Nos clients d'OSBL nous demandent souvent combien de surplus ils peuvent maintenir tout en étant toujours considérés sans but lucratif. C'est une préoccupation courante dans le secteur. Bref, le surplus s'entend du moment à partir duquel l'organisme sans but lucratif fait des profits. Ce qui, bien sûr, contrevient à sa raison d'être.
En général, trois groupes de parties prenantes s'intéressent au niveau de surplus que possèdent les OSBL : l'Agence du revenu du Canada (ARC), les donateurs actuels et éventuels, et la collectivité.
Voyons comment les surplus concernent chacun de ces groupes.
L'Agence du revenu du Canada (ARC)
Les membres de conseils d'OSBL ont tendance à demander comment les surplus touchent leur statut auprès de l'ARC. À quel genre d'examen l'organisation pourrait-elle être soumise si elle possède un surplus important?
L'ARC a traité de cette question de manière précise en 2001 quand elle a publié le bulletin IT 496-R. Les chapitres 8 et 9 traitaient directement du sujet et sont accessibles ici.
Selon l'ARC, les motifs pour accumuler des surplus sont déterminés au cas par cas. S'il y a des raisons valables d'accumuler un surplus, comme un important projet ou le début d'un nouveau programme d'exploitation, alors l'ARC considère le surplus approprié. Toutefois, si l'organisation ne fait qu'investir des fonds dans un CPG chaque année, ça pourrait causer problème.
Les donateurs actuels et éventuels
La perception des donateurs est vitale pour le conseil d'administration lors de la prise de décisions sur la gestion des surplus. Les donateurs sont d'importants contributeurs au flux de trésorerie de l'OSBL. Si les donateurs trouvent que l'organisation a déjà de solides ressources financières, ils pourraient décider de donner ailleurs. Dans un effort pour prévenir cela, l'OSBL doit énoncer clairement l'objectif visé ou l'utilisation des fonds de surplus. Une importante réserve de fonds non affectés va dissuader les donateurs d'affecter leurs ressources à l'organisation.
La perception du public
L'opinion que se fait la collectivité au sujet de l'OSBL est un autre facteur important à considérer pour le conseil qui gère un surplus. Le bouche-à-oreille négatif et (ou) des reportages dans les médias au sujet de la situation financière de l'organisation pourrait avoir des répercussions durables, voire permanentes. Ici encore, un objectif clairement défini pour le surplus est impératif. Cet objectif doit aussi être pertinent et compréhensible pour le public. La clarté et la transparence quant au besoin d'accumulation de fonds aide à garder en votre faveur la perception de la collectivité et du public.
La gestion du surplus
La direction et le conseil d'administration doivent tous deux évaluer les circonstances propres à l'organisme sans but lucratif. En règle générale, il est recommandé que l'organisation ait un surplus de 6 à 12 mois de ses frais d'exploitation courants.
Par exemple, l'organisation qui a des frais annuels de 1 000 000 $ doit avoir un surplus accumulé de 500 000 $ à 1 000 000 $. Cette somme prudente permettrait de poursuivre les activités en cas de perturbation soudaine de l'encaisse.
Quant aux projets spéciaux, le surplus doit correspondre au montant prévu au budget pour le projet. Une autre étape importante pour les organismes de bienfaisance enregistrés consiste à demander à l'ARC la permission d'accumuler des fonds pour des projets spéciaux. Pour ce faire, ils peuvent envoyer une lettre à l'ARC avec ces renseignements :
- le but précis pour lequel les fonds seront utilisés
- le montant nécessaire
- le temps voulu pour accumuler les fonds (minimum 3 ans et maximum 10 ans)
- la signature d'un membre du conseil/fiduciaire ou d'un autre représentant de l'organisme
- le nom et le numéro d'enregistrement de l'organisme de bienfaisance
- la date de prise d'effet (date du début)
La gestion des surplus est vitale dans le paysage actuel des OSBL. Gérer les surplus de manière appropriée est essentiel pour que les conseils assurent que l'organisme ne court aucun risque inutile ou réglementaire.
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