La pandémie de COVID-10 a poussé les entreprises ontariennes de la construction à réagir promptement, mais elle les a également distraites de deux changements générationnels : le paiement rapide et l'arbitrage intérimaire.
Les changements législatifs, qui sont entrés en vigueur le 1er octobre 2019, transformeront l'industrie en exigeant des délais de paiement plus rapides et en mettant en œuvre un mécanisme de règlement de différends. Ces changements constituent la dernière étape d'un processus législatif de trois ans qui a commencé par le projet de loi 142. Dans cette importante mesure législative, le gouvernement de l'Ontario a modifié la Loi sur le privilège dans l'industrie de la construction pour cinq secteurs clés et a changé son nom pour la Loi sur la construction.
La plupart des changements sont entrés en vigueur en juillet 2018. Les exceptions, dont le paiement rapide obligatoire et le processus d'arbitrage intérimaire accéléré, mettent maintenant les entreprises de construction au défi de trouver du temps parmi leurs mesures liées à la COVID-19 pour mettre en œuvre le paiement rapide et l'arbitrage intérimaire. Ces changements sont permanents et exigent fort probablement que les entreprises ajustent leur fonctionnement, y compris leurs systèmes comptables.
Qu'est-ce que le paiement rapide et l'arbitrage intérimaire?
La réglementation pour le paiement rapide et l'arbitrage intérimaire est conçue pour accélérer le paiement tout au long des projets de construction et pour simplifier la médiation dans le cadre de différends.
Certains pays avaient déjà adopté des règlements semblables, et l'Ontario a été la première province à présenter ce type de loi au Canada. D'autres provinces, ainsi que le gouvernement fédéral dans le cas des projets financés par le gouvernement fédéral, mettent à jour leur loi ou envisagent de le faire. Compte tenu du fait que l'Ontario a été la première province, nombreux sont ceux qui examinent leur application pour tirer une meilleure compréhension de ce type de loi.
La réglementation de l'Ontario vise tous les projets de construction dans la province. Vu l'expansion de ce type de loi dans toutes les provinces ou territoires, les entreprises de la construction au Canada devront évaluer leur niveau de conformité.
Pourquoi l'Ontario a-t-elle instauré le paiement rapide et l'arbitrage intérimaire?
Les retards de paiement sont chose courante dans l'industrie de la construction, et les périodes de recouvrement sont augmentent constamment. Qui plus est, les liens étroits entre les intervenants de la chaîne de la construction amplifient l'incidence des retards de paiements. Si, par exemple, un promoteur retarde le paiement à un entrepreneur principal, le retard se répercutera sur les corps de métier du projet et les fournisseurs de matériaux.
Réglementation pour le paiement rapide
La réglementation pour le paiement rapide en Ontario se décline comme suit :
- Point de départ – L'entrepreneur facture le projet au propriétaire.
- Dans les 28 jours – Le propriétaire du projet doit payer la facture dans les 28 jours suivant sa réception. Le délai de 28 jours commence seulement si la facture est conforme aux exigences de la loi ontarienne.
- Dans les 7 jours – L'entrepreneur principal doit payer les sous-traitants au plus tard sept jours après réception du paiement du propriétaire. Le paiement doit être effectué à tous les sous-traitants dont les services ou les matériaux ont été inclus dans la facture de l'entrepreneur remise au propriétaire. Cette obligation s'étend à tous les sous-traitants, qui doivent également payer leurs propres sous-traitants dans un délai de sept jours.
Les délais sont désormais plus serrés pour les parties qui souhaitent contester une facture. Ils doivent remettre un avis de non-paiement dans un délai précis, même s'ils contestent seulement une fraction de la facture.
Règles d'arbitrage intérimaire des différends
Le nouveau processus d'arbitrage intérimaire en vertu de la Loi sur la construction est très structuré; il est conçu pour régler rapidement les différends et assurer la circulation des paiements entre les parties. En créant un processus de règlement des différends, le gouvernement espère également faire avancer les projets parallèlement au processus d'arbitrage des différends.
L'arbitre intérimaire a de vastes pouvoirs. Il peut trancher tous les différends concernant les avis de non-paiement, l'évaluation des services ou du matériel, les paiements dus en vertu d'un contrat, les demandes de compensation et le non-paiement des retenues. La liste des arbitres intérimaires est tenue à jour par l'Ontario Dispute Adjudication for Construction Contracts (ODACC), qui administre le processus d'arbitrage intérimaire.
Les différends sont censés être réglés dans les 46 jours. Les prolongations peuvent être convenues entre les deux parties ou accordées par l'arbitre intérimaire.
Le processus d'arbitrage intérimaire se déroule comme suit :
- Point de départ – L'entrepreneur ou le sous-traitant (en tant que partie qui renvoie à l'arbitrage) donne à l'autre partie un avis écrit d'arbitrage intérimaire.
- Dans les quatre jours – Les parties doivent s'entendre sur le choix de l'arbitre intérimaire, qui doit, lui, accepter d'entendre le différend, dans les quatre jours suivant la signification de l'avis.
- Dans les sept jours – Si les parties ne parviennent pas à s'entendre, l'ODACC nommera un arbitre intérimaire dans les sept jours suivant la date à laquelle les parties ne conviennent pas d'un arbitre intérimaire ou la date à laquelle l'arbitre intérimaire refuse d'entendre le différend.
- Dans les cinq jours – La partie qui renvoie à l'arbitrage doit communiquer l'avis d'arbitrage intérimaire et transmettre tous les documents justificatifs à l'arbitre intérimaire dans les cinq jours suivant l'acceptation ou la nomination de celui-ci.
- Dans les trois jours – La partie intimée doit répondre à l'avis et transmettre tous les documents justificatifs dans les trois jours suivant l'envoi par la partie qui renvoie à l'arbitrage.
- Dans les trois jours – La partie qui renvoie à l'arbitrage répond à l'avis de la partie intimée.
- Dans les 30 jours – L'arbitre intérimaire doit rendre sa décision et ses motifs dans les 30 jours suivant la réception des premiers documents justificatifs soumis par la partie qui renvoie à l'arbitrage. Il peut demander une prolongation de 14 jours. Pour juger l'affaire, l'arbitre intérimaire peut demander d'effectuer des visites sur place ou d'obtenir d'autres documents.
Comment puis-je me plier aux processus de paiement rapide et à l'arbitrage intérimaire?
Le paiement rapide et arbitrage intérimaire exigent des entreprises de l'industrie de la construction qu'elles agissent rapidement.
Afin d'assurer un paiement rapide, prenez connaissance des nouveaux délais obligatoires pour l'envoi des factures et des avis de non-paiement. Vu l'importance de procéder rapidement, les entreprises devraient envisager de remplir leurs formulaires à l'avance pour chaque sous-traitant et chaque fournisseur.
Pour préparer l'entreprise à un arbitrage intérimaire en temps réel, prévoyez la possibilité qu'un arbitrage survienne pour tout contrat. Par le passé, les parties à un différend pouvaient passer des mois, voire des années, à recueillir des éléments de preuve. Dans le cadre de l'arbitrage intérimaire, les deux parties doivent pouvoir accéder à leurs documents à tout moment. La tenue des dossiers et la comptabilité doivent être exactes, solides et numérisées.
La technologie peut-elle m'aider à réagir?
La technologie aidera les entreprises de construction à s'adapter aux nouveaux échéanciers, mais on ne parle pas ici de la technologie de construction rendue célèbre par les capteurs et la modélisation de l'information des bâtiments. Il faut désormais porter attention aux services administratifs. De nombreuses entreprises n'ont pas encore procédé à la mise en place des systèmes qui les aideront à respecter ces délais stricts.
La technologie choisie changera selon l'organisation. Certaines entreprises devront investir dans de nouveaux systèmes, souvent pour compléter leurs systèmes actuels. D'autres seront surprises de découvrir que leurs systèmes peuvent faire le travail, mais qu'ils n'ont pas été configurés ou intégrés à l'interne pour permettre de respecter les nouveaux échéanciers. Finalement, la plupart des entreprises devront également ajuster leurs flux de travail, soit en simplifiant leurs processus pour réduire les délais de paiement et d'arbitrage intérimaire, soit en s'adaptant aux nouvelles technologies.
Par où commencer?
D'ordre général, les entreprises de construction devraient commencer par trois mesures immédiates :
- Comprendre le paiement rapide et l'arbitrage intérimaire au sein de leur province ou territoire
- Revoir leur mode de fonctionnement
- Évaluer les systèmes, les capacités et les flux de travail actuels par rapport aux nouvelles exigences
Dans le cadre de l'évaluation, il faut se concentrer sur la gestion des contrats et de la documentation. Prêtez attention au processus d'approbation interne, ainsi qu'aux flux de travail liés aux avis et aux détails de facturation. Avec le temps, les plus petits détails aideront les entreprises de construction à respecter ces délais et à les préparer à gagner en cas de différend.