Déclaration de confidentialité

2 juillet 2020

BDO Canada s.r.l./S.E.N.C.R.L. est un cabinet membre de BDO International Limited et fait partie du réseau international de BDO de cabinets membres indépendants. Chaque cabinet membre est une entité distincte sur le plan juridique. Chaque cabinet membre peut avoir sa propre déclaration de confidentialité.

La présente politique de confidentialité ne concerne que BDO Canada s.r.l./S.E.N.C.R.L. et ses sociétés canadiennes affiliées (« BDO Canada »).

Collecte de renseignements

BDO recueille des renseignements personnels auprès de différentes sources aux fins des services qu'il fournit ou de ses activités opérationnelles internes. Par exemple, nous pourrions recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous retenez nos services ou auprès de votre employeur lorsqu'il retient nos services. Nous pourrions également recueillir des renseignements personnels auprès d'autres cabinets membres BDO que nous aidons. Nous pourrions aussi recueillir des renseignements personnels par l'entremise de tierces parties qui vérifient les antécédents et la cote de crédit pour notre compte. De plus, nous pouvons recueillir des renseignements personnels par l'entremise d'agences tierces d'analyse et de publicité qui nous aident relativement au marketing. Ces agences peuvent nous fournir des données relativement à vos activités en ligne sur d'autres sites où notre matériel publicitaire et de marketing est affiché.

Nous recueillons les renseignements personnels suivants :

  • Coordonnées, dont votre nom, votre titre, votre fonction, votre employeur, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et votre adresse postale.
  • Renseignements sur les visiteurs lorsque vous visitez nos bureaux ou participez à nos événements, comme votre nom, votre entreprise et la personne que vous avez visitée dans nos bureaux et l'événement auquel vous avez assisté.
  • Renseignements sur le mandat, notamment des renseignements sur les services que vous avez demandés ou les dossiers qui vous concernent.
  • Renseignements liés aux services, comme les renseignements que vous nous fournissez ou que nous produisons dans le cadre de la prestation de services. Ces renseignements peuvent comprendre des renseignements financiers concernant le conjoint et les personnes à charge, le bénéficiaire et la résidence ainsi que d'autres renseignements pertinents pour la prestation de services fiscaux, de planification successorale et de planification des affaires, des renseignements fiscaux lorsque nous fournissons des services-conseils en fiscalité ou en finance, des renseignements sur les employés, y compris les salaires et les avantages sociaux, lorsque nous offrons des services de restructuration et des services-conseils en gestion, et des renseignements sur les clients et les fournisseurs lorsque nous effectuons un audit ou aidons à la mise en œuvre des technologies de l'information.
  • Profil public, soit les renseignements que vous avez rendus publics, par exemple sur LinkedIn ou le site Web de votre entreprise.
  • Communications, soit le contenu de vos courriels, de vos messages vocaux et d'autres communications avec nous.
  • Préférences et intérêts en matière de communication, notamment lorsque vous vous inscrivez pour recevoir notre bulletin, nos mises à jour ou d'autres documents.
  • Rétroaction, notamment lorsque vous remplissez des sondages destinés aux clients ou des formulaires de rétroaction lors de nos événements.Renseignements sur le recrutement, notamment le CV, les références et d'autres renseignements que vous pouvez fournir si vous postulez un emploi ou un stage, ou que nous recueillons dans le cadre de nos activités de recrutement.
  • Renseignements liés à la vérification des antécédents, notamment le dossier de crédit, le casier judiciaire, les sanctions économiques et autres, les titres de compétences et d'autres renseignements sur les antécédents.
  • Renseignements fournis lors de l'inscription au portail, notamment l'adresse électronique, le mot de passe et les activités sur le portail client.
  • Renseignements sur les appareils et les navigateurs lorsque vous utilisez notre site Web www.bdo.ca, le microsite BDO Canada (comme notre portail client) ou les applications mobiles, notamment votre adresse IP, le navigateur utilisé, le fuseau horaire, le système d'exploitation, le type d'appareil, le modèle de matériel informatique, l'adresse MAC et les renseignements sur le réseau.
  • Renseignements sur la navigation lorsque vous utilisez notre site Web www.bdo.ca ou le microsite et les applications mobiles de BDO Canada, comme des données sur la consultation des hyperliens de notre site Web, les temps de réponse des pages, les téléchargements, la durée des visites et les interactions.
  • Renseignements marketing sur les interactions, notamment si vous avez ouvert l'un de nos bulletins électroniques, cliqué sur une publicité ou interagi avec l'un de nos documents de marketing.

Utilisation

Nous utilisons les renseignements personnels pour fournir des services à nos clients, répondre aux exigences juridiques et exploiter, commercialiser et améliorer nos activités. Raisons pour lesquelles nous utilisons vos renseignements personnels :

  • Service à la clientèle, notamment l'exécution d'audits, la préparation de déclarations de revenus et la prestation de services de consultation en gestion et d'autres services-conseils à nos clients et aux membres du réseau BDO.
  • Gestion des fournisseurs, notamment la gestion de la prestation de services que des tiers nous offrent ou qu'ils offrent à nos clients en notre nom.
  • Conformité aux lois et aux règlements, y compris les vérifications relatives aux conflits d'intérêts, au respect des lois contre le blanchiment d'argent, aux sanctions et à la tenue de livres et de dossiers exigés par la loi ou qui nous aident à respecter nos obligations juridiques et réglementaires.
  • Gestion des relations, comme l'établissement, le maintien et la gestion de notre relation avec vous ou votre employeur, ce qui peut comprendre l'ouverture d'un compte client, la comptabilité, la facturation, l'analyse des risques, la vérification des conflits d'intérêts et la personnalisation des services que nous vous offrons.
  • Développement des affaires, notamment les présentations aux clients et l'offre de services qui pourraient vous intéresser.
  • Recrutement, dont le traitement de votre demande d'emploi ou de stage, ou lorsque nous recrutons proactivement de nouveaux associés ou employés.
  • Communications, y compris la réponse à vos demandes d'informations, l'envoi de bulletins, de mises à jour ou d'autres documents, et la gestion de vos préférences.
  • Gestion des événements, comme la réservation de votre place à nos événements, les notes concernant les restrictions ou les choix alimentaires, et d'autres aspects liés aux événements.
  • Rétroactions, notamment les sondages auprès des clients, les commentaires sur les événements et les réponses à vos questions.
  • Sécurité, y compris le suivi des personnes qui ont eu accès à nos locaux et la protection de notre portail client contre l'utilisation abusive.
  • Gestion du site Web, y compris la surveillance de ce que les visiteurs de notre site Web, des microsites et des applications mobiles trouvent intéressant et la vérification de tout problème lié aux options et aux fonctionnalités.
  • Amélioration de nos activités, compréhension de ce que nos clients actuels et potentiels trouvent intéressant, amélioration de notre site Web, amélioration de notre façon de recourir aux fournisseurs pour des services ou pour offrir des services à nos clients.

Partage

Nous pourrions échanger des renseignements personnels afin d'offrir des services à nos clients, de respecter les exigences juridiques ou d'exploiter, de commercialiser et d'améliorer nos activités. Nous pourrions communiquer des renseignements personnels aux entités suivantes :

  • Cabinets membres de BDO, lorsqu'il est nécessaire de fournir des services transfrontaliers, de faire des recommandations, d'évaluer les conflits d'intérêts potentiels ou lorsque d'autres cabinets membres nous fournissent des services.
  • Fournisseurs de services, qui nous offrent des services de sous-traitance, qui nous épaulent pour le marketing, la publicité ou les événements, ou qui nous aident à fournir ou à gérer nos systèmes de technologie de l'information et de communication.
  • Fournisseurs de services de vérification, qui effectuent des vérifications à l'égard du crédit, des sanctions, de la criminalité ou de la lutte contre le blanchiment d'argent, et d'autres vérifications d'antécédents.
  • Clients, dans le cadre du produit des travaux, comme lorsque nos services sont retenus pour effectuer une vérification ou une enquête, ou pour préparer un rapport ou fournir des conseils, et que vos renseignements personnels sont pertinents pour le produit de ces travaux.
  • Fournisseurs de services d'analyse et réseaux publicitaires, qui effectuent l'analyse du rendement de notre site Web, des microsites et des applications mobiles et de vos intérêts, ou qui nous aident à diffuser de la publicité sur d'autres sites.
  • Intervenants d'urgence, personne à contacter en cas d'urgence ou autorités de la santé publique, au besoin, pour répondre à une situation d'urgence ou pour traiter un problème urgent de santé et de sécurité au travail ou une épidémie de maladies transmissibles.
  • Organismes d'application de la loi et organismes de réglementation, lorsque requis en vertu des lois applicables, notamment les déclarations pour la lutte contre le blanchiment d'argent, ou lorsque nous devons signaler une infraction aux lois.
  • Autres tiers, dans le cadre d'une transaction commerciale visant l'acquisition ou le transfert d'une partie de notre entreprise.

Consentement et autres bases juridiques

Nous pourrions recueillir, utiliser, partager ou traiter vos renseignements personnels pour plusieurs raisons. Notamment :

  • Avec votre consentement explicite ou implicite, y compris lorsque vous fournissez les renseignements personnels dans le cadre d'une demande de services ou de produit, lorsque vous fournissez les renseignements personnels à une fin précise ou lorsque nous vous demandons de consentir à l'utilisation de vos renseignements personnels à une fin ou aux fins énoncées dans la présente Déclaration de confidentialité.
  • Avec le consentement d'une personne autorisée à nous fournir les renseignements, comme votre employeur ou un tiers qui vous a fourni les renseignements et qui a le droit reconnu par la loi de nous les communiquer.
  • Lorsque nécessaire pour nous acquitter de nos responsabilités juridiques, par exemple lorsque nous devons effectuer un filtrage des clients, des vérifications relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent, ou pour d'autres fins juridiques et de conformité lorsque la loi nous permet de traiter des renseignements personnels avec votre consentement.
  • Pour répondre à des réclamations judiciaires faites à notre endroit.
  • Pour mener des enquêtes lorsque la loi nous permet de manipuler vos renseignements personnels sans votre consentement.

Nous pourrions utiliser vos coordonnées d'affaires pour communiquer avec vous dans le contexte de votre entreprise, votre poste, votre fonction ou votre profession sans votre consentement. Si nous vous envoyons des messages électroniques commerciaux, nous nous conformerons à la Loi canadienne antipourriel, sous réserve de toute exception nous permettant d'envoyer des messages électroniques commerciaux non sollicités. Vous pouvez vous désabonner des communications en tout temps.

Sécurité

Nous utilisons des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles qui sont conformes aux normes du secteur de la comptabilité et des services professionnels. Ces mesures de sécurité visent à protéger la confidentialité et l'intégrité des renseignements personnels en notre possession. Nous utilisons des contrats ou d'autres moyens pour obliger nos fournisseurs de services à protéger la confidentialité et l'intégrité des renseignements personnels que nous leur confions. Malheureusement, aucun système de mesures de sécurité ne peut garantir totalement la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels. Si vous partagez des renseignements de nature très délicate avec BDO Canada par voie électronique, veuillez nous en faire part pour que l'on trouve des méthodes de transfert de fichiers sécurisés.

Emplacement et conservation

Les renseignements personnels sont principalement conservés au Canada. Cependant, nous pouvons également faire appel à des fournisseurs de services ou demander l'aide de cabinets membres de BDO aux États-Unis et dans le monde entier, sauf lorsque nous sommes limités par des exigences juridiques ou contractuelles. Les lois d'autres pays peuvent ne pas être aussi restrictives que celles du Canada et les renseignements personnels détenus à l'extérieur du Canada peuvent être divulgués aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de réglementation de ces autres pays conformément à leurs lois.

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs visés par leur collecte. Nous conservons également des renseignements personnels pour respecter les obligations en vertu des lois et des exigences réglementaires applicables et pour tenir des dossiers en vue d'éventuelles poursuites ou enquêtes. La période de conservation varie selon la nature des renseignements détenus. Par exemple, nous pouvons conserver des renseignements à votre sujet tant que vous êtes un client. Nous pouvons conserver des renseignements propres à un dossier pendant la durée de prescription applicable pour les réclamations, qui peut être de 15 ans ou plus dans certains pays. En outre, les copies des données personnelles stockées dans nos sauvegardes électroniques peuvent être conservées jusqu'à ce qu'elles soient détruites conformément au cycle de vie ordinaire de nos sauvegardes.

Enfants et mineurs

Nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnels auprès d'enfants ou d'autres personnes de moins de 14 ans, sauf dans le cadre d'une mission auprès d'un client (p. ex., la préparation de déclarations de revenus, la planification successorale et d'autres raisons légitimes). Notre site Web et notre matériel de marketing sont réservés aux personnes qui ont atteint l'âge de la majorité dans leur province ou leur pays de résidence.

Témoins

Veuillez consulter notre Politique sur les témoins pour savoir comment nous utilisons les témoins de notre site Web www.bdo.ca. Veuillez également consulter la Politique sur les témoins ou d'autres politiques semblables pour tous les microsites ou applications mobiles de BDO Canada.

Vos droits

Les lois canadiennes sur la protection de la vie privée vous accordent certains droits. Veuillez consulter la section « Communiquer avec nous » pour obtenir les coordonnées de notre Bureau de la protection de la vie privée afin d'exercer ces droits.

  • Droits d'accès – Vous avez le droit de nous demander si nous avons recueilli des renseignements à votre sujet et d'obtenir l'accès à ces renseignements. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez envoyer une demande écrite à notre agent de protection de la vie privée. Nous vous demanderons des renseignements pour confirmer votre identité et nous vous demanderons peut-être de nous aider à décrire votre relation avec nous afin que nous puissions trouver les renseignements personnels pertinents. Veuillez noter que nous pouvons refuser de divulguer des renseignements personnels dans certains cas en vertu des lois applicables.
  • Correction – Vous avez le droit de nous demander de corriger tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet. Si nous ne sommes pas d'accord avec votre demande de correction, nous ajouterons à nos dossiers une note expliquant pourquoi nous refusons de corriger l'information. Nous vous recommandons de signaler tout problème lié à des renseignements personnels incorrects, incomplets ou inexacts au personnel de BDO qui vous aide. Toutefois, vous pouvez également en faire la demande à l'agent de protection de la vie privée.
  • Retrait du consentement – Vous avez le droit de nous demander de cesser de recueillir, d'utiliser ou de partager les renseignements personnels que nous détenons dans certains cas. Nous le ferons si nous n'avons aucune autre raison de détenir vos renseignements personnels. Vous pouvez vous désabonner de nos communications de marketing électronique en utilisant les liens de désabonnement fournis. Vous pouvez communiquer d'autres demandes de retrait du consentement du personnel de BDO qui vous assiste ou vous pouvez présenter une demande à l'agent de protection de la vie privée.
  • Plaintes – Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de notre agent de protection de la vie privée au sujet de notre conformité à la présente Déclaration de confidentialité ou aux lois applicables sur la protection des renseignements personnels. Nous vous encourageons à faire part de vos préoccupations au personnel de BDO qui vous aide. Toutefois, si vous déposez une plainte auprès du Bureau de la protection de la vie privée, nous ferons enquête et vous ferons part des conclusions de l'enquête.

Modifications

Nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité de temps à autre. Veuillez vous reporter à la date en haut de la présente Déclaration de confidentialité pour connaître la date de la version la plus récente. S'il y a un changement important à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, nous indiquerons les changements dans cette section.

Communiquer avec nous

Pour exercer vos droits ou déposer une plainte, veuillez communiquer avec nous :

Responsable de la protection de la vie privée
BDO Canada s.r.l./S.E.N.C.R.L./LLP, Bureau national
500-20, rue Wellington Est
Toronto (Ontario) M5E 1C5
Canada
Tel/Tél. : 416 865 0111 ou privacy@bdo.ca

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