L’entreprise
Après plus d’un siècle de succès en affaires, notre client, un fournisseur de solutions agricoles situé au Québec, voulait gagner en efficacité en procédant à la consolidation de certaines technologies. Pour l’aider, il a donné à BDO le mandat de mettre en œuvre le système Dayforce au sein de sa structure.
Le géant multidisciplinaire de l’agriculture a connu une croissance substantielle stimulée par une série d’opérations de repreneuriat. Il exerce maintenant ses activités dans 28 pays répartis sur tous les continents et compte un effectif d’environ 5 200 employés.
L’entreprise offre toute une gamme de produits et de services, notamment de génie rural, d’emballage alimentaire, de gestion des eaux et des déchets ainsi que de fabrication numérique. Elle effectue aussi des travaux de recherche et développement liés aux nouvelles technologies en robotique agricole.
Le défi
Après l’expansion soutenue de l’entreprise, ses activités sont devenues très complexes, puisqu’elles couvraient plusieurs emplacements, unités opérationnelles et gammes de services. Ses systèmes de gestion du capital humain cloisonnés sont alors devenus incohérents et obsolètes.
La décentralisation de la structure posait des défis importants pour la main-d’œuvre puisque la gestion de l’effectif se faisait par pays et qu’il n’y avait aucun système d’information harmonisé. Par conséquent, le siège social connaissait souvent mal les différentes plateformes utilisées, ce qui causait des inefficacités opérationnelles, des erreurs et des pertes financières attribuables à des contretemps.
Les processus manuels de saisie des heures, de gestion des quarts de travail et de génération de la paie des diverses équipes dans différents endroits étaient chronophages et sujets aux erreurs. L’entreprise avait du mal à faire le suivi des congés, ce qui a donné lieu à des paiements en trop et à d’autres erreurs qui ont entraîné le mécontentement d’employés et une plus grande charge de travail administratif.
L’entreprise se fondait sur des données fournies par le service des ressources humaines pour évaluer l’efficacité et la productivité de sa main-d’œuvre, un processus qui demandait beaucoup de temps sans pour autant donner des résultats fiables la plupart du temps.
De plus, les employés avaient aussi du mal à accéder à leurs renseignements, ce qui minait leur mobilisation et leur motivation.
En outre, l’entreprise peinant à se conformer aux lois et règlements en constante évolution des divers pays, elle risquait des pénalités.
La solution
L’entreprise a fait appel à BDO pour gérer la mise en œuvre de Dayforce, un système infonuagique complet de gestion du capital humain intégrant la planification de la main-d’œuvre et la gestion des coûts.
Jeter les bases d’une intégration réussie de Dayforce
Notre évaluation initiale a révélé qu’un travail préparatoire en profondeur offrant une bonne compréhension de ses processus avant la mise en œuvre de Dayforce bénéficierait à l’entreprise. En effet, sans une bonne connaissance des processus et de la structure organisationnelle, les avantages potentiels d’une telle mise en œuvre ne sont pas évidents.
Le rôle de BDO s’est donc grandement élargi, allant bien au-delà de la simple mise en œuvre d’un système standard. Notre équipe a fourni à l’entreprise des services-conseils sur la manière de simplifier ses opérations, relevé des lacunes dans ses systèmes de ressources humaines et contribué à une compréhension globale de ses systèmes et processus.
« Nous avons consacré énormément de temps à l’établissement de principes directeurs, à la normalisation des processus et à la mobilisation des parties prenantes à l’échelle de l’entreprise ou des différents emplacements », a indiqué Jesaiah.
« Il ne s’agissait pas d’une mise en œuvre normale. Elle était très complexe. Le client n’avait jamais exécuté de projet de cette envergure à l’échelle mondiale et comptait énormément sur nous pour le guider tout au long du processus. »
Nous avons tiré parti d’une stratégie en quatre étapes pour assurer la transition en douceur du client vers Dayforce et l’intégration efficace du système.
Nous avons commencé par une analyse en profondeur des systèmes et processus existants de toutes les unités de l’entreprise agricole et découvert des possibilités d’amélioration. Une bonne compréhension des éléments de base est une étape cruciale pour établir une feuille de route.
Lors de notre évaluation, nous avons pris en compte les commentaires d’intervenants clés pour avoir une perspective globale des besoins opérationnels de l’entreprise. Notre contribution a été essentielle pour rassembler ces personnes venant de diverses unités fonctionnelles et opérationnelles, faciliter le dialogue et favoriser la collaboration en vue de l’adoption d’une solution unifiée.
Nous avons élaboré un plan de mise en œuvre sur mesure et contribué à son exécution. L’objectif était de veiller à l’intégration harmonieuse avec les systèmes existants, y compris le programme de planification des ressources de l’entreprise, pour éviter toute perturbation de la gestion, des tableaux de bord, des rapports et de la production. Pour ce faire, nous avons procédé à un examen approfondi de l’architecture actuelle des systèmes et relevé tout élément pouvant entraîner des répercussions, défis et possibilités.
Nous avons travaillé avec les équipes internes dans le cadre d’un processus collaboratif pour comprendre les besoins, les flux de travail et les objectifs particuliers.
Nous offrons une formation approfondie et du soutien à la gestion du changement pour faciliter l’adoption et l’utilisation de Dayforce par l’entreprise et bien anticiper les répercussions sur ses gens et ses processus. En agissant de façon préventive, nous pouvons nous attaquer rapidement aux défis pour assurer une mise en œuvre harmonieuse.
« Notre approche de la gestion du changement consiste notamment à nous mettre à la place actuelle de nos clients et de leur personnel, puis à les aider à comprendre en quoi leur avenir sera différent », a déclaré Jesaiah.
“We equip them with the right training and communication strategy that teaches them what life will look like after we deploy our technology so that once we go live, these users are well-equipped to thrive under the new ways of working.”
Dayforce offrira des services continus de surveillance et d’optimisation à notre client pour que le système évolue conformément à ses besoins changeants.
Nous collaborons étroitement avec l’équipe de Dayforce pour nous assurer qu’elle comprend bien les besoins de notre client et tenir ce dernier informé de chaque nouveauté, étape et défi. Cette approche proactive est essentielle pour faciliter un soutien efficace après le déploiement.
Le résultat et les avantages
Grâce à une mise en œuvre de Dayforce orchestrée par BDO, notre client est en bonne voie d’avoir surmonté ses défis de gestion de la main-d’œuvre pour réaliser des gains d’efficacité opérationnelle et des économies, et améliorer la conformité et la satisfaction des employés.
Notre soutien a permis à l’entreprise de se pencher sur les problèmes immédiats tout en jetant les bases d’une croissance durable dans le secteur de la fabrication numérique.
La mise en œuvre de Dayforce devrait entraîner les améliorations importantes exposées ci-dessous.
Économies de coût
Selon les estimations, le client devrait récupérer entre 3 % et 5 % de sa masse salariale.
Avec la consolidation de ses 12 plateformes différentes en un seul système de gestion du capital humain, le client constatera aussi une diminution notable de ses coûts de possession. La mise en œuvre de pratiques plus efficaces de planification rehaussera la mobilisation des employés grâce aux charges de travail mieux équilibrées et à la réduction des heures supplémentaires, qui entraînera d’ailleurs également des économies.
De 12 plateformes de gestion du capital humain à Dayforce pour n’avoir qu’un seul système à l’échelle mondiale.
Amélioration de l’exactitude de la paie
Simplification de la planification
Plus grande conformité
Mobilisation accrue des employés
Composer avec le milieu de travail moderne
Le stress et le changement entraînent l’épuisement des employés.
Les entreprises ont besoin de solutions.
Personne-ressource
Attaquez-vous aux problèmes complexes de gestion de la main-d’œuvre grâce à une mise en œuvre de Dayforce orchestrée par BDO. Notre équipe compte d’anciens employés de Dayforce ayant une grande expérience de la plateforme et de ses applications. Dans chacun de nos mandats, nous avons recours à des pratiques exemplaires qui remettent en question le statu quo et favorisent l’innovation et l’amélioration.
Notre philosophie : ce ne sont pas les technologies qui favorisent le changement, mais la façon dont elles s’harmonisent aux besoins des entreprises et de leurs gens. Nous voyons le déploiement des technologies comme une transformation organisationnelle appuyée par une stratégie de gestion du changement solide incitant les utilisateurs finaux à les adopter.
Planifiez une consultation gratuite pour aborder vos besoins associés à la main-d’œuvre.
Communiquez avec nous pour en savoir plus :
Jesaiah Mills, Associé et chef national, Expérience employé
Elida Eid, Directrice principale, Services-conseils en technologie, Expérience employé
Sagor Roy, Directeur principal, Services-conseils en technologie, Expérience employé
