Renseignements sur l'organisation
Sous la pression des nouveaux venus dans l'économie numérique, qui bouleversent le paysage du secteur, de même que des gouvernements et des organismes de réglementation qui cherchent à favoriser l'adoption de systèmes de mesure intelligents, Newmarket-Tay a opté pour un modèle d'affaires entièrement numérique afin de surmonter ses difficultés et de créer des possibilités.
Newmarket-Tay Power Distribution Ltd. (NTPDL) fournit de l'hydroélectricité à quelque 35 000 clients dans la ville de Newmarket et le canton de Tay. Grâce à l'acquisition récente de Midland Power Corp., NTPDL a porté le nombre de ses clients à 42 000.
La mission de NTPDL est d'être une société efficace sur les plans opérationnel et financier, tout en fournissant des services sûrs et fiables. Chaque jour, l'entreprise de services publics met la sécurité au premier plan, offre un excellent service à la clientèle et fournit de l'électricité à l'ensemble de ses clients.
La difficulté : le système existant
Le système existant de NTPDL présentait de nombreuses difficultés :
- Incapacité à extraire facilement de l'information et à consulter des rapports détaillés en temps opportun;
- Mises à jour et correctifs exigeants en temps et en coûts;
- Intégration limitée au système d'information sur les clients de NTPDL servant à établir les factures de services publics;
- Comptabilité des immobilisations corporelles tenue dans Excel.
Il fallait que NTPDL remplace son progiciel de gestion intégré (PGI) par une solution infonuagique moderne et robuste offrant une plateforme numérique capable de surmonter les défis immédiats, qu'ils soient internes, sectoriels ou liés aux gouvernements. La solution devait permettre l'intégration complète de composantes en finances, en gestion du travail, en facturation des clients et en saisie de données, de même que la rationalisation de la gestion de chaîne d'approvisionnement et des contrôles des stocks de matériel.
La solution et la technologie : un nouveau système intelligent
En 2018, l'équipe des Services de consultation en technologie de BDO a fait équipe avec NTPDL et proposé une solution intelligente. Composé de Microsoft Dynamics, de JobCost et de BDO Fixed Asset Auto Creator (FAAC), le système entièrement intégré permet un flux de données continu, et beaucoup plus :
- JobCost permet d'obtenir les coûts réels et prévus de la main-d'œuvre, du matériel et des équipements;
- Le FAAC crée automatiquement des catégories d'actifs pertinentes pour les travaux imputables aux immobilisations réglementés, conformément aux PCGR, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs;
- Les revenus perçus auprès des clients suivis dans le système d'information sur les clients et les transactions connexes sont intégrés en temps réel dans le progiciel de gestion intégré actualisé;
- Grâce à l'automatisation complète de ses modules, de l'estimation du coût des projets à la capitalisation en passant par la gestion des travaux, NTPDL a tout ce qu'il faut pour relever et surmonter les défis de son secteur, et pour se concentrer sur ses activités de base, c'est-à-dire fournir de l'électricité à sa clientèle de manière efficace.
L'avantage : la transformation numérique
La mise en œuvre de la solution intelligente de BDO, fondée sur Microsoft Dynamics, a permis d'accroître l'efficacité, de rationaliser les processus et d'améliorer la production de rapports en plus d'offrir bien d'autres avantages.
- Plutôt que d'utiliser Excel, la nouvelle plateforme technologique de NTPDL peut exploiter la puissance d'outils comme Power Bi pour préparer des rapports sur les IRC.
- La réduction des saisies manuelles de données répétées a entraîné une augmentation de l'exactitude et des gains d'efficacité.
- Le nouveau système financier intégré a considérablement accru les capacités de production de rapports en temps réel.
- Les immobilisations sont créées dans un système intégré, directement à partir de chaque projet, à l'aide de l'outil FAAC.
- Il est maintenant facile d'imputer les coûts et les charges aux projets au moyen du calcul automatique des charges.
- Il est également facile d'imputer le temps des employés et le temps d'opération à un projet et à la paie sans avoir à réintroduire les données sur les coûts d'un projet dans un système de paie.
- La technologie incorporée dans Microsoft SQL a simplifié la maintenance et la mise à niveau des infrastructures sous-jacentes, permettant ainsi un passage sans heurt aux investissements dans les TI axés sur les PaaS et les SaaS.
« ...Peu importe les obstacles ou les défis, les Services de consultation en technologie de BDO étaient toujours là pour nous aider. En plus de nous offrir un vaste ensemble de connaissances et d'expériences, BDO a aidé à diminuer nos charges d'exploitation, à accroître nos capacités de production de rapports et à améliorer notre veille stratégique, en plus de rendre nos processus d'affaires plus efficaces. »
~ Newmarket-Tay Power Distribution
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