Une liste de contrôle pour les chefs organisationnels
Le 11 mars, l'Organisation mondiale de la santé (OMS) a déclaré que l'épidémie du nouveau coronavirus (COVID-19) était maintenant une pandémie; de nombreux pays, y compris la Chine, la République tchèque, Hong Kong, l'Italie, la Slovaquie et les États-Unis ont alors annoncé des restrictions concernant les voyages et des mesures de distanciation sociale.
Au-delà des incidences majeures que l'épidémie a sur la santé publique, la pandémie touche directement les activités économiques et engendre des défis uniques pour les entreprises de tous les secteurs en raison de ses conséquences à la fois imprévisibles et susceptibles de s'aggraver.
Dans le sillage des quarantaines massives, des restrictions concernant les voyages et des fermetures d'usines, les entreprises ont du mal à évaluer leur exposition potentielle. Tenter d'atténuer les pertes éventuelles qui découleront d'un nombre inconnu de variables est déstabilisant, surtout quand la situation change quotidiennement. Les propriétaires d'entreprises et les gestionnaires de risques seront non seulement confrontés à des défis en termes d'exécution tactique et de rétablissement, mais ils pourraient également devoir s'y retrouver dans le processus relatif aux déclarations de sinistres.
Il est essentiel de savoir comment déterminer et consigner la perte de revenus découlant d'une éclosion imprévisible d'une telle envergure afin de minimiser les incidences financières. Pour ce faire, les chefs d'entreprises doivent déterminer le profil de risque en matière de maladies infectieuses.
Voici des questions clés que les chefs organisationnels doivent se poser pour évaluer leur profil de risque en matière de maladies infectieuses et déterminer les mesures à prendre pour faire face à la pandémie :
1) Dans quelle mesure notre organisation est-elle préparée? Quelle forme prend la « préparation » pour notre organisation?
- Effectuer une évaluation des risques en matière de continuité afin de relever les risques opérationnels, financiers et relatifs au marché potentiels à l'interne, de déterminer les incidences directes et indirectes et de créer un plan d'action. Le plan d'action devrait tenir compte des vulnérabilités des tiers.
- Former une équipe de réponse qui dirigera les efforts permanents de gestion de crise et assurera la coordination avec les autorités fédérales, provinciales et locales. Ces efforts devraient inclure des communications régulières avec les intervenants internes et externes.
- Communiquer avec les intervenants internes et externes ainsi qu'avec leurs communautés environnantes pour leur fournir des informations sur le coronavirus et sur les mesures de protection clés à appliquer. Mentionner des pages dédiées aux conseils publics de l'OMS qu'il est bon de consulter pour obtenir des renseignements valables.
2) Quelles sont les capacités, les forces et les faiblesses de notre organisation, y compris en ce qui concerne sa chaîne d'approvisionnement? À quels risques liés aux tiers sommes-nous exposés et où sont-ils concentrés?
- Élaborer des modèles de scénarios pour trouver des moyens de réduire tout risque supplémentaire en lien avec la chaîne d'approvisionnement, en travaillant de près avec vos fournisseurs.
- Isoler votre chaîne d'approvisionnement des perturbations. Trouver des façons de diversifier votre chaîne d'approvisionnement si possible et évaluer le rapport coûts-bénéfices du maintien d'installations ou d'itinéraires en double sur une base permanente.
- Créer un plan de sauvegarde. Identifier d'autres sources si votre principale source d'approvisionnement n'est pas en mesure de vous offrir des services.
3) Avons-nous clairement communiqué à nos employés les mesures qu'ils doivent prendre et la façon dont ils doivent réagir aux différents scénarios identifiés?
- Évaluer les dispositions de télétravail et les options disponibles pour les réunions à distance et les vidéoconférences. Les employés travaillant à distance, quant à eux, auront besoin d'un accès distant sécurisé aux fichiers et services nécessaires, probablement à l'aide d'un RPV ainsi que d'outils de collaboration, y compris des applications de messagerie instantanée, des plateformes de gestion de projets et des documents partagés.
- Passer en revue les politiques et directives concernant le travail à distance. Les travailleurs à distance ne devraient utiliser que leurs ordinateurs de travail et non leurs ordinateurs personnels, et les gestionnaires devraient être invités à définir des attentes claires et à mettre l'accent sur des communications régulières à titre de chefs virtuels.
- Passer en revue les politiques en matière de congés payés, de congés de maladie et d'invalidité de courte durée. Les employés doivent être rassurés sur le fait qu'ils ne seront pas pénalisés pour avoir pris un congé de maladie afin d'éviter qu'ils pensent à se rendre sur leur de travail pendant leur maladie parce qu'ils craignent de perdre leur revenu. Les politiques de paiement si le lieu de travail est temporairement fermé ou si les employés sont en congé devront également être revues et clarifiées.
4) Quelle est la couverture d'assurance de notre organisation et avons-nous les fonds nécessaires pour faire face à la crise? Avez-vous une couverture pour les réclamations?
- Évaluer votre couverture d'assurance en matière d'interruptions d'activités. Évaluer l'incidence des autorités civiles et des entrées et sorties, des interruptions de services et de la chaîne d'approvisionnement, l'atténuation des pertes et les dépenses supplémentaires liées, entre autres, à la logistique, la redistribution et l'interruption de la main-d'œuvre et au déplacement de la production dans des emplacements où les coûts sont supérieurs.
- Établir des étapes à suivre pour le recouvrement des indemnités. Les ressources vont probablement être épuisées dans un avenir prévisible. Il est important d'établir des étapes à suivre et des objectifs à atteindre, et de tenir tous les membres, tant au niveau de l'équipe chargée d'apporter des ajustements que des intervenants internes, responsables de leur réalisation.
5) Comment cette menace peut-elle se déployer et évoluer, et quels scénarios devons-nous envisager pour notre organisation?
- Surveiller sur une base régulière les annonces de l'OMS et des Centers for Disease Control and Prevention pour déterminer les autres incidences potentielles susceptibles de se présenter pour votre organisation.
- Créer différentes versions de votre plan de gestion des risques d'entreprise qui peuvent être adaptées pour aider à atténuer les risques si d'autres vagues de l'épidémie devaient se produire en tenant compte de l'endroit où elles pourraient survenir.
- Tenir compte des répercussions comptables et des changements à l'obligation fiscale totale. Par exemple, la COVID-19 pourrait compliquer la façon dont les entreprises se conforment à la comptabilité actuelle des pertes de crédit attendues étant donné la complexité de la prévision des pertes de crédit. L'obligation fiscale totale, quant à elle, pourrait être affectée de plusieurs manières en fonction des circonstances individuelles et des mesures prises par les gouvernements nationaux et locaux.
Suivre cette liste de contrôle peut faciliter la prise de décisions opérationnelles et stratégiques éclairées tout en équilibrant les risques inhérents à une pandémie de maladie infectieuse. Au-delà de cela, vous pouvez utiliser les informations obtenues grâce à votre auto-évaluation pour développer vos capacités au fil du temps et soutenir l'analyse de rentabilisation en vue d'investissements futurs dans la résilience