Facteurs importants à prendre en compte lors du paiement des frais de gestion

novembre 2017

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Utilisez-vous plus d’une société (ou autres entités comme des fiducies ou des sociétés de personnes) à des fins professionnelles? Avez-vous recours à des frais de gestion pour facturer des dépenses de gestion à ces entités? Facturerez-vous ces frais de gestion à d’autres entités pour des services fournis? Si tel est le cas, pour que ces frais soient déductibles aux fins de l’impôt sur le revenu, il est important de retenir quelques éléments.

Pour que les frais de gestion soient déductibles aux fins de l’impôt sur le revenu, le montant des frais facturés doit être raisonnable. De même, les frais de gestion doivent être engagés dans le but de tirer un revenu, et il doit y avoir une obligation légale de les payer.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) sait que certaines entités utilisent les frais de gestion pour éliminer ou réduire leur impôt en transférant des revenus à des sociétés qui ont des pertes. Dans certains cas, la société qui perçoit les frais peut être admissible à un montant additionnel de déductions accordées aux petites entreprises (bien que les changements fiscaux récents puissent maintenant restreindre l’accès à cette déduction avantageuse).

Pour y faire face, l’ARC procède souvent à des vérifications à l’égard de la déductibilité de ces frais. En fait, dans le cadre d’une vérification, il arrive que l’ARC envoie des questionnaires sur les frais de gestion aux entreprises qui déduisent ces frais. Veuillez prendre note que lorsque l’ARC ne permet pas la déduction de frais de gestion par une entité, ceux-ci peuvent tout de même être imposés à titre de revenu de l’entité qui a reçu les frais, ce qui entraîne une double imposition. Toutefois, l’ARC a pour position administrative de permettre un ajustement compensatoire dans la société ayant facturé les frais de gestion lorsqu’elle refuse une déduction pour frais de gestion intersociétés dans la société payante. Cette politique respecte la politique générale de l’ARC qui consiste à éviter la double imposition. Il faut prendre note que la société qui facture devra demander cet ajustement auprès de l’ARC par écrit et devra également rembourser les montants des frais de gestion refusés en déduction à la société payante. L’ARC pourrait également permettre, sur le plan administratif, un autre ajustement pour éviter la double imposition. Toutefois, en règle générale, l’ARC surveille de près les transactions entre les entreprises liées ou associées. Par conséquent, si l’ARC demande des précisions, vous devez être en mesure de prouver que vos frais de gestion sont légitimes et vous devez avoir la documentation adéquate en main.

Regardons maintenant de plus près les conditions auxquelles doivent répondre les frais de gestion pour être déductibles.

Caractère raisonnable

À moins que l’ARC n’accorde une exception au moyen d’une politique administrative, les dépenses doivent être raisonnables à la lumière des circonstances pour être déductibles aux fins de l’impôt sur le revenu. Les frais de gestion n’échappent pas à cette règle. Le montant facturé doit donc être raisonnable compte tenu du travail effectué. Selon les critères établis par les tribunaux, il faut tenir compte de la nature des services et du temps consacré à la prestation de ces services lorsqu’il faut déterminer le montant des frais de gestion. De même, il faut tenir compte du montant des frais qu’il aurait fallu payer à des tiers pour obtenir les mêmes services.

Objet et obligation légale

Les frais de gestion doivent être versés pour des services précis et ne doivent pas être fondés sur les résultats d’une entreprise. Les services précis doivent être définis dans une entente sur les frais de gestion conclue par les parties. N’oubliez pas que la dépense à l’égard des frais de gestion doit être engagée pour gagner ou produire un revenu. Lorsque les frais sont contestés par l’ARC, les tribunaux exigent que les contribuables prouvent en quoi le paiement de frais en particulier a pu générer des revenus pour l’entité. De même, les frais de gestion doivent être payés pendant l’année ou être payables en vertu d’une entente. Il est recommandé que soit écrite une entente décrivant les services de gestion à fournir, les frais à facturer ainsi que les responsabilités de chacun. Une entente écrite qui énonce les conditions constitue une pratique exemplaire, mais il est également possible de conclure une entente verbale. Enfin, l’entité doit avoir l’obligation légale de payer les frais; le paiement des frais ne peut pas être une décision de nature discrétionnaire.

Documentation

Il est essentiel que vous ayez en main la documentation adéquate pour justifier les frais de gestion que vous avez payés (ou qui sont payables) pour justifier leur entière déduction en fonction des exigences qui précèdent. Si l’ARC procède à une vérification ou à un examen des frais, elle examinera généralement les éléments suivants comme preuve de frais de gestion véritables :

Renseignements généraux relatifs à la société :

  • les noms des actionnaires ainsi que le nombre d’actions détenues par chacun d’entre eux.
Liste des frais de gestion payés, dont :
  • les noms des acquéreurs et leur numéro d’entreprise ou d’assurance sociale;
  • le montant payé et la date de paiement;
  • le moyen de paiement, par chèque ou par écriture de journal;
  • la relation entre la société et les sociétés ayant facturé les frais de gestion.
Détails relatifs aux services fournis, à savoir :
  • une description du travail effectué;
  • le temps passé;
  • des précisions sur la fréquence des services fournis.

Il se peut également que l’ARC demande une copie du contrat de services liant les parties entre elles, si une telle entente écrite existe. Nous vous conseillons de conserver ces documents, même si vous les utilisez pour définir le montant de vos frais de gestion : ceux-ci seront nécessaires dans l’éventualité où l’ARC vous les demanderait.

Il est également important de résister à l’envie de facturer un montant calculé sur la base d’estimations et de données générales. L’ARC exigera des preuves spécifiques de la façon dont vous avez calculé vos frais de gestion. Nous vous recommandons aussi de conserver des copies des feuilles de temps des employés fournissant le service et une description détaillée du travail effectué par l’autre société. Il ne faut surtout pas oublier que, sans ces preuves, des frais, même raisonnables, peuvent être rejetés si la documentation à l’appui des frais facturés est insuffisante.

En dernier lieu, il ne faut pas oublier que les frais de gestion sont généralement considérés comme des fournitures de services taxables aux fins de la TPS/TVH et de la TVQ. À ce titre, à moins que l’entité qui reçoit les frais soit un petit fournisseur (c’est-à-dire un fournisseur dont les revenus sont inférieurs ou égaux à 30 000 $ pour un groupe associé) ou qu’elle est admissible à un choix visant les personnes morales et/ou les sociétés de personnes canadiennes étroitement liées (formulaire RC4616 de l’ARC et formulaire FP-4616 de Revenu Québec), les services sont assujettis à la TPS, à la TVH et à la TVQ.

Si vous avez des questions concernant l’utilisation des frais de gestion ou la documentation à fournir, communiquez avec votre conseiller local de BDO. Il pourra vous aider à déterminer si vous possédez une documentation adéquate sur vos frais de gestion pour justifier leur déduction aux fins de l’impôt sur le revenu.

L’information présentée est à jour en date du 27 octobre 2017.

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