La législation phare de l'Ontario à l'égard de l'industrie de la construction a été révisée en 2018 et 2019. Les modifications, présentées pour la première fois en 2017 dans le cadre du projet de loi 142, ont permis la modernisation de la loi vieille de 35 ans et ont inclus le changement de son nom, de Loi sur le privilège dans l'industrie de la construction à Loi sur l'industrie de la construction (la Loi).
La Loi vise à faire en sorte que les travailleurs qui fournissent des services ou des matériaux pendant les projets de construction soient payés dans les délais prescrits. Pour réduire les délais de paiement dans l'industrie de la construction, la Loi prévoit un cadre obligatoire de paiement rapide et un processus accéléré de règlement des différends. La plupart des modifications sont entrées en vigueur le 1er juillet 2018, exception faite des articles sur le paiement rapide et l'arbitrage, qui sont entrés en vigueur le 1er octobre 2019.
Les modifications apportées à la Loi ont une incidence sur tous les travaux et projets de construction en Ontario, y compris les projets de PPP ou d'infrastructure, d'énergie, d'exploitation minière et de développement immobilier, quelle qu'en soit l'étendue. Plusieurs autres provinces, ainsi que le gouvernement fédéral dans le cas des projets de construction fédéraux, ont adopté leurs propres modifications concernant le paiement rapide et l'arbitrage intérimaire. Collectivement, ces changements mettront l'Ontario, et éventuellement le reste du Canada, en conformité avec les pratiques en vigueur en Europe, en Australie et dans la plupart des États américains.
Les répercussions juridiques sont nombreuses et doivent être abordées avec votre avocat spécialisé en droit de la construction. Cependant, qu'en est-il des répercussions sur vos systèmes comptables? La Loi a une incidence sur les projets de construction, les entrepreneurs et les sous-traitants dans toute la chaîne de la construction. Il est important d'examiner vos systèmes et processus comptables pour s'assurer qu'ils respectent la Loi.
Cinq aspects de la Loi auront le plus d'incidence sur vos services de comptabilité :
Factures en bonne et due forme
La « facture en bonne et due forme » est assortie d'une définition précise dans la Loi, qui décrit exactement ce qu'une facture doit contenir dans l'industrie de la construction. La facture en bonne et due forme est une note ou une autre demande de paiement écrite relative à des services ou à des matériaux se rapportant à des améliorations apportées aux termes d'un contrat. Ces factures doivent comporter les renseignements suivants :
- Les nom et adresse de l'entrepreneur.
- La date de la facture en bonne et due forme et la période au cours de laquelle les services ou les matériaux ont été fournis.
- L'indication de l'autorisation, contractuelle ou autre, en vertu de laquelle les services ou les matériaux ont été fournis.
- La description, y compris la quantité s'il y a lieu, des services ou des matériaux qui ont été fournis.
- Le montant dû pour les services ou les matériaux qui ont été fournis, ainsi que les conditions de paiement.
- Les nom, titre, numéro de téléphone et adresse postale de la personne à qui le paiement doit être envoyé.
- Tout autre renseignement prescrit (aucun renseignement supplémentaire n'est actuellement prescrit)
Veuillez prendre note que les parties peuvent établir d'autres exigences en matière de factures en bonne et due forme, sous réserve que ces exigences soient expressément stipulées dans le contrat et que la facture s'y conforme.
Délais
Selon la Loi, tous les projets doivent faire l'objet d'un paiement progressif mensuel, à moins qu'une autre structure de paiement, comme des jalons d'achèvement des travaux ou un calendrier de paiement, ne soit énoncée expressément dans le contrat. Une facture en bonne et due forme doit être remise au propriétaire chaque mois, sauf stipulation contraire du contrat.
Révision
L'entrepreneur peut réviser une facture en bonne et due forme après l'avoir remise au propriétaire si ce dernier consent au préalable à la révision et la date de la facture ne change pas. La facture révisée doit quand même respecter tous les critères énoncés plus haut.
- Votre système comptable vous permet-il d'inclure facilement tous les éléments sur une facture en bonne et due forme?
- Avez-vous mis à jour les modèles de facture existants dans votre système comptable pour vous assurer que tous les critères d'une facture en bonne et due forme sont remplis?
- Vos processus comptables permettent-ils de veiller à ce que des factures en bonne et due forme soient fournies mensuellement?
- Vos processus comptables font-ils en sorte que les obligations contractuelles liées aux délais de production des factures en bonne et due forme sont clairement définies et faciles à respecter si elles ne sont pas mensuelles?
Paiement rapide
Les systèmes comptables doivent respecter les systèmes de paiement rapide, qu'il s'agisse de :
- créer des factures en bonne et due forme;
- recouvrer des factures impayées;
- payer les factures reçues;
- déterminer s'il faut payer une facture en bonne et due forme reçue;
- évaluer s'il faut contester une facture ou un paiement.
Le nouveau principe de base : les propriétaires doivent payer le montant dû selon une facture en bonne et due forme au plus tard 28 jours après avoir reçu cette facture de l'entrepreneur, et les entrepreneurs ont 7 jours pour payer un sous-traitant (après avoir été payés par le propriétaire).
Les délais du système de paiement rapide débutent dès la production d'une facture en bonne et due forme au propriétaire par le contractant.
Le paiement rapide est obligatoire pour tous les contrats. Les parties peuvent établir des jalons d'achèvement des travaux, des calendriers de paiement ou d'autres structures de paiement qui ne sont pas fondés sur les paiements progressifs mensuels s'ils sont clairement énoncés dans leur contrat. Toutefois, le délai de 28 jours commence lorsqu'une facture en bonne et due forme est soumise, conformément à cette structure de paiement.
Les propriétaires peuvent contester la facture en bonne et due forme et les entrepreneurs peuvent contester la facture d'un sous-traitant, mais ils doivent maintenant présenter un « avis de non-paiement » officiel selon des échéances strictes. L'avis de non-paiement doit être sous la forme prescrite par la Loi et doit indiquer toutes les raisons pour lesquelles le plein montant de la facture n'a pas été payé. La fraction non contestée de la facture doit être payée dans les délais prévus par la Loi.
Les délais sont très serrés pour le paiement rapide :
- Le propriétaire doit payer l'entrepreneur dans les 28 jours suivant la réception d'une facture en bonne et due forme.
- L'entrepreneur a 7 jours pour payer un sous-traitant (après avoir été payé par le propriétaire).
- Après avoir reçu la facture en bonne et due forme de l'entrepreneur, le propriétaire doit remettre un avis de non-paiement dans les 14 jours s'il conteste une fraction ou la totalité d'une facture.
- L'entrepreneur doit remettre un avis de non-paiement à son sous-traitant dans les 7 jours (et le sous-traitant à son sous-traitant) s'il n'a pas l'intention de payer le plein montant de la facture. Si un propriétaire paie la totalité ou une fraction de la facture de l'entrepreneur, celui-ci doit remettre l'avis de non-paiement à ce sous-traitant dans les 7 jours suivant la réception du paiement du propriétaire.
- Si le propriétaire ne paie pas une fraction de la facture de l'entrepreneur, celui-ci dispose de 35 jours pour payer le sous-traitant de sa propre poche (même si le propriétaire n'a pas payé) ou pour remettre l'avis de non-paiement à son sous-traitant et engager une procédure d'arbitrage intérimaire contre le propriétaire.
- Vos processus comptables sont-ils conformes à la Loi sur la construction?
- Votre teneur de livres ou votre service de comptabilité sont-ils disposés à passer en revue les contrats et les paiements dans un délai suffisamment court pour respecter les obligations de paiement rapide?
- Votre équipe prend-elle part à vos processus comptables de telle sorte que les montants à payer puissent être vérifiés? Avez-vous examiné vos procédures d'autorisation de paiement?
- Vos systèmes de comptabilité et d'information permettront-ils de répondre à l'exigence de fournir des documents justificatifs rapidement et facilement en vertu du système de paiement rapide?
- Avez-vous revu vos politiques de comptabilisation des produits? Les règles comptables et fiscales relatives à la comptabilisation des produits utilisent souvent la méthode d'achèvement des travaux. En termes simples, si le travail est terminé à 40 %, vous devez comptabiliser 40 % des produits aux fins comptables et fiscales. Vous avez moins de marge de manœuvre pour estimer ces pourcentages en raison de la rapidité de la facturation, de la vérification et du paiement. Autrement dit, la personne qui reçoit de l'argent peut vouloir reporter la comptabilisation des produits, et inversement pour la personne qui paie, à l'exercice suivant.
Arbitrage intérimaire
Les parties ayant conclu un contrat de construction peuvent soumettre un différend à l'arbitrage intérimaire, notamment les réclamations relatives à des retards, des matériaux et des services. Bien que les articles de la Loi liés à l'arbitrage portent sur les obligations juridiques, vos systèmes comptables doivent aider, et ne pas entraver, le processus d'arbitrage intérimaire.
L'arbitrage intérimaire est un mécanisme de règlement très rapide des différends liés au paiement ou à des changements. Un propriétaire, un entrepreneur ou un sous-traitant peuvent soumettre un différend à l'arbitrage. Les délais de réponse à un avis d'arbitrage sont extrêmement courts, soit 2 jours pour répondre à un avis d'arbitrage intérimaire visant la nomination d'un arbitre intérimaire, 5 jours à compter de la nomination de l'arbitre intérimaire pour la première présentation de documents et 30 jours pour la réception de la décision de l'arbitre intérimaire. Si un paiement est requis après l'arbitrage intérimaire, il doit être versé dans les 7 jours.
- Votre teneur de livres ou votre service de comptabilité sont-ils disposés à passer en revue les contrats et les paiements dans un délai suffisamment court pour respecter les obligations d'arbitrage intérimaire?
- Votre équipe prend-elle part à vos processus comptables et respecte-t-elle les exigences en matière d'avances sur prêt de telle sorte que les montants sont versés à temps?
- Avez-vous des système et processus comptables qui s'intègrent aux nouveaux processus de règlement des différends et d'arbitrage intérimaire?
- Vos systèmes de comptabilité et d'information permettront-ils de répondre à l'exigence de fournir des documents justificatifs rapidement et facilement en vertu du système de paiement rapide?
Retenues
Les retenues demeureront à 10 % de la valeur des améliorations, mais des cautions peuvent être offertes en remplacement des retenues de caisse. Il faut toutefois tenir compte des répercussions fiscales. Plus important encore, il faut payer les retenues le jour suivant l'expiration de la période de privilège (disposez-vous de suffisamment de temps pour traiter le paiement, surtout si les fonds sont empruntés?) et produire un avis de non-paiement du plein montant des retenues le 40e jour suivant le quasi-achèvement des travaux. Pour plus de détails sur les implications fiscales et comptables, consultez Understanding Construction Holdbacks and the Potential Tax Implications (en anglais).
Réglementation sur les fonds en fiducie
La Loi impose des obligations fiduciaires aux entrepreneurs et aux sous-traitants chaque fois qu'ils reçoivent des paiements qui comprennent des fonds dus à quelqu'un d'autre dans le cadre du projet.
La Loi n'exige pas d'ouvrir de comptes bancaires propres au projet, mais elle prévoit de nouvelles règles concernant le dépôt, l'administration, la comptabilisation et la traçabilité des fonds en fiducie du projet. Ces règles s'appliquent à tous les nouveaux projets après le 1er juillet 2018, et les fonds en fiducie devront être traités du point de vue de la tenue de livres comme s'ils étaient détenus dans un compte distinct.
Bien qu'un compte bancaire unique par compte en fiducie ne soit pas requis, vous devez tenir des livres et des registres pour ces fonds comme s'ils étaient séparés. Il s'agit de s'assurer que tous les fonds en fiducie de construction sont traçables et ne sont pas mélangés à des fonds de fonctionnement ou à d'autres fonds en fiducie. Ceux-ci doivent comprendre, au minimum, des détails sur les montants versés ou reçus en fiducie, et sur tous les transferts effectués. Des règlements futurs pourraient imposer des exigences supplémentaires concernant les fonds en fiducie et la comptabilité.
De plus, le compte bancaire dans lequel les fonds en fiducie sont détenus doit être au nom du fiduciaire des fonds. Si vous avez recours à des sociétés apparentées ou de nouvelles entreprises pour chaque projet, elles doivent être nommées ou ajoutées au compte.
Cependant, cela crée de nouvelles difficultés en matière de tenue de livres, surtout pour les petites entreprises, en raison des exigences beaucoup plus strictes en matière de comptes en fiducie. Des documents écrits détaillés et des rapprochements seront requis.
- Déterminer les pratiques exemplaires pour la gestion des fonds en fiducie. Vous pouvez utiliser un seul compte bancaire pour tous les fonds en fiducie, mais vos systèmes de tenue de livres et comptables doivent permettre de retracer toutes les transactions dans chaque fonds en fiducie. Si vos processus ne sont pas bien définis, il pourrait s'avérer très difficile de le faire.
- En raison de la complexité accrue de la comptabilité des fonds en fiducie, vous devrez peut-être envisager l'ajout de membres à votre équipe de tenue de livres et de comptabilité ou l'embauche d'un aide-comptable externe si vous n'en avez pas actuellement.
- Discutez des règles comptables des fiducies et des problèmes de traçabilité avec votre comptable pour vous assurer que votre équipe comprend les normes.
- Les banquiers ont-ils leurs propres exigences pour vos fonds en fiducie, comme des règles pour limiter vos limites de marge de crédit? Quelles sont les nouvelles pratiques exemplaires que les prêteurs exigeront pour un projet?
Bien qu'un grand nombre d'entre elles se soient concentrées sur les répercussions juridiques des modifications apportées à la Loi sur la construction, les entreprises du secteur de l'immobilier et de la construction doivent également s'assurer que leurs systèmes et processus comptables tiennent compte de ces changements.