à leurs connaissances et à leur expérience. Dans le cas des équipes qui sont surchargées, pensez à embaucher une ressource compétente, à l’interne ou à l’externe, qui peut alléger la charge de travail de ces équipes.
Pour vous préparer à un audit, vous ne devez pas attendre à la dernière minute. Chaque mois, faites le rapprochement de tous vos chiffres et inscrivez-les au bilan. Si vous fonctionnez de cette façon jusqu’à la fin de l’année, vos écritures de base et vos livres demeureront à jour. Vous n’aurez pas à vous dépêcher pour mettre de l’ordre dans vos dossiers financiers, et le processus d’audit sera ainsi facilité.
Vous pouvez déjà avoir vécu cette situation : votre auditeur commence l’audit, puis demande à votre équipe des finances d’expliquer une écriture. Cette dernière n’y arrive pas et doit trouver des documents justificatifs. Pour éviter une telle situation, créez une piste d’audit lorsque vous enregistrez une écriture la première fois, documentez cette écriture et consignez chaque correction pour que tout soit clair pour l’auditeur.
Des outils peuvent vous aider. La plupart des logiciels comptables, comme Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics 365 Business Central et Netsuite, vous permettent de joindre facilement les documents justificatifs, simplifiant ainsi le processus.
De plus, la nouvelle norme NCA 315R, s’appliquant à tous les audits d’entités dont l’exercice financier se termine après le 15 décembre 2022, exige un examen approfondi des contrôles internes de l’entreprise, y compris une évaluation des problèmes potentiels. Les chefs peuvent être proactifs et contribuer à l’audit en examinant et en documentant périodiquement leurs opérations financières, leurs contrôles internes et leurs processus.
Les problèmes comptables n’ont pas tous la même portée. Bien que les équipes internes puissent être en mesure de régler les problèmes quotidiens, elles ont souvent de la difficulté à consigner les opérations complexes. Au nombre des exemples se trouvent :
- l’achat d’une entreprise,
- la vente d’une entreprise,
- les options sur actions,
- les instruments financiers complexes et
- le choix d’une norme comptable pour votre entreprise.
Il vaut la peine de traiter certains aspects en ayant recours à un conseiller comptable externe pendant l’année. Votre équipe pourrait donner son avis sur la façon dont la situation influencera les états financiers. Le conseiller comptable peut aider à gérer les aspects techniques et fournir des recommandations pour modifier l’approche de l’équipe.
Tirez le maximum de la puissance des outils comptables. Comme votre entreprise prend de l’expansion, vous devrez utiliser une technologie comptable plus sophistiquée pour corriger les lacunes des contrôles internes dans vos feuilles de calcul. Que vous utilisiez un logiciel de comptabilité commercial ou une solution personnalisée avancée, assurez-vous de tirer profit de toutes ses fonctionnalités. Les outils comptables vous aideront à prendre des décisions commerciales qui ne se rapportent pas seulement à la présentation de l’information financière. Vous pouvez utiliser des applications qui permettent de gérer les stocks et les comptes fournisseurs, et de prévoir les mouvements de trésorerie. Tenez-en compte lors de la transformation numérique de votre lieu de travail.
À noter : si une stratégie de transformation numérique est adoptée, des documents appropriés concernant la mise en œuvre du système, y compris les approbations, peuvent être requis. Il est recommandé qu’un consultant externe participe à la transformation pour veiller à l’intégrité des transferts des données.
La présentation d’information liée au développement durable et aux facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (« ESG ») est actuellement en tête des préoccupations des dirigeants financiers. Alors que les risques climatiques augmentent, et que les gouvernements élaborent de nouvelles politiques et de nouveaux règlements, les entreprises devront fournir de plus en plus d’informations financières (plus étoffées), y compris des informations sur les facteurs ESG. Des normes en matière de présentation d’information mondialement acceptées sont créées, et devront être respectées dans un avenir rapproché, ce qui aura pour effet d’ajouter des éléments dont il faudra tenir compte en fin d’exercice.
Chaque année, de nouvelles exigences en matière de présentation d’information apparaissent. Ceci étant dit, vous pouvez réutiliser les leçons tirées d’année en année. En adaptant les connaissances et les pratiques exemplaires, vous pouvez donner plus de pouvoir à votre équipe et créer une culture d’apprentissage et d’amélioration continue.
En raison du taux élevé de départs actuel, votre équipe pourrait avoir de la difficulté à maintenir une certaine continuité. Vous pouvez documenter les conclusions de l’auditeur, créer une base de données SharePoint interne en vue de documenter toute l’aide fournie pendant l’exercice et organiser des discussions de rétroaction. Quiconque consultera les audits ultérieurement aura des détails sur ce qui s’est passé auparavant. Et, surtout, vos dossiers financiers seront prêts à faire l’objet d’un audit.
BDO peut vous aider
Les membres de l’équipe des Services-conseils en comptabilité de BDO aident les entreprises à se préparer à l’audit de leurs dossiers financiers. Ils offrent une vaste gamme de services allant de la comptabilité courante aux opérations les plus complexes. Les professionnels des Services-conseils en comptabilité de BDO comprennent les besoins et les attentes des auditeurs en matière d’audit de livres. Ils connaissent également les défis auxquels font face les petites équipes de finances et soutiennent leurs membres en leur présentant des pratiques exemplaires.
L’équipe des Services-conseils en comptabilité rassemble des professionnels de diverses disciplines. Elle retient même les services de professionnels se spécialisant dans des domaines comme la fiscalité et les solutions technologiques pour aider votre entreprise. Cette approche témoigne de notre souplesse : nous ajustons notre offre de services selon la taille de l’entreprise.