Les perturbations à grande échelle causées par la pandémie de COVID-19 ont donné aux entreprises du monde entier l’occasion d’accélérer leur transformation numérique, à commencer par celle du milieu de travail. Un récent sondage mené auprès des clients de BDO a révélé que la plupart d’entre eux considèrent la transformation numérique comme l’une de leurs plus grandes priorités.
Pour les petites et moyennes entreprises qui veulent prospérer dans un monde où tout change rapidement, l’informatisation du milieu de travail est devenue incontournable. Dans cet article, nous présentons des mesures et des stratégies que vous pourriez adopter afin de placer votre entreprise sur la voie du succès.
Premiers pas
Au moment d’amorcer la transformation numérique de votre entreprise ou de revoir ses priorités, nous vous recommandons de commencer par faire le point sur sa culture organisationnelle et son désir de transformation ainsi que sur la manière dont la technologie peut améliorer votre chaîne de valeur.
En général, la transformation numérique s’accompagne de bouleversements majeurs; il faut, par exemple, redéfinir les modèles d’affaires, notamment en ajoutant de nouveaux produits ou services. Cependant, la meilleure façon de démarrer votre transformation numérique consiste à effectuer des changements mineurs mais efficaces qui résoudront les problèmes auxquels votre entreprise ou vos clients font face au quotidien.
Dans un premier temps, nous suggérons aux entreprises d’établir la liste des obstacles qu’elles essaient d’éliminer, par exemple :
- À quels irritants vos clients sont-ils confrontés avant, pendant et après leurs achats auprès de votre entreprise?
- Quelles demandes de vos clients n’arrivez-vous pas à satisfaire?
- Quels sont les irritants que vos employés ne cessent de mentionner à propos des activités courantes?
Cette liste devrait être revue par toutes les parties prenantes afin de s’assurer qu’elle est exhaustive et pertinente. Une fois la liste initiale dressée, nous recommandons aux entreprises d’évaluer chaque réponse selon les trois critères clés suivants :
- Est-ce qu’elle concorde avec les objectifs stratégiques de votre entreprise? L’élimination de ce problème aidera-t-elle l’entreprise à réaliser son plan stratégique au cours des 12 à 18 prochains mois?
- Est-ce que le rendement du capital investi correspond à vos attentes, soit sous forme de revenus, de gain d’efficacité ou de valeur intangible (p. ex., satisfaction du personnel ou de la clientèle)?
- L’entreprise peut-elle, seule ou avec une aide extérieure, mettre efficacement en œuvre les changements suggérés?
Pour faciliter l’adoption d’une stratégie numérique, vous devriez passer en revue les pratiques exemplaires, organiser des dîners-conférences et élaborer une campagne de communication qui soulignera les avantages de la transformation à la fois pour l’entreprise et pour les employés.
La transformation ne nécessite pas forcément une refonte complète de tous les systèmes en même temps. Certains éléments présentant un risque faible et donnant d’excellents résultats peuvent être traités lorsque vous élaborez la feuille de route de la numérisation, processus qui prend environ trois à quatre mois. Il convient de noter que la durée de cette phase peut varier. Cependant, vous pouvez profiter de ce temps pour apporter certaines améliorations et créer une structure ainsi qu’une feuille de route numériques qui généreront des résultats positifs à long terme.
Stratégies d’informatisation courantes
D’après notre expérience auprès des petites et moyennes entreprises, la modernisation numérique du milieu de travail peut être entreprise de plusieurs façons. Voici quelques-unes des stratégies les plus couramment adoptées :
- Outils numériques de collaboration – Les confinements généralisés imposés au début de la pandémie ont obligé les entreprises à adopter immédiatement des outils technologiques de collaboration, comme Zoom, Slack et Google Docs, afin de favoriser la collaboration entre leurs employés. L’adoption de ces plateformes a été une réaction immédiate à la pandémie et elle ne cesse de gagner en importance.
- Solutions de gestion des relations clients – Au vu de l’évolution des attentes et des comportements d’achat de leurs clients, un grand nombre d’entreprises ont adopté des outils de mobilisation de la clientèle afin de favoriser une communication bidirectionnelle avec elle. Grâce à des échanges dynamiques et instructifs avec leurs clients, les entreprises peuvent mieux évaluer la demande et améliorer l’expérience client.
- Stratégies infonuagiques – La mise en œuvre de stratégies infonuagiques évolutives et souples aide les entreprises en pleine croissance à se doter d’une infrastructure informatique capable d’évoluer avec le reste de l’entreprise, sans le coût additionnel du matériel.
- Système de planification des ressources de l’entreprise (« ERP ») – Choix populaire parmi les entreprises, un système ERP génère des retombées pour l’ensemble de l’entreprise, de la comptabilité aux ressources humaines. Il s’agit de la solution la plus chère, mais aussi de celle qui a la plus grande portée en matière de productivité et de réduction des coûts à long terme.
Leçons apprises
Le risque qu’un investissement dans la technologie ne produise pas la valeur escomptée est très élevé. D’après notre expérience, les entreprises qui se concentrent sur les aspects suivants sont plus susceptibles d’obtenir les résultats visés :
- Promouvoir l’agilité du personnel et des processus – Toutes les entreprises veulent être agiles pour affronter des conditions qui changent rapidement. Les attentes des clients et les nouveaux concurrents semblent dicter les changements les plus déterminants. En vue de relever ces défis, vos processus doivent être adaptés et vos employés doivent être prêts, enclins et aptes au changement.
- Favoriser, encourager et récompenser l’innovation – Les entreprises de toutes tailles s’efforcent de promouvoir et de favoriser l’innovation. Si votre entreprise y parvient, elle peut devenir une chef de file du marché et forcer ses concurrents à passer à l’action.
- Déterminer les résultats et mesurer le rendement – La plupart du temps, on considère qu’un projet de technologie est réussi s’il est réalisé dans les délais impartis et le respect du budget. Cependant, les résultats doivent être mesurés plus globalement. Ce type d’investissement vise l’efficience, l’expérience client et bien plus.
- Gérer l’aspect humain du changement – Le déploiement d’une technologie touchera presque toujours une part importante des employés de votre entreprise. Normalement, la gestion des employés fait la différence entre obtenir ou non les résultats voulus. Pour cette raison, il est essentiel de créer une stratégie de gestion du changement à laquelle les employés participent.
Les avantages
Les avantages de la modernisation numérique ne se limitent pas au montant économisé ou au gain de temps : elle peut aussi accroître votre présence sur le marché.
Par exemple, les entreprises qui ne sont pas présentes en ligne (comme les détaillants) peuvent manquer des occasions d’affaires, étant donné que leurs fournisseurs ou leurs clients ne peuvent pas conclure une transaction avec elles. Par ailleurs, les attentes et les comportements des clients ont changé. Si vous n’avez pas les moyens d’échanger avec eux, vous pourriez donner l’impression d’être à la traîne par rapport à vos concurrents.
La rétention des talents passe aussi par l’adoption des dernières technologies. Vos employés pourraient être contrariés par l’absence d’investissement dans des technologies capables d’améliorer leur productivité ou de leur donner accès aux options de travail flexibles de plus en plus courantes sur le marché; ils seront alors plus enclins à quitter l’entreprise. Il sera également plus difficile d’attirer des employés si la technologie que vous utilisez est obsolète.
La transformation numérique peut aussi renforcer la mobilisation et la fidélité des clients, vous aider à être plus concurrentiel et à pénétrer de nouveaux marchés, accroître l’efficience ainsi que vous donner accès à des données en temps réel afin de prendre des décisions d’affaires plus efficaces et opportunes.
La nouvelle normalité est là. Agissez maintenant.
La modernisation numérique peut coûter cher. Le coût dépendra du nombre d’employés, de l’âge de vos systèmes actuels et de votre vision pour l’entreprise. Cependant, manquer le train de la numérisation peut être encore plus coûteux à long terme.
L’effet positif de la technologie sur votre chaîne de valeur est un facteur important à prendre en considération. Au lieu de suivre la tendance en vogue sur le marché, vous devriez créer une feuille de route numérique qui soit avantageuse. Une fois que vous aurez décidé de passer à l’action, vous devriez définir vos objectifs, déterminer quelles sont les parties prenantes et quels sont les obstacles auxquels elles se heurtent, puis établir les solutions qui leur seront les plus utiles.
Selon le rapport 2021 sur l’indice mondial du travail Microsoft, les chefs d’entreprise se portent mieux que leurs employés : 61 % des chefs d’entreprise contre 38 % des employés n’ayant aucun pouvoir décisionnel affirment se sentir épanouis. Par conséquent, il est essentiel que les entreprises comprennent l’équilibre entre productivité et épuisement de la main-d’œuvre.
Étant donné que les attentes et les habitudes des consommateurs ne cessent d’évoluer, la feuille de route numérique de votre entreprise doit tenir compte de ce qu’elles seront à l’avenir. Il pourrait s’avérer important pour votre entreprise d’intégrer une perspective de bout en bout pour obtenir une meilleure visibilité sur la chaîne d’approvisionnement et prendre ainsi des décisions judicieuses qui améliorent le service à la clientèle.
En même temps que la transformation numérique, il faut prêter attention à l’exposition au risque pour la sécurité. Une récente étude réalisée par le fournisseur de services technologiques NTT signale que les secteurs de la fabrication, des soins de santé et de la finance ont enregistré en 2020 une hausse du nombre de cyberattaques de 300 %, de 200 % et de 53 %, respectivement. Ensemble, ces trois secteurs ont été la cible de 62 % des attaques dans le monde l’an dernier, contre 11 % en 2019.
L’informatisation du milieu de travail est vitale pour les petites et moyennes entreprises, la complaisance n’étant plus possible pour celles qui veulent prospérer dans la nouvelle normalité.
Vous devez faire croître et évoluer votre entreprise? Nous sommes là pour vous aider.
La transformation numérique est un projet titanesque qu’il peut être difficile de mener à bien sans le bénéfice de conseils avisés. Comprendre comment la transformation concorde avec sa proposition de vente, sa culture et sa main-d’œuvre aidera votre entreprise à se mettre sur la voie de la réussite à long terme.
Les entreprises de taille moyenne se tournent vers nous pour obtenir des analyses de marché, des recommandations détaillées et de l’aide pour s’assurer que leurs dépenses en technologie généreront le rendement du capital investi ciblé. Les entreprises plus petites préfèrent généralement une approche autonome. Notre rôle consiste alors à accompagner et à guider l’équipe de direction afin que la transformation soit un succès. Communiquez avec nous pour en savoir plus.