Si vous êtes un employeur et que vous fournissez des avantages ou des allocations à vos employés, vous connaissez l'importance de calculer avec précision les avantages imposables aux fins de la paie et de la déclaration dans les feuillets T4. En 2020, en réponse à la pandémie de COVID-19, l'Agence du revenu du Canada (ARC) a fourni des directives d'ordre administratif à propos du calcul des allocations et des avantages particuliers offerts par les employeurs, y compris les frais de transport quotidien et de stationnement ainsi que l'équipement de bureau à domicile. L'application des directives a d'abord été élargie jusqu'au 31 décembre 2021, puis, plus récemment, jusqu'au 31 décembre 2022.
Matériel informatique et équipement de bureau à domicile
L'ARC a indiqué qu'un remboursement d'au plus 500 $ peut être accordé pour l'achat de matériel informatique et d'équipement de bureau permettant à un employé de travailler à domicile sans que ce montant soit considéré comme un avantage imposable. Les employés doivent présenter les reçus à leur employeur. Il est également important de savoir que le montant maximal de 500 $ par employé peut être utilisé pour des achats effectués entre le 15 mars 2020 et le 31 décembre 2022; il ne s'agit pas d'une limite de 500 $ applicable à la fois pour 2020, 2021 et 2022. Il pourrait s'avérer difficile pour le service de la paie de faire le suivi de cette limite cumulative sur trois années. Vous devriez donc prévoir plus de temps pour respecter la date limite de production des feuillets T4. Par ailleurs, si vous accordez un remboursement supérieur à 500 $ pour du matériel informatique et de l'équipement de bureau à domicile, le montant au-delà de 500 $ doit être inclus dans le revenu de votre employé. Revenu Québec (RQ) a indiqué sur sa page Web intitulée « COVID-19 : Foire aux questions pour les employeurs » qu'il adopterait les mêmes directives à l'égard des remboursements. Toutefois, au moment d'écrire ces lignes, son site Web précise que la limite de 500 $ pour le matériel informatique et l'équipement de bureau à domicile s'applique aux achats effectués entre le 15 mars 2020 et le 31 décembre 2021. On ne sait toujours pas si Revenu Québec appliquera la prolongation jusqu'au 31 décembre 2022 adoptée par l'ARC.
L'ARC a également précisé que ces directives s'appliquent aussi aux avances comptables fournies à un employé, mais pas aux allocations. L'ARC considère qu'un montant constitue une avance comptable lorsqu'un employé doit présenter des reçus pour justifier ses dépenses et retourner à son employeur le montant inutilisé. En revanche, si vous fournissez une allocation pour du matériel informatique ou de l'équipement de bureau à domicile, le montant total de l'allocation constitue un avantage imposable pour vos employés.
Frais de transport quotidien
Les employés peuvent avoir engagé des frais de transport quotidien supplémentaires dans le but de réduire le risque d'exposition au cours de la pandémie. À cet égard, l'ARC a indiqué qu'elle ne considérera pas comme un avantage imposable les montants accordés par un employeur sous la forme d'un paiement, d'un remboursement ou d'une allocation relativement aux frais mentionnés ci-dessous :
(1) Les frais de transport quotidien supplémentaires engagés par un employé qui dépassent ses frais de transport quotidien habituels lorsque celui-ci continue d'exercer ses fonctions à son lieu de travail habituel;
(2) Les frais de transport quotidien engagés par un employé pour se rendre à son lieu de travail habituel à toutes fins, notamment pour récupérer de l'équipement ou les fournitures nécessaires pour exercer ses fonctions à partir de la maison.
Cette directive de l'ARC s'applique du 15 mars 2020 au 31 décembre 2022 et concerne l'utilisation de véhicules motorisés fournis par l'employeur pour se rendre au travail si l'employé n'utilisait pas habituellement ce moyen de transport pour ses déplacements quotidiens avant la pandémie.
N'oubliez pas qu'à titre d'employeur, vous devez tenir des registres appropriés pour démontrer le caractère raisonnable des allocations que vous fournissez à vos employés.
Stationnement fourni par l'employeur
Les places de stationnement fournies par l'employeur ne seront pas considérées comme un avantage imposable pendant que le lieu habituel de travail est fermé en raison de la COVID-19. L'ARC a indiqué que cela s'applique également aux situations où l'employeur demande à ses employés de faire du télétravail ou leur permet de travailler de la maison à temps plein en raison de la pandémie. Cette directive de l'ARC s'applique elle aussi du 15 mars 2020 au 31 décembre 2022.
Revenu Québec a également confirmé que le stationnement fourni par l'employeur ne constituera pas un avantage imposable pour les employés qui font du télétravail en raison de la pandémie entre le 12 mars 2020 et le 31 décembre 2021, puisque ceux-ci ne peuvent pas se rendre à leur lieu de travail habituel. Il reste à voir si Revenu Québec élargira jusqu'au 31 décembre 2022 l'application de cette directive. Revenu Québec a indiqué que cette directive ne s'applique pas lorsqu'un employé est en vacances ou en congé de maladie ou qu'il travaille de la maison sur une base volontaire.
Frais pour droit d'usage d'automobile
Les employeurs sont tenus de déclarer un avantage relatif aux frais pour droit d'usage pour les employés disposant d'une automobile qu'ils peuvent utiliser à des fins personnelles. Toutefois, des frais pour droit d'usage réduits peuvent s'appliquer lorsque l'automobile est utilisée principalement (soit plus de 50 %) pour l'exercice des fonctions de l'employé et que celui-ci parcourt moins de 20 004 km par année à des fins personnelles. Pour faire face aux changements imposés par la pandémie, le gouvernement permet aux employés d'utiliser leur droit d'usage automobile de 2019 afin de déterminer s'ils sont admissibles aux frais pour droit d'usage réduits en 2020 et 2021. Vos employés pourront se prévaloir de cette exception uniquement si vous étiez leur employeur et que vous avez mis une automobile à leur disposition en 2019.
Ce changement s'applique également à l'option du calcul de l'avantage relatif aux frais de fonctionnement correspondant à 50 % des frais pour droit d'usage au lieu de l'application du taux prescrit par kilomètre. Cette option est offerte si l'automobile est utilisée principalement (soit 50 %) à des fins commerciales. Pour 2020 et 2021, les employés peuvent se baser sur leur usage de 2019. Contrairement aux années habituelles où vos employés devaient vous aviser de leur intention d'utiliser le calcul optionnel, vous devez, pour 2020 et 2021, calculer l'avantage relatif aux frais de fonctionnement de vos employés selon l'avantage le moins élevé selon les deux méthodes.
Revenu Québec a confirmé que les règles fédérales temporaires s'appliquant au calcul de l'avantage relatif à l'utilisation d'une automobile pour 2020 et 2021 seront également en vigueur au Québec.
Autres avantages
L'ARC a confirmé que ses politiques actuelles s'appliquent au coût des repas et des ententes de services de téléphone cellulaire et d'Internet. Les repas que vous offrez à vos employés qui travaillent à leur lieu de travail habituel pendant les heures de travail normales constituent toujours un avantage imposable. Toutefois, en vertu des politiques actuelles de l'ARC, dans certaines circonstances où un employeur fournit des repas ou des allocations au personnel qui effectue des heures supplémentaires, ou encore des repas subventionnés, l'employé ne recevra pas un avantage imposable.
Lorsque vous payez les frais liés à une entente de service de téléphone cellulaire ou d'Internet à domicile de vos employés ou que vous remboursez ces coûts, selon la politique de l'ARC, la portion utilisée à des fins d'emploi ne constitue pas un avantage imposable. Toutefois, si une partie de cette utilisation est destinée à des fins personnelles, elle est généralement considérée comme un avantage imposable pour l'employé.
Si vous avez des questions sur les avantages et les allocations que vous offrez à vos employés, communiquez avec votre bureau local de BDO dès aujourd'hui.
L'information présentée est à jour en date du 18 janvier 2022.
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