Stratégies pour réduire les risques et les coûts associés aux voyages d’affaires à court terme

juillet 2017

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L’expansion d’une entreprise à l’étranger est un processus complexe qui doit être réalisé de façon stratégique pour réduire le risque au minimum, limiter la charge fiscale potentielle et maximiser les profits. Notre série Vendre sur le marché mondial vise à donner aux sociétés canadiennes les conseils dont elles ont besoin pour réduire le risque au minimum, limiter l’exposition et s’ouvrir avec succès aux marchés mondiaux. Dans ce quatrième article d’une série de cinq, nous faisons le tour de quelques stratégies pour réduire les risques et les coûts associés aux voyages d’affaires à court terme.

Lorsqu’elles étendent leurs activités à l’extérieur du pays, de nombreuses entreprises canadiennes doivent composer avec des difficultés imprévues en matière d’emploi. Les questions fiscales, les enjeux liés aux lois sur l’immigration et les coûts imprévus peuvent compliquer un projet d’expansion. Que votre expansion consiste à vendre aux États-Unis, à ouvrir un bureau à l’étranger ou à établir des installations de production outremer, vous devez tenir compte de plusieurs aspects essentiels associés à la mobilité de votre personnel.

Constituer une main-d’œuvre mobile

Dans le cadre d’une expansion internationale, les employés canadiens d’une entreprise peuvent être appelés à voyager pour différentes raisons. Par exemple, lorsqu’une entreprise étend ses activités sur de nouveaux marchés, des employés d’expérience doivent parfois se déplacer pour rencontrer des clients potentiels, mener des missions exploratoires et déterminer les marchés locaux où elles seront exercées. En cours d’expansion, les employés canadiens peuvent se retrouver sur un territoire étranger pour établir les activités locales, transférer leurs connaissances et assurer la formation et le perfectionnement du personnel local. L’entreprise pourrait également faire appel à des employés canadiens pour pourvoir temporairement des postes importants.

Chacun de ces déplacements transfrontaliers peut créer des situations complexes en matière d’impôt et de risques. Pour atténuer ces risques, les employeurs peuvent prendre certaines mesures de façon proactive. À cet effet, une mesure importante consiste à prendre connaissance des lois du territoire étranger sur l’immigration et le travail pour s’assurer de bien les observer. En pratique, de nombreuses personnes voyageant pour affaires à court terme ne s’enregistrent pas auprès des autorités locales. Cependant, les entreprises devraient s’assurer que les permis de travail et autres ententes légales sont en vigueur avant que l’affectation ne commence. En cas de manquement à la réglementation sur l’immigration, le voyageur s’expose à des retards au poste frontalier, à un refus d’entrée, à de lourdes amendes, à l’expulsion, voire à une peine d’emprisonnement.

Pour se protéger, l’entreprise peut également mettre en place une politique relative aux affectations internationales ou recourir à des lettres d’affectation officielles. En adoptant des politiques normalisées en matière d’affectation internationale, l’entreprise peut gérer plus efficacement sa main-d’œuvre mobile et les coûts y afférents, faciliter son observation des lois en matière de fiscalité et d’immigration et assurer le perfectionnement et la rétention de ses meilleurs employés. Par ailleurs, il est important que l’affectation tienne compte des besoins de l’employé. Que celui-ci emmène sa famille avec lui ou qu’il retourne chez lui régulièrement pour remplir des obligations à la maison, et que la réaffectation vise à répondre aux besoins de l’entreprise ou à faire avancer la carrière de l’employé, une évaluation complète des besoins s’impose. L’entreprise peut ainsi s’assurer que l’employé est un bon candidat à l’affectation internationale. Une affectation qui se déroule mal pour un employé peut menacer l’intégralité du projet ou de la mission, voire entacher la relation entre l’employé et son employeur. Quant aux lettres d’affectation officielles, elles indiquent généralement les conditions régissant l’affectation, de même que les responsabilités de l’employé et de son employeur. Puisque les deux parties doivent signer la lettre pour confirmer qu’elles acceptent les conditions qui y sont énoncées, celle-ci constitue une excellente mesure de protection pour l’entreprise.

Toute entreprise doit se doter d’un processus pour savoir quels employés sont en déplacement ou en affectation à l’étranger, le cas échéant. De nombreuses entreprises ont du mal à suivre les déplacements pour affaires de courtes durées de leurs employés, ce qui peut éventuellement entraîner des complications sur le plan de la fiscalité et de l’immigration. L’entreprise peut réduire considérablement son exposition au risque en effectuant un suivi des employés en déplacement et en mettant en place des processus et des procédures d’observation, par elle-même et par ses employés, des lois en matière de fiscalité et d’immigration.

Composer avec les difficultés liées à l’impôt des particuliers

Pour les employés, les activités à l’étranger peuvent être une source de questions fiscales complexes et potentiellement significatives. S’assurer de l’observation des lois sur l’impôt des particuliers des employés, dans les deux juridictions (canadienne et étrangère), est l’un des aspects les plus importants à surveiller. C’est une tâche difficile, mais nécessaire. Si l’entreprise attend qu’un problème surgisse avant de réagir, les coûts peuvent être très élevés pour mettre le dossier en ordre.

De nombreuses entreprises croient que si l’employé passe 183 jours ou moins à l’extérieur du Canada, il n’aura aucun impôt à payer sur le territoire étranger en question. C’est faux.

La durée du séjour est effectivement un facteur à considérer, mais ce n’est pas le seul : il y a aussi le statut de résidence de l’employé, les lois sur l’impôt au Canada et dans l’autre pays et, le cas échéant, la convention fiscale entre les deux pays. La plupart des conventions fiscales avec le Canada prévoient une exemption d’impôt pour les séjours de 183 jours ou moins; elles tiennent également compte de la rémunération de l’employé, de l’emplacement de l’entité juridique qui se voit imputer les charges de l’employé, et du fait que l’entité juridique ait ou non un établissement stable dans l’autre pays. À la lumière de tous ces facteurs, il est possible que l’employé soit assujetti à l’impôt étranger dès son arrivée dans l’autre pays, peu importe la durée de son séjour.

Ce qui complique encore plus les choses, c’est que certains pays exigent que l’employé produise une déclaration de revenus, et ce, même s’il n’a aucun impôt à payer. Si l’employé ne le fait pas, il s’expose à des pénalités et à des intérêts et, dans certains cas, il pourrait même être passible de sanctions pénales, voire une peine d’emprisonnement.

Pour répondre à certains de ces risques, il est essentiel pour l’entreprise et ses employés de prendre les devants au chapitre de l’observation des lois fiscales. À cet égard, les entreprises ont intérêt à consulter un fiscaliste spécialisé en mobilité internationale. Il pourra se pencher sur les conséquences fiscales au Canada et à l’étranger qui surgissent lorsqu’un employé à « risque élevé » travaille à l’étranger, et ainsi déterminer, puis communiquer ces conséquences et les stratégies de planification fiscale appropriées et s’assurer que les lois fiscales sont bien observées.

La paie d’une personne en affectation internationale

Toute entreprise qui étend ses activités à l’étranger se doit de régler la question de la paie. De nombreuses entreprises ont du mal à composer avec cette question en raison de la complexité de la réglementation fiscale canadienne et étrangère. Il n’existe pas de solution unique pour établir une structure de paie internationale. De plus, de nombreux fournisseurs de services de paie canadiens et étrangers ont peu d’expérience avec la paie internationale et les questions qui y sont associées. Par conséquent, il vaut mieux faire appel à un fiscaliste spécialisé en mobilité internationale, qui pourra gérer les questions liées à la paie des employés en affectation à l’étranger.

L’entreprise devrait au minimum mettre en place un système de paie pour l’employé affecté, de manière à ce que les retenues à la source soient effectuées correctement, puis déclarées et remises aux autorités compétentes au Canada et dans l’autre pays. Une bonne structure de paie permet non seulement d’assurer la conformité, mais également de réduire les coûts généraux associés à la paie et les problèmes de flux de trésorerie, tant pour l’employé que pour son employeur. L’entreprise doit aussi respecter les objectifs personnels de l’employé en affectation, par exemple en versant les paiements dans la monnaie appropriée, en maintenant l’inscription dans le système canadien d’assurance sociale ou en continuant à cotiser au régime de retraite dont elle est le promoteur au Canada.

Difficultés liées à l’impôt des sociétés

Peu d’entreprises le savent, mais lorsqu’un employé est envoyé dans un pays étranger pour y travailler au nom d’une entité canadienne, cette dernière risque malgré elle de créer un établissement stable dans ce pays. Résultat : l’employé canadien et son employeur peuvent être assujettis à l’impôt, de même qu’à de lourdes exigences de déclaration dans le pays étranger. De nombreux employeurs l’apprennent seulement qu’après que les employés concernés soient déjà en affectation depuis quelque temps. Il est donc important de passer en revue la nature des activités des employés à l’étranger afin de déterminer si un établissement stable a été créé ou non.

Il existe un moyen d’éviter que l’employeur soit exposé à des conséquences fiscales négatives : la mise en place d’une entente de détachement. D’une part, ce type d’entente peut éviter à l’entreprise de créer, malgré elle, un établissement stable et d’avoir à se soumettre à des exigences de retenue sur les paiements intersociétés. D’autre part, elle peut aider l’entreprise à observer les exigences en matière de déclaration de paie dans son pays et dans le pays hôte.

L’entreprise devrait également tenir compte des questions suivantes relatives à l’impôt des sociétés :

  • Position en matière de déclaration de revenus des sociétés
  • Conséquences liées aux prix de transfert
  • Répartition de la charge de rémunération pour services rendus
  • Gestion des écritures internes et de toute retenue fiscale éventuelle des sociétés
  • Taxe sur la valeur ajoutée (TVA/TPS)

Au Canada, les autorités d’immigration, l’ARC et les commissions du travail communiquent de plus en plus d’information entre elles, et on observe une augmentation des activités d’application de la réglementation, par exemple les vérifications sur la paie et les prix de transfert. Tout manquement lié à l’un de ces aspects peut avoir une incidence directe sur un autre aspect. Dans un monde où les marchés sont de plus en plus connectés, et où la communication de l’information ne connaît plus de frontières, la conformité est devenue un élément incontournable pour toute entreprise qui exerce des activités internationales.

Étendre ses activités à l’étranger en adoptant la bonne méthode pour gérer la mobilité du personnel

En établissant, puis en mettant en place des politiques et des processus appropriés, les entreprises peuvent réduire efficacement les risques fiscaux associés aux déplacements à l’étranger tout en appuyant leur stratégie commerciale et en réduisant leurs coûts. Que les affectations soient de courte ou de longue durée, et qu’elles aient lieu aux États-Unis ou outremer, il est important de se doter d’un processus bien conçu pour conclure chaque transfert de façon optimale et en temps opportun tout en limitant les coûts et les risques.

En plus d’appliquer les stratégies d’atténuation des risques dont nous avons fait mention ci-dessus, les entreprises ont également intérêt à nommer une personne chargée de l’application uniforme des contrôles et des processus. Cette personne devra mobiliser les principales personnes d’influence de l’entreprise, tout particulièrement dans les ressources humaines, les services juridiques et d’immigration, les services en fiscalité, la paie, les finances, la comptabilité et les unités fonctionnelles, pour favoriser la discussion en matière de mobilité internationale avec elles et les inciter à effectuer les changements qui s’imposent.

Pour une entreprise, la gestion du personnel à l’étranger est un sujet qui doit être abordé avec soin et clairvoyance. Les questions liées à l’impôt et à l’immigration, de même que la hausse des risques et des coûts dépassent parfois les prédictions ou les budgets des entreprises et peuvent entraîner des conséquences à long terme sur leurs activités à l’étranger. Si vous avez besoin d’aide et de conseils pour composer avec ces difficultés, veuillez communiquer avec votre conseiller BDO.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :

Debra Moses
Associée, chef de services en fiscalité pour les expatriés

Collaborateurs :

Joanne Sun
Associée, services en fiscalité internationale

Doreen Buksner
Directrice principale, Services-conseils en immigration


L’information contenue dans cette publication est à jour en date du 8 juin 2017.

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