Nouvelle politique de l’ARC sur certains avantages imposables

À cette période de l'année, les employeurs doivent procéder à la comptabilisation des avantages imposables de leurs employés pour l'année 2022 en vue de préparer adéquatement les feuillets T4 qui devront être remplis au plus tard le 28 février 2023.

Dès le début de la pandémie, puis encore plus en 2022, il est devenu plus courant pour les employeurs d'offrir à leur personnel en télétravail de petits cadeaux comme des cartes cadeaux en plus de tenir des réunions et des événements virtuels et hybrides. L'ARC a récemment mis à jour et établi des politiques visant les circonstances dans lesquelles ces réunions ou événements ainsi que les repas et les divertissements qui y sont associés constituent des avantages imposables pour les employés. Les conditions dans lesquelles la distribution de cartes cadeaux ne donne pas lieu à un avantage imposable y sont également précisées. Ces politiques annoncées à l'automne 2022 sont applicables à toute l'année civile.

Alors que la plupart des politiques administratives de l'ARC relatives aux avantages sociaux des employés demeurent inchangées, celles liées aux cadeaux, aux récompenses et aux récompenses pour années de service, ainsi qu'aux activités sociales et aux fonctions d'accueil, ont quant à elles été mises à jour.

Modifications apportées aux politiques liées aux cadeaux, aux récompenses et aux récompenses pour les années de service

En vertu de l'amendement adopté par l'ARC à l'égard de ses politiques administratives, les cartes cadeaux ne constituent pas un avantage imposable pour les employés qui les obtiennent dans certaines circonstances. Auparavant, en vertu de la politique de l'ARC, les cartes cadeaux étaient traitées comme des quasi-espèces et constituaient donc un avantage imposable pour les employés qui en bénéficiaient.

Les cartes cadeaux offertes aux employés seront désormais considérées comme des cadeaux autres qu'en espèces lorsque toutes les conditions suivantes sont réunies :

• La carte cadeau présente un solde en argent ne pouvant être utilisé que pour acheter des biens ou des services chez un seul détaillant ou un groupe de détaillants identifiés sur la carte.
• Les modalités d'utilisation de la carte indiquent clairement que les montants chargés sur la carte ne peuvent pas être convertis en espèces.
• Un registre est tenu pour consigner les renseignements relatifs aux cartes-cadeaux, y compris les données suivantes :
  • Nom de l'employé;
  • Date à laquelle la carte cadeau a été remise à l'employé;
  • Raison pour laquelle elle a été remise (p. ex., dans le cadre d'une activité sociale, comme cadeau ou comme récompense);
  • Type de carte cadeau;
  • Montant de la carte cadeau;
  • Noms des détaillants.

Les cartes constituent un cadeau en quasi-espèces et sont imposables si ces conditions ne sont pas toutes remplies. Cette nouvelle politique vise également les chèques-cadeaux, les cartes à puce et les cartes cadeaux électroniques.

Imposition des cadeaux et récompenses aux employés en vertu de la politique administrative de l'ARC

En règle générale, la valeur d'un cadeau ou d'une récompense qu'offre un employeur à un employé est considérée comme un avantage imposable pour ce dernier. Toutefois, l'ARC applique depuis longtemps une politique visant à exonérer d'impôt les cadeaux et récompenses qui répondent à certains critères. En vertu de cette politique, les cadeaux autres qu'en espèces et les récompenses totalisant 500 dollars ou moins, de même que divers cadeaux ou récompenses autres qu'en espèces dont la juste valeur marchande totale ne dépasse pas ce montant, peuvent être offerts à un employé sur une base non imposable au cours d'une année civile dans les conditions suivantes :

• Cadeau offert dans le cadre d'une occasion spéciale, comme une fête religieuse, un anniversaire, un mariage ou une naissance;
• Récompense soulignant la contribution globale de l'employé envers son employeur;
• Récompense n'étant pas liée au rendement au travail (il s'agit d'une prime assujettie à l'impôt);
• Récompense ne visant pas à souligner des années de service (il existe une politique administrative distincte pour ce type de rémunération).

Les cadeaux offerts doivent satisfaire à ces conditions pour être considérés comme des cadeaux autres qu'en espèces et, le cas échéant, leur valeur sera calculée dans le total annuel autorisé de 500 $ au titre des cadeaux autres qu'en espèces octroyés par un employé au 'ours d'une année civile.

Récompenses pour années de service

La modification apportée à la politique de l'ARC concernant les cartes cadeaux ne touche pas les cartes cadeaux offertes en guise de récompense pour années de service.

En vertu de la politique administrative de l'ARC, les récompenses décernées aux employés pour leurs années de service sont exonérées d'impôt si toutes les conditions suivantes sont réunies :

• Il s'agit d'un cadeau ou d'une récompense autre qu'en espèces;
• Il ne s'agit pas d'une carte cadeau;
• Il s'agit d'une récompense soulignant cinq années de service ou plus auprès de l'employeur;
• Il s'est écoulé une période d'au moins cinq ans depuis la dernière fois que l'employeur a accordé à cet employé une récompense pour longs états de service;
• La juste valeur marchande de la récompense est égale ou inférieure à 500 dollars (taxes incluses).

Avantages imposables et non imposables découlant d'activités sociales et de fonctions d'accueil

L'ARC a revu sa position administrative à l'égard des activités sociales non imposables de manière à inclure les activités sociales virtuelles, en personne et hybrides.

La précédente politique administrative de l'ARC ne couvrait que les activités sociales organisées en personne. L'ajout d'une politique visant les activités sociales virtuelles permet d'établir un rapprochement avec les critères applicables aux événements en personne ou hybrides non imposables. En ce qui concerne les événements virtuels, le seuil de coût total en deçà duquel les événements sociaux ne donnent pas lieu à un avantage imposable a été réduit. Par ailleurs, on suppose que seuls les employés assistent aux événements virtuels (c.-à-d. que les époux ou les conjoints de fait des employés n'y assistent pas).

Le plafond fixé à six événements sociaux pouvant être offerts sans donner lieu à des avantages imposables est maintenu. Toutefois, ce plafond inclut désormais toutes les activités sociales en personne, virtuelles et hybrides. Ces six événements doivent être accessibles à tous les employés.

Comprendre la nouvelle politique sur les événements virtuels réservés aux employés et la politique modifiée sur les événements en personne et hybrides

Les activités sociales offertes aux employés (tenues en personne, virtuellement ou de façon hybride) ne respectant pas les exigences en matière d'exonération d'impôt énoncées dans la présente section constitueront un avantage imposable pour l'employeur en ce qui a trait à tous les frais engagés pour leur organisation. Il est essentiel de bien comprendre la nouvelle politique sur les événements virtuels réservés aux employés et la politique modifiée sur les événements en personne et hybrides.

Pour s'assurer que les événements virtuels qu'ils organisent ne donnent pas lieu à un avantage imposable pour les employés, les employeurs doivent se limiter à six événements qu'ils doivent offrir à l'ensemble de leur personnel. Ils sont aussi tenus de maintenir un seuil de dépense maximal de 50 dollars par employé pour les événements sociaux virtuels sans divertissement et de 100 dollars par employé pour les événements avec divertissement. Les seuils établis comprennent les repas, les boissons et les services de livraison, ainsi que les frais de divertissement, le cas échéant, ainsi que les taxes sur ces coûts.

Lorsqu'un employeur remet des cartes cadeaux aux membres de son personnel pour les repas, les boissons et les services de livraison, la valeur de celles-ci est comptabilisée au coût total. Ces cartes doivent aussi satisfaire aux conditions susmentionnées pour constituer un cadeau autre qu'en espèces. En outre, lorsqu'un employeur rembourse des dépenses ou fournit une avance comptable, l'employé concerné doit lui remettre des reçus à l'appui.

L'ARC a mis à jour sa politique sur les activités sociales organisées en personne afin de tenir compte des événements auxquels certains employés peuvent prendre part virtuellement. Pour ce type d'activité, le seuil de dépense maximal est fixé à 150 dollars par employé, auquel s'ajoutent 150 dollars pour les époux et les conjoints de fait. Les frais accessoires, comme le transport à domicile ainsi que les frais de taxi et d'hébergement pour la nuit, ne sont pas pris en compte au moment de déterminer si le montant est égal ou inférieur à la limite. Lors d'événements virtuels, les cartes cadeaux fournies aux participants pour des repas, des boissons et des services de livraison doivent respecter certaines exigences pour être considérées comme un cadeau autre qu'en espèces.

Là encore, le seuil maximal de six événements offerts à l'ensemble du personnel doit être respecté afin de ne pas donner lieu à un avantage imposable. Lorsqu'un employeur compte plusieurs établissements, on considère généralement qu'un événement proposé à tous les employés dans un établissement donné satisfait au critère d'accessibilité à tous les employés.