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En présence de circonstances perturbatrices, les activités d'une entreprise ne suivent pas leur cours normal et peuvent même être interrompues, ce qui peut entraîner des pertes importantes. Le nouveau coronavirus (COVID-19) est maintenant considéré comme une pandémie mondiale. Les fermetures d'entreprises, les restrictions à l'égard des déplacements et les autres mesures de prévention peuvent avoir une incidence négative sur vos opérations et vos finances.
En prévision d'une interruption des activités commerciales d'une telle ampleur, nous avons dressé une liste de certains points de départ à considérer pour aider votre entreprise à gérer au mieux les conséquences de cette perturbation.
Communiquez avec votre courtier d'assurance et lisez attentivement votre police. Assurez-vous de comprendre les principaux éléments des couvertures qui s'appliquent en lien avec la pandémie de COVID-19. Portez une attention particulière aux limites de votre police. Si vous êtes incertain des implications pour votre entreprise, communiquez avec votre conseiller pour qu'il examine votre police avec vous.
Vous devriez également collaborer avec votre courtier pour que votre assureur puisse affecter à votre dossier un expert en sinistres, qu'il s'agisse d'une ressource à l'interne ou d'un tiers indépendant.
Mettez sur pied une équipe multidisciplinaire en charge de la gestion de l'événement et du rétablissement (incluant les réclamations) pour déterminer le plan d'action à mettre en œuvre. Cette équipe devra tenir compte des aspects ci-dessous :
Important : Selon l'ampleur des pertes, vérifiez avec votre comptable s'il offre un service de préparation des réclamations. Dans la plupart des cas, les politiques couvrent les honoraires professionnels et la sous-traitance de ce service, ce qui atténuera grandement la pression sur votre équipe des finances interne. Cela permettra également de s'assurer que les réclamations sont préparées adéquatement au moyen de la bonne documentation et offrira les meilleures chances de rétablissement.
Prévoyez un compte particulier au grand livre (GL) pour y inscrire toutes les charges liées aux pertes, y compris les matériaux, les fournitures, les fournisseurs et les contractuels (« dépenses extraordinaires » pour gérer la situation). Vous devriez séparer ce compte du grand livre des comptes destinés aux dépenses régulières afin de pouvoir faire un suivi de ces dépenses exceptionnelles et en garder une trace. En l'absence d'un compte distinct au grand livre, il est beaucoup plus difficile de faire le suivi des coûts supplémentaires engendrés par la gestion de la perturbation et son rétablissement.
Conservez des preuves écrites de toutes vos communications avec l'expert en sinistres et les fournisseurs à qui il a fait appel. Il est très important de garder des traces de chaque étape de ce processus. Assurez-vous que toutes les dépenses engagées en lien avec la pandémie de COVID-19 peuvent être justifiées, suivies et étayées. De simples sommaires et détails au compte du grand livre ne suffisent pas pour justifier le versement de prestations de la part de la société d'assurance : vous devrez présenter des reçus, des factures et toute la documentation nécessaire.
Pour comprendre les pertes assurables et commencer à les évaluer, préparez tous les documents financiers et assurez-vous qu'ils sont disponibles aux fins d'examen des résultats historiques et prévisionnels de votre entreprise.
Mettez en place un plan complet qui pourrait par exemple inclure les stratégies d'atténuation suivantes :
Si vous faites face à des difficultés, il est préférable de consigner les raisons pour lesquelles vous choisissez ou ne choisissez pas certaines stratégies d'atténuation. Vous pourrez ainsi consulter cette documentation en guise de référence advenant une autre situation de crise.
Mettez en place un protocole pour fixer des réunions à une fréquence régulière et en temps opportun avec l'équipe responsable de la gestion et du rétablissement (incluant les réclamations). Vous y discuterez du processus de réclamations, du flux d'informations, des modes de paiement, des dates d'échéance, etc. La situation de pandémie évolue quotidiennement; il est donc essentiel que tous les intervenants soient sur la même longueur d'ondes. Si les circonstances le permettent, il est préférable de tenir ces réunions à distance.
Établir des mesures de prévention que votre entreprise mettra en œuvre pour mieux faire face à la pandémie est une chose, et se préparer à affronter les répercussions sur les opérations (activités) en est une autre. Il est donc important d'élaborer un plan pour vous permettre de réagir en tout temps.
En plus de vous offrir le soutien et les conseils dont votre entreprise a besoin concernant la pandémie de COVID-19, nous pouvons vous aider à calculer les coûts associés à l'interruption de vos activités. Nos professionnels peuvent également vous aider à déterminer les valeurs assurables avant que vous présentiez une demande. Communiquez avec nous afin que nous déterminions ce que nous pouvons faire en cette période d'incertitude pour aider votre entreprise à se préparer.
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