Utilisez-vous plus d'une société (ou d'autres entités comme des fiducies ou des sociétés de personnes) à des fins professionnelles? Par exemple, avez-vous recours à des frais de gestion pour facturer des dépenses de gestion à ces entités? Ou encore, facturez-vous des frais de gestion à d'autres entités pour des services rendus? Si tel est le cas, pour que ces frais soient déductibles aux fins de l'impôt sur le revenu, il est important de retenir ces quelques éléments.
Pour que les frais de gestion puissent être admis à titre de déduction du revenu imposable, les trois critères suivants doivent être respectés :
- Le montant des frais facturés doit être raisonnable;
- Les frais de gestion doivent être engagés dans le but de tirer un revenu;
- Il doit y avoir une obligation légale de payer les frais.
L'Agence du revenu du Canada (« ARC ») sait que certaines entités utilisent les frais de gestion pour éliminer ou réduire leurs impôts en transférant des revenus à une entreprise ayant des pertes. À ce titre, l'ARC procède souvent à des vérifications de la déductibilité de ces frais. Il arrive qu'elle envoie des questionnaires sur les frais de gestion aux sociétés qui déduisent ces frais. Lorsque l'ARC ne permet pas la déduction de frais de gestion par une entité, la société réceptrice n'est pas tenue par la loi d'ajuster les frais et cela entraîne une double imposition.
Toutefois, la politique de l'ARC stipule qu'un montant ne peut pas être imposé deux fois. Donc, si l'ARC refuse une déduction pour frais de gestion intersociétés dans la société payante, elle permettra un ajustement compensatoire dans la société réceptrice. Pour ce faire, la société réceptrice doit en faire la demande par écrit à l'ARC et rembourser la juste valeur des frais non admis au contribuable. L'ARC pourrait également permettre, sur le plan administratif, un autre ajustement pour éviter la double imposition. Toutefois, en règle générale, l'ARC surveille de près les transactions entre les sociétés liées et ne procède pas à un ajustement en cas d'abus perçu. Si l'ARC exige de plus amples renseignements, vous devrez être prêt à fournir les pièces justificatives appropriées prouvant que vos frais sont bel et bien des frais de gestion.
Regardons de plus près les exigences relatives à la déductibilité des frais de gestion.
Caractère raisonnable
À moins que l'ARC n'accorde une exception au moyen d'une politique administrative, les dépenses doivent être raisonnables à la lumière des circonstances pour être déductibles aux fins de l'impôt sur le revenu. Les frais de gestion n'échappent pas à cette règle. Le montant facturé doit donc être raisonnable compte tenu du travail effectué. Plusieurs affaires saisies en justice traitaient précisément des frais de gestion facturés entre sociétés liées. Selon les critères établis par les tribunaux dans le cadre de leurs décisions, il convient de tenir compte de la nature des services et du temps consacré à la prestation de ces services pour déterminer le montant des frais de gestion. De même, il faut tenir compte du montant des frais qu'il aurait fallu payer à des tiers pour obtenir les mêmes services.
Objet et obligation légale
Les frais de gestion doivent être payés pour des services précis et ne doivent pas être fondés sur les résultats d'une entreprise. Les services précis doivent être définis dans une entente sur les frais de gestion conclue par les parties. Il faut se rappeler que les frais de gestion doivent être engagés dans le but de gagner ou de générer un revenu. Lorsque les frais sont contestés par l'ARC, les tribunaux exigent que les contribuables prouvent en quoi le paiement de frais en particulier a pu générer des revenus pour l'entité. De même, les frais de gestion doivent être payés pendant l'année ou être payables en vertu d'une entente. On recommande aux contribuables de disposer d'un accord écrit qui énonce les services de gestion à fournir, les frais à facturer ainsi que les responsabilités de chacune des parties. Rédiger un accord écrit qui énonce les conditions constitue une pratique optimale, mais il est également possible de conclure un accord verbal. Si les frais de gestion sont payés à un non-résident lié, les modalités de l'accord conclu doivent être énoncées par écrit afin de disposer de pièces justificatives en cas de paiement des frais selon les règles en matière de prix de transfert. Enfin, l'entité doit avoir l'obligation légale de payer les frais; le paiement des frais ne peut pas être une décision de nature discrétionnaire.
Documentation
Il est essentiel que vous ayez en main la documentation adéquate pour attester des frais de gestion que vous avez payés (ou qui sont payables) et ainsi justifier leur entière déduction en fonction des exigences qui précèdent. Si l'ARC effectue une vérification ou un examen des frais, elle cherchera les éléments suivants relativement à tous les frais de gestion payés :
Noms des acquéreurs ainsi que leur numéro d'entreprise ou d'assurance sociale;
- Montant payé et date du paiement;
- Mode de paiement, c.-à-d. par chèque ou par écriture de journal;
- Relation entre la société et les acquéreurs;
- Détails relatifs aux services fournis, à savoir :
- une description du travail effectué,
- le temps qui y a été consacré,
- des précisions sur la fréquence des services fournis.
L'ARC voudra sans doute obtenir un exemplaire du contrat de service conclu entre les parties, le cas échéant. Même si vous utilisez les renseignements ci-dessus pour définir le montant de vos frais de gestion, nous vous conseillons de conserver les documents nécessaires dans l'éventualité où l'ARC vous les demanderait (plutôt que d'avoir à les chercher plus tard).
Il est également important de résister à l'envie de facturer un montant calculé sur la base d'estimations et de données générales.
L'ARC exigera des preuves précises quant à la façon dont vous avez calculé vos frais de gestion. De ce fait, vous devriez aussi envisager de conserver des copies des feuilles de temps des employés, fournissant une description détaillée du travail effectué par l'autre société. Il ne faut surtout pas oublier que, sans ces preuves, des frais, même raisonnables, peuvent être rejetés si la documentation à l'appui des frais facturés est insuffisante.
Taxes indirectes
Les frais de gestion sont considérés comme des services taxables aux fins de la TPS, de la TVH ou de la TVQ. À ce titre, à moins que l'entité qui reçoit les frais soit un petit fournisseur (c'est-à-dire un fournisseur dont les revenus sont inférieurs ou égaux à 30 000 $ pour un groupe associé) ou qu'elle soit admissible à un choix visant les personnes morales et les sociétés de personnes canadiennes étroitement liées (formulaire RC4616 de l'ARC et formulaire FP-4616 de Revenu Québec), les frais sont assujettis à la TPS, à la TVH et à la TVQ.
Déclaration des frais de gestion intersociétés
Les sociétés sont tenues de déclarer les frais de gestion payés dans une annexe faisant partie de leur déclaration de revenus (formulaire T2), contrairement à ce qui prévaut pour les dépenses d'entreprise. Les frais de gestion payés à des actionnaires, que ces derniers soient résidents du Canada ou non, doivent tous être déclarés dans des annexes séparées jointes au formulaire T2. Les frais de gestion payés à des non-résidents doivent également être déclarés séparément des revenus de la société.
Vous avez besoin d'améliorer vos stratégies en matière de planification fiscale? Nous sommes là pour vous aider.
Si vous avez des questions concernant l'utilisation des frais de gestion ou la documentation à fournir, communiquez avec votre conseiller local de BDO. Il pourra vous aider à déterminer si vous possédez une documentation adéquate à l'égard de vos frais de gestion pour en justifier la déduction aux fins de l'impôt sur le revenu.
L'information présentée est à jour en date du 21 mars 2022.
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