Alors que la pandémie ne cesse d'évoluer, les dirigeants d'entreprise doivent impérativement anticiper les incidences de celle-ci. Les sondages effectués auprès de nos clients et les études de marché montrent que les répercussions sur la main-d'œuvre sont une préoccupation de premier plan. Si le dénouement de la COVID-19 est toujours incertain, certains risques demeureront probablement :
- Les restrictions concernant les interactions en personne, y compris lors des transactions commerciales, jusqu'à ce que l'immunité collective contre la COVID-19 soit atteinte, seront maintenues;
- Les pointes périodiques d'infection suite à l'assouplissement des restrictions pourraient mener à des confinements locaux;
- Les perturbations, parfois importantes, dans les chaînes d'approvisionnement et dans les réseaux de distribution en raison des changements des habitudes de consommation ou des cycles d'arrêt et de démarrage des marchés se feront sentir.
Les organisations devront réagir efficacement au fur et à mesure que les conditions changent. Les nouvelles modalités d'achats et les contraintes liées à la chaîne d'approvisionnement exigent de mettre en œuvre des mesures novatrices et concrètes pour assurer leur viabilité. Mieux cerner les changements et y réagir promptement sera névralgique. D'autant plus lorsqu'il s'agit de gérer la main-d'œuvre façon aussi souple qu'efficace. Quelles sont les principales initiatives liées à la main-d'œuvre à envisager?
Bilan de la situation actuelle – Pour orienter les prochaines étapes, il est primordial d'avoir une compréhension globale de la situation au chapitre des affaires, des ressources et de la capacité. Cerner les obligations et les possibilités pour les contrats d'embauche existants permettra d'établir la direction à prendre. Il faut impérativement atténuer les risques d'ordre juridique en cas de diminution des effectifs. En règle générale, les personnes touchées, la manière et le moment d'apporter les changements doivent être justifiés par des exigences opérationnelles réelles.
À court terme
Des mesures immédiates peuvent être nécessaires pour composer avec les fluctuations soudaines de l'offre et de la demande. Envisagez les trois initiatives suivantes pour réduire au minimum les répercussions négatives sur votre main-d'œuvre :
- Habilitation — Assurez-vous que votre personnel dispose de l'équipement et des compétences nécessaires pour continuer de faire son travail. Il peut s'agir notamment de fournir un nombre suffisant d'équipements de protection individuelle, tout en permettant aux employés de passer rapidement au télétravail de temps à autre (ou pendant une période prolongée). La détresse psychologique et les défis liés à la technologie ou à la protection des renseignements personnels devraient également être abordés régulièrement. Un plan de mobilisation ou de communication efficace est une composante essentielle de l'habilitation. Vous pourrez rassurer et réduire l'anxiété des membres de votre équipe si vous les tenez au courant de la stratégie, de l'orientation et des développements organisationnels importants au moyen de mises à jour régulières et en temps opportun.
Capacité – Cette pandémie a offert des débouchés à certaines entreprises, mais elle a réduit les besoins opérationnels du plus grand nombre. Si votre entreprise a pris de l'expansion et que vous avez besoin d'employés additionnels, il sera important de trouver des moyens d'assouplir les contrats d'embauche, les horaires et même la dotation en personnel permanent. Les méthodes de recrutement et les modalités d'emploi traditionnelles pourraient ne pas fournir l'agilité opérationnelle voulue. Il sera délicat de trouver rapidement du personnel qualifié tout en gérant les risques ou les obligations à long terme.
Si les demandes opérationnelles ont diminué, mais que vous êtes toujours en mesure de fonctionner dans une certaine mesure avec le nombre d'employés et de professionnels actuels, une réduction des heures ou un programme de travail partagé peut permettre de retenir les employés tout en répondant aux nouvelles demandes opérationnelles. Le programme de travail partagé permet à l'organisation qui fonctionne à capacité réduite d'avoir du personnel à son emploi tout en recevant du soutien financier du gouvernement pour couvrir l'écart de paie. Subordonnée au soutien du personnel, la réduction des heures peut présenter une solution mutuellement satisfaisante pour le personnel et l'entreprise.
La décision de réduire le nombre d'employés pour une période temporaire peut être nécessaire pour que l'entreprise demeure viable. Toutefois, cela s'accompagne de certains risques, notamment au chapitre des normes d'emploi et des droits de la personne. Il faut tenir compte de l'intérêt des employés et de l'organisation lors de la prise de décision à l'égard des personnes concernées, la durée de la mise à pied, la méthode de communication et le suivi. Les nouvelles dispositions de la Loi sur les normes d'emploi relatives aux maladies infectieuses fournissent aux employeurs de nouveaux outils pour gérer la réduction temporaire du personnel attribuable à la COVID-19 ou à d'autres maladies.
BDO aide ses clients à analyser et à prévoir la capacité de la main-d'œuvre, à modéliser les options, à analyser les répercussions, ainsi qu'à élaborer des programmes. De telles mesures permettent de gérer les changements d'effectif à court terme à un moment où les entreprises continuent de ressentir les effets de la pandémie.
- Coordination – La planification et le traitement de l'information doivent être centralisés de manière à adopter une approche globale en matière de stratégie et de main-d'œuvre. De plus, il est important d'assurer l'uniformité et la rapidité des messages adressés au personnel. Pour réaffecter les ressources au mieux, il faudra désigner les rôles essentiels et élaborer un plan de continuité des affaires qui explore la capacité actuelle et éventuelle.
À long terme
On constate que les chances que la vie continue comme avant se font minces et qu'il faudra apporter des ajustements permanents. Le souhait de faire des gains d'efficacité ou de modifier les opérations pourrait nécessiter des restructurations ou des ajustements liés aux effectifs.
- Remaniement – Les organisations devraient analyser les besoins en ressources humaines en fonction des nouveaux objectifs ou des nouvelles exigences opérationnels. À titre d'exemple, mentionnons le passage au commerce en ligne ou l'intégration verticale de composantes clés de la chaîne d'approvisionnement. Cette analyse devrait comprendre un examen des rôles, des responsabilités, de la structure organisationnelle, des ensembles de compétences connexes, des comportements et des types de leaders requis.
- Licenciements – L'élimination de postes ou la réaffectation pourraient se solder par une réduction permanente du personnel. Il est essentiel de respecter toutes les exigences législatives et de peser tous les facteurs outre les normes minimales pour réduire les risques. Pour être bien conscient de toutes les façons dont les employés actuels et restants peuvent être touchés, il faut élaborer un plan exhaustif qui comprend toutes les précisions concernant la communication, la logistique et les prochaines étapes après la cessation d'emploi.
- Modalités de travail flexible — Bien que le travail à distance soit la « nouvelle norme » pour certaines organisations, ce n'est pas possible pour tous les milieux de travail. Le travail flexible, c'est aussi de réaménager l'horaire, d'avoir la liberté de quitter le travail pendant quelques heures au besoin, de travailler à temps partiel, de recourir au travail partagé ou toute autre modalité permettant de remplir les exigences personnelles et opérationnelles.
BDO peut vous aider
Notre équipe des Services-conseils en ressources humaines fournit des conseils et une orientation fiables en matière de RH aux organisations qui gèrent les demandes opérationnelles et stratégiques en matière d'effectifs.