Utilisation de l’automatisation des processus par la robotique (« APR ») pour améliorer l’efficacité des services

18 août 2022

Les services en RH sont plus occupés que jamais, alors que les pénuries de main-d'œuvre se poursuivent. Au début de la pandémie, ils se chargeaient d'aider leurs collègues dans le cadre d'une transition d'urgence vers le télétravail. Maintenant, ils se retrouvent au cœur des plans de retour au travail et de travail hybride, alors que, dans plusieurs cas, ils ne possèdent ni les ressources ni le nombre d'employés nécessaires pour y arriver. Le travail des services en RH ne s'arrête pas là, et c'est souvent vers eux qu'on se tourne pour divers besoins. Au vu de toutes leurs responsabilités quotidiennes, il n'est pas surprenant de constater que de nombreux professionnels en RH se sentent dépassés.

Que pouvez-vous donc faire pour aider les membres de vos services en RH à être plus productifs, sans pour autant les mener vers l'épuisement professionnel? L'APR est une plateforme très utile dont les professionnels en RH, et les entreprises en général, pourraient tirer profit. L'APR peut contribuer à améliorer l'expérience des employés en multipliant par dix la rapidité du processus d'intégration, en libérant 40 % de la capacité des employés en RH et en permettant de satisfaire pleinement aux exigences des programmes de conformité, selon UiPath.

Dans le milieu de travail à distance actuel, moderne et parfois plus déconnecté, vous pouvez tirer profit de l'automatisation pour humaniser l'expérience. Lorsque mise en œuvre de façon intelligente et réfléchie, l'automatisation peut faciliter la tâche des services en RH en ce qui concerne les éléments suivants :

  • Relevés de paie, relevés fiscaux et lettres fréquemment demandées, comme les preuves d'emploi rédigées pour des prêts hypothécaires;
  • Automatisation de la production de documents répétitifs et de routine, comme les lettres d'offre et les documents relatifs aux sorties;
  • Saisie de données;
  • Acquisition de talents, y compris le tri du grand volume de curriculum vitæ;
  • Expérience d'intégration des nouveaux employés;

Par où devrais-je commencer?

Bien que l'automatisation puisse grandement changer les activités liées aux RH, il convient de suivre un processus et de choisir soigneusement les éléments auxquels l'automatisation se prêtera le mieux. Une bonne idée serait de mettre à l'essai une courte activité ciblée. Nous pouvons vous aider afin de vous montrer la façon dont un robot peut augmenter la productivité de vos employés dans le cadre d'un scénario d'utilisation. Un robot peut aider les nouveaux employés à saisir leur temps, à soumettre des demandes de congés et à envoyer des notes de frais. Les robots de clavardage propulsés par l'intelligence artificielle peuvent répondre rapidement aux questions des employés à propos des avantages sociaux et des politiques de l'entreprise.

Réfléchissez aux questions suivantes avant de procéder à l'automatisation d'une tâche en particulier.

  • Quelles tâches accomplissez-vous au sein de votre service?
  • Quels sont vos processus? Combien de tâches faites-vous à répétition chaque jour ou chaque heure?
  • Et si un employé n'avait plus à accomplir une tâche en particulier? En serait-il plus heureux?

Grâce à un essai, vous pourrez voir comment l'APR vous permettra de consacrer quotidiennement 2 minutes à ces tâches, plutôt que 15. Les gens ne comprennent le potentiel de l'automatisation qu'après en avoir constaté les effets.

Pensez, par exemple, à une équipe en RH formée de 6 employés à temps plein qui devait traiter 100 000 tâches. Selon Zenesys, les employés auraient dû y consacrer environ 60 heures. Toutefois, grâce à l'automatisation, l'équipe a pu automatiser 90 % des tâches manuelles, ce qui a, en définitive, réduit le temps de traitement de 85 %.

Préoccupations des employés et défis en matière de mise en œuvre

Dès le départ, il est important de discuter des façons dont l'automatisation peut améliorer l'interaction humaine et la prise de décisions. Les employés craignent que l'automatisation leur fasse perdre leur emploi. Ce n'est toutefois pas le cas. Puisque ce processus s'inscrit dans la gestion du changement, il incombe aux organisations de mettre l'accent sur le changement de culture et de bien expliquer aux employés les avantages qui découlent de l'automatisation. Il ne s'agit pas de supprimer des emplois, mais plutôt de permettre aux employés de se concentrer sur des tâches qui représentent la plus grande valeur. L'automatisation allège le travail des employés en éliminant les tâches répétitives pour qu'ils puissent diriger leurs efforts vers des tâches plus importantes.

Une approche hybride constitue la solution la plus optimale. L'automatisation vise les tâches volumineuses, fastidieuses, répétitives et objectives. Pour une automatisation réussie, il faut combiner la capacité de production rapide de résultats exacts de la robotique à l'intervention et à l'analyse subjective humaines aux étapes critiques d'un processus.

Vous pourriez faire face à des difficultés lors de la mise en œuvre de l'automatisation au sein de vos services en RH. La décision la plus importante consiste généralement à déterminer par où commencer. Bon nombre d'organisations font le mauvais choix dès le départ, ce qui perturbe tout le programme d'automatisation. Nous pouvons vous expliquer l'ensemble du processus et vous recommander les étapes par lesquelles commencer.

Les anciens systèmes avec lesquels il est difficile d'interagir constituent également un défi à l'automatisation. En effet, certaines entreprises utilisent des logiciels vieux de 20 ou 25 ans. Toutefois, nos professionnels peuvent vous aider à mettre vos systèmes à niveau aux fins de l'automatisation.

Tirer profit de l'expertise de BDO

Nous pouvons vous aider à mettre en place une stratégie, à déterminer les processus à suivre, à établir une analyse de rentabilité et à informer vos employés des façons dont l'automatisation peut améliorer leur travail. Notre équipe peut prendre en charge le processus d'automatisation au sein de vos services en RH ou créer pour vous un centre d'excellence afin que vous puissiez vous-même prendre le processus en charge.

BDO s'y connaît en matière de mise en œuvre et d'utilisation de solutions d'automatisation. Nous ne faisons pas que vendre un produit, nous le déployons et nous l'utilisons à l'interne. De plus, nos partenariats avec des entreprises d'automatisation de premier plan nous permettent d'accéder à des outils sophistiqués. Notre objectif est de vous aider à mieux réussir.

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Personnes-ressources

Andrey Isaev, chef national, Milieu de travail moderne, Travail numérique

Jesaiah Mills, chef national, Expérience employé

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