Nos collègues de BDO USA ont publié la version originale de cet article le 27 octobre 2023 (en anglais). Vous pouvez également le lire ci-dessous.
Tandis que les chefs de file du secteur du capital-investissement adoptent diverses stratégies en vue de maintenir et d’étendre leurs activités, la présentation de rapports System and Organization Controls (« SOC ») est une approche qui attire de plus en plus l’attention. Les rapports SOC suscitent un intérêt grandissant, car ils permettent aux entreprises de protéger et d’accroître leurs activités en satisfaisant aux exigences de conformité de leurs clients grâce à une transparence accrue et à la communication efficace de processus de contrôles internes rigoureux. Les sociétés de portefeuille des fonds de capital-investissement et leurs partenaires d’exploitation se concentrent surtout sur le maintien de leur rendement financier et de leur chiffre d’affaires de même que sur la maximisation de leurs revenus (« BAIIA ») dans le but, ultimement, de réussir leur sortie.
Les rapports SOC démontrent la robustesse des contrôles internes d’une entreprise. Il existe une gamme complète de rapports SOC : SOC 1, SOC 2 et SOC 3, SOC pour la cybersécurité et SOC pour la chaîne d’approvisionnement. Le type de rapport SOC dont une entreprise a besoin dépend des occasions qui se présentent, des risques qu’elle cherche à atténuer et des parties prenantes auxquelles elle souhaite fournir une assurance. Ces rapports sont particulièrement utiles pour les sociétés de portefeuille qui recueillent beaucoup de données et traitent des renseignements confidentiels de clients, surtout celles qui exercent leurs activités dans les secteurs des technologies, des soins de santé et des services financiers ou dans des secteurs de convergence comme ceux de la technologie financière, de la technologie de la santé ou de la technologie de l’assurance.
Les clients et les autres parties prenantes des sociétés de portefeuille s’attendent de plus en plus à ce que ces dernières publient des rapports SOC, et pour cause : ces rapports offrent un aperçu des divers contrôles internes, notamment à l’égard de l’information financière, de la sécurité et de la disponibilité de l’information, de l’intégrité des processus, de la confidentialité et de la protection de la vie privée. Grâce à ces rapports, une société de portefeuille peut acquérir un avantage concurrentiel en établissant un lien de confiance avec ses parties prenantes et en leur démontrant sa valeur tout en renforçant ses contrôles internes, ce qui réduit les risques que surviennent des problèmes inattendus avant la sortie.
La certification SOC au service d’une stratégie de sortie réussie
Une sortie réussie repose sur des relations axées sur la confiance et la transparence avec les parties prenantes et les futurs investisseurs. Bien que les équipes de direction puissent exprimer des préoccupations courantes et compréhensibles en cours de production, les avantages initiaux et à long terme des rapports dépassent souvent largement leurs coûts.
Les préoccupations courantes relatives aux rapports SOC ainsi que les avantages qu'ils procurent au chapitre de la confiance à l'égard de l’environnement de contrôle d’une société de portefeuille et de l'atteinte des objectifs des entreprises sont décrits ci-dessous :
Préoccupations courantes concernant les rapports
La réalisation de certains audits SOC peut prendre jusqu’à 12 mois et elle exige que l’entreprise donne à l’auditeur un accès à ses systèmes et à ses données.
Avantages associés à la certification SOC
- Croissance des activités : Les entreprises qui prennent le temps de publier un rapport SOC sont à même de mieux démontrer la maturité de leurs contrôles internes, ce qui peut s’avérer une priorité pour les parties prenantes. Une entreprise est susceptible d’améliorer sa compétitivité et d’attirer de nouveaux clients grâce à la préparation d’un rapport SOC.
- Satisfaction des clients : De plus en plus, les parties prenantes s’attendent à la production de rapports SOC et les réclament. Pour assurer la satisfaction des clients et mériter leur confiance, il est important de tenir compte de la crédibilité additionnelle qu’offre un rapport SOC.
Préoccupations courantes concernant les rapports
Comme certaines sociétés de portefeuille ont du mal à justifier les coûts d’un rapport facultatif, ceux-ci peuvent représenter un obstacle.
Avantages associés à la certification SOC
- Protection des ventes et des revenus : Bien qu’ils exigent un investissement initial, les rapports SOC contribuent à assurer le maintien d’une clientèle fidèle susceptible d'y avoir recours dans le cadre d'évaluations annuelles des risques liés aux fournisseurs.
Préoccupations courantes concernant les rapports
Nombre de dirigeants de sociétés du portefeuille ne connaissent pas bien les rapports SOC et ne sont donc pas convaincus de leur valeur.
Avantages associés à la certification SOC
- Prévention des risques inutiles : En produisant un rapport SOC, les entreprises peuvent mieux atténuer les risques liés aux contrôles internes qui mettent en péril la confidentialité de données sensibles. La gestion rapide de ces risques contribue à ce que la sortie se déroule de façon sécuritaire et harmonieuse.
- Preuve de confiance : Un rapport SOC repose sur un examen concret réalisé par un tiers capable d’établir l’existence des contrôles nécessaires, ce qui contribue à accroître la valeur de l’entreprise avant la sortie.
- Conclusion des transactions : Un rapport SOC permet de repérer les lacunes opérationnelles et les faiblesses non corrigées des contrôles internes d’une entreprise et d'ainsi y remédier de manière proactive. En adoptant une telle approche, les entreprises peuvent accroître leur efficacité soutenir l’intérêt des investisseurs et bien se positionner pour conclure des transactions.
Avantages des rapports SOC pour les entreprises de capital-investissement
Les rapports SOC sont utiles non seulement aux équipes de direction des sociétés de portefeuille, mais aussi aux partenaires d’exploitation des fonds de capital-investissement. Voici leurs trois principales incidences sur ces parties :
Les parties prenantes doivent absolument avoir confiance en la capacité des sociétés de portefeuille des fonds de capital-investissement à respecter les exigences de conformité et à protéger les revenus de l’entreprise. Un moyen efficace d’établir une telle confiance consiste à demander à un tiers indépendant d’examiner les systèmes et les contrôles de l’entreprise et de produire un rapport à ce sujet. Cette évaluation externe permettra aux parties prenantes de vérifier la présence de contrôles internes robustes contribuant à la conformité ainsi qu’à l’acquisition et à la rétention de clients.
Les fonds de capital-investissement et leurs sociétés de portefeuille doivent adopter des contrôles plus stricts et faire preuve d’une plus grande transparence en raison de l’évolution rapide des cadres réglementaires et des exigences accrues des investisseurs potentiels. Grâce aux rapports SOC, les équipes de direction peuvent déterminer les moments et les endroits où leurs contrôles présentent des lacunes et ainsi réduire les imprévus susceptibles d'être engendrés par des risques opérationnels et financiers qui n’auraient autrement pas été atténués ou traités.
La détermination des risques avant la sortie permet aux équipes de direction des sociétés de portefeuille et à leurs partenaires d’exploitation de corriger et d’améliorer les processus internes avant la conclusion d’une transaction. Les rapports aident à réduire l’exposition de l’entreprise à la fraude et aux pertes financières ainsi qu’à respecter la réglementation au sein du secteur.
Les rapports SOC jouent un rôle considérable en soutien aux mesures de contrôle diligent. Une fois qu’un rapport est produit et que tous les problèmes cernés ont été résolus, il est important d’expliquer l’efficacité accrue des contrôles internes de la société de portefeuille aux investisseurs et aux acheteurs potentiels. Cette étape contribue à renforcer la confiance et ouvre la voie à une stratégie de sortie sûre.
La certification de tiers par l'entremise de rapports SOC donne aux acheteurs potentiels l’assurance que la société de portefeuille dispose de contrôles internes matures. Ces rapports constituent un outil précieux pour évaluer la santé de l’entreprise et valider de manière indépendante la suffisance de ses contrôles. L'examen approfondi de l’environnement de contrôle de l’entreprise qui en découle facilite alors le processus décisionnel lié aux investissements.