Si la réalité de votre entreprise ressemble à celle de la plupart des autres actuellement, vous savez que pour pouvoir surmonter les défis du monde postpandémique dans lequel nous vivons, vous devrez poursuivre vos efforts en matière d'innovation et de modernisation des services, des produits, des technologies et des pratiques en milieu de travail.
La popularité du télétravail et du mode de travail hybride ne cessant d'augmenter, les entreprises, les organismes, le gouvernement, les employés et les fournisseurs d'espaces de travail en tant que services se voient contraints d'établir des modalités de travail flexibles qui répondent aux besoins en matière de santé, de bien-être et d'utilisation de l'espace.
Les équipes chargées des ressources humaines, des technologies de l'information, des installations et des activités de l'entreprise devront collaborer davantage pour assurer la sécurité, la productivité et la participation des employés. De plus, il sera plus important que jamais de créer une culture qui permet aux employés de décider de leur façon de travailler et de leur horaire de travail.
Dans le but d'aider les propriétaires d'entreprises à demeurer concurrentiels et à surmonter les défis d'un monde en évolution, nous expliquons en détail, dans cet article, cinq difficultés courantes liées à la création d'un lieu de travail hybride et les solutions pour y remédier.
Au début de l'année 2020, le travail se résumait généralement à être assis à un bureau de 9 h à 17 h. Quelques mois plus tard, nous avons été témoins d'un virage sans précédent vers le télétravail.
Bien que certaines entreprises aient adhéré au nouveau mode de travail en vue de réaliser des économies de coûts, de réduire leur empreinte immobilière et de bénéficier d'un accès élargi aux talents, d'autres ont perçu dans ce changement une menace à leur culture, à leur productivité et à leurs efforts en matière d'innovation. Aujourd'hui, nous savons que l'avenir du travail est hybride : c'est un équilibre entre travail au bureau et travail à domicile.
Selon un rapport récent de Microsoft, 70 % des 30 000 employés du monde entier ayant participé au sondage de l'entreprise informatique disaient vouloir bénéficier de modalités de travail flexibles et 66 % des décideurs sondés disaient envisager la reconfiguration de leurs espaces de travail pour tenir pleinement compte du mode de travail hybride. Toutefois, adopter un mode de travail hybride engendre de nouveaux défis et de nouvelles difficultés que bon nombre d'entreprises n'ont toujours pas réussi à résoudre.
Défi :
- Sans les bonnes politiques et les bons outils numériques permettant de mesurer le bien-être, la participation et la satisfaction des employés, il sera difficile pour les dirigeants de savoir ce que ces derniers en pensent.
Solution :
- Afin d'aider les employés à rester motivés et à maintenir leur productivité à un niveau maximal, utilisez des logiciels de rétroaction ainsi que des outils d'analyse des opinions pour comprendre les niveaux de stress et de motivation qu'ils ressentent au travail.
- Vous pourrez ainsi améliorer vos stratégies de rétention en cernant les points posant problème et en produisant des données qui vous permettent de prendre des décisions et de mettre en œuvre des politiques plus stratégiques et flexibles.
Les horaires de travail étant perturbés en raison de la pandémie, les employeurs ont souvent de la difficulté à bien gérer et à surveiller la productivité de leurs employés en télétravail. Certains employés travaillent plus longtemps et moins efficacement. D'autres sont distraits par le télétravail ou vivent un épuisement professionnel.
En revanche, l'absence de distractions liées au travail au bureau, comme les déplacements entre le lieu de travail et la maison, peut accroître la productivité des employés, à condition que ceux-ci puissent accéder au bon moment aux renseignements dont ils ont besoin.
Sans une communication fluide avec les membres de l'équipe au bureau, vous pourriez rater des occasions de partager des connaissances, de collaborer, de mesurer le rendement et de prendre des décisions, ce qui représente le principal enjeu du travail hybride.
Défi :
- Comment les entreprises peuvent-elles remédier à la perte de collaboration lorsque la proportion d'employés en télétravail et au bureau est de 60-40 ou de 70-30?
Solution :
- Aidez les employés à rester en contact grâce à des solutions technologiques propices à la collaboration et à la productivité.
- Apportez une touche de créativité à vos réunions grâce à des outils interactifs comme les tableaux blancs et les séances de remue-méninges virtuels.
- Au bureau, priorisez les relations humaines et le travail collaboratif, par exemple, en faisant une séance de remue-méninges en personne sur un vrai tableau blanc.
Dans un milieu de travail hybride, la sécurité est tout aussi importante que la productivité et la collaboration. Comme le monde se tourne de plus en plus vers les technologies mobiles, l'accès aux réseaux de l'entreprise ne se limite pas au bureau.
Les cyberattaques étant plus nombreuses et complexes que jamais, vous devrez avant tout renforcer vos capacités de défense en détectant les courriels suspicieux, en utilisant des mots de passe sécurisés, puis en protégeant et en gérant l'information aux fins de conformité et de satisfaction aux exigences réglementaires.
Défi :
- Les risques de cyberattaque, d'accès non autorisé, d'infection par des logiciels malveillants, de fuite de données et de contraintes à l'égard de votre infrastructure informatique augmentent à mesure qu'un nombre croissant de personnes se tournent vers le travail hybride et utilisent des appareils personnels non gérés pour se connecter aux réseaux de l'entreprise.
Solution :
- Mettez en œuvre une solution en matière de prévention des pertes de données afin de minimiser les risques de perte, de fuite et de vol de données provenant de l'organisation.
- Adoptez le modèle de sécurité « confiance zéro », qui consiste à minimiser l'accès aux réseaux, aux systèmes et aux données de l'entreprise aux utilisateurs autorisés et authentifiés.
- Sécurisez votre infrastructure infonuagique et offrez régulièrement de la formation aux membres de votre personnel aux fins de conformité aux exigences légales, sectorielles, réglementaires ainsi qu'aux exigences en matière de sécurité.
Dans le monde du travail hybride, la surcharge numérique représente une véritable menace. Les outils et plateformes collaboratifs numériques et les réunions virtuelles gagnant en importance,
les employés se sentent dépassés, peinent à concilier travail et vie personnelle ou ont de la difficulté à décrocher du travail à la fin de leur journée.
Cinquante-quatre pour cent des personnes sondées dans le cadre de l'enquête de Microsoft sur la question disaient se sentir dépassées et une personne sur cinq indiquait que son employeur ne prêtait aucune attention à son équilibre travail-vie personnelle.
Défi :
- Comment offrir aux employés des occasions d'améliorer leur rendement et leur bien-être dans un environnement de travail hybride?
Solution :
- Lorsque vous travaillez avec des personnes situées dans d'autres fuseaux horaires, essayez de concilier la collaboration synchrone et asynchrone.
- Créez une culture où vos employés se sentent invités à faire des pauses de cinq minutes entre les réunions à distance pour remettre de l'ordre dans leurs idées et réduire leur stress.
- Encouragez vos employés à établir eux-mêmes leur horaire de travail en tenant compte de leurs priorités personnelles, comme la famille, les séances d'entraînement physique ou les passe-temps.
- Évaluez régulièrement la façon de minimiser l'exposition aux distractions numériques et d'atténuer les risques de surcharge virtuelle.
Que vous soyez une multinationale bien établie ou une entreprise virtuelle en démarrage, favoriser l'adoption du numérique est une tâche colossale.
Toutefois, sachez que vous pouvez y arriver en créant une stratégie à long terme suffisamment flexible pour vous permettre de saisir les occasions qu'offrent les percées technologiques inattendues. Vous aurez ainsi une longueur d'avance par rapport à vos compétiteurs. Cliquez ici pour en savoir davantage sur les stratégies de modernisation du lieu de travail.
Commencez par déterminer les outils et les fonctionnalités que vous devriez garder, remplacer, retirer ou renforcer à l'aide d'un exercice de rationalisation des applications. Par la suite, normalisez et optimisez l'utilisation de ces outils et établissez une approche cohérente en matière de collaboration, de communication et de stockage des documents à l'échelle de votre entreprise.
Défi :
- Comment pouvez-vous vous assurer que les utilisateurs se sentent soutenus et comprennent l'objectif derrière chaque outil numérique?
Solution :
- Choisissez des dirigeants et des champions maîtrisant le numérique qui sauront mettre en œuvre la formation numérique et la gestion du changement à un rythme mesuré.
- Tirez pleinement profit d'une vaste gamme d'outils et d'applications, qu'il s'agisse de plateformes d'analyse des opinions des employés ou d'applications de gestion des renseignements.
Nous pouvons vous aider à attirer et à retenir les talents
Nous pouvons vous aider à repenser, à redéfinir et à réévaluer votre milieu de travail en tirant profit de solutions technologiques agiles et novatrices qui permettent à vos employés d'être plus productifs et de se sentir en sécurité et qui vous aident à vous préparer aux situations imprévues.