Être membre du conseil d'administration d'un organisme sans but lucratif peut être passionnant et gratifiant, mais ça implique de grandes responsabilités.
Les OSBL sont de plus en plus soumis à des niveaux croissants de vérification et de conformité réglementaire. Aussi, les CA doivent pouvoir démontrer que les fonds sont utilisés de manière responsable, que l'information est sauvegardée et que les services ont des retombées positives dans la collectivité.
Pour que l'organisation soit exploitée de manière efficace, il est essentiel que les membres du conseil comprennent leurs responsabilités. La description de tâches exacte du rôle pourrait ne pas être claire et peut varier selon le but ou la taille de l'organisation. Toutefois, presque tous les conseils ont des tâches et responsabilités communes.
Voici neuf éléments clés pour lesquels le conseil de l'OSBL est responsable :
Le conseil établit le ton et le but de l'OSBL en établissant et en incarnant sa vision et sa mission. Ces deux éléments sont la pierre angulaire de l'organisation et de toutes ses activités, politiques et projets.
Les membres du conseil doivent revoir régulièrement la vision et la mission de l'OSBL et s'assurer qu'elles sont communiquées clairement à la direction, au personnel et aux autres intéressés.
Comme pour la vision et la mission, les membres du conseil sont responsables d'établir la direction stratégique de l'organisation. Un plan solide détermine les objectifs de votre organisation et trace la manière dont ils seront atteints. Il s'agit d'assurer que les cadres et les employés sont bien placés pour exécuter les tactiques et les activités, adapter le plan aux facteurs environnementaux et garder les parties prenantes informées du progrès de l'OSBL.
La bonne gouvernance est essentielle à tout organisme sans but lucratif. Elle assure que la structure organisationnelle et les processus commerciaux sont clairs et encadrés, et que les décisions sont dans le meilleur intérêt de l'OSBL et de ses intervenants.
Pour que l'exploitation de l'organisation soit conforme, les membres du conseil doivent assurer que les éléments fondamentaux de la gouvernance sont en place et fonctionnent bien. Ça peut comprendre la gouvernance de l'ensemble de l'organisation et (ou) des fonctions et projets précis.
La bonne gestion des finances de l'OSBL comprend l'établissement et le maintien de plusieurs éléments : procédures de comptabilité, budget, tenue de dossiers et rapports financiers, affectation des ressources et protection des actifs. Le conseil supervise aussi l'audit annuel par une firme comptable indépendante.
Tous les membres du conseil doivent avoir assez de culture financière pour comprendre les états financiers et leur terminologie afin de pouvoir poser des questions et prendre des décisions informées pour l'organisation.
En tant que membre du conseil, vous êtes responsable d'assurer que l'OSBL satisfait à toutes les exigences en matière de fiscalité et de rapports financiers. Ça peut comprendre payer les taxes sur les ventes, le revenu et la paie; produire les remises au gouvernement, par exemple les déductions pour le Régime de pensions du Canada et l'assurance emploi; et produire des rapports trimestriels et annuels.
Il est important de connaître les exigences fiscales et réglementaires fédérales et provinciales pour votre organisation, y compris les dates d'échéance de la production des documents. Dans certains cas, les membres du conseil peuvent être responsables si l'OSBL ne remplit pas certaines obligations fiscales. Le conseiller professionnel qui connaît bien le secteur des OSBL peut vous aider à comprendre les exigences et à être conformes.
Les problèmes de fraude et de cybersécurité sont plus courants dans le secteur des OSBL. Aussi, les conseils doivent jouer un rôle actif dans la gestion du risque. Un éventail d'intervenants—donateurs, membres, agences gouvernementales, public— voudront s'assurer que le financement et la technologie de votre OSBL sont sûrs.
Le défaut de gérer le risque peut entraîner la perte de l'accréditation, des pénalités financières et la perte de la réputation. Dans certaines circonstances, les membres du conseil pourraient être légalement responsables si une fraude entraîne un manque de fonds. Les membres du conseil doivent s'assurer que l'organisation est dotée d'un plan de prévention et de détection du risque et de recouvrement qui comprend des examens et mises à jour réguliers des technologies, des processus et des politiques.
De solides politiques et contrôles internes sont partie intégrante de la gestion du risque, mais ils constituent également un cadre qui permet aux membres du conseil d'assumer leurs responsabilités de gestion organisationnelle et financière.
Voici quelques exemples, notamment : contrôles des transactions financières, de la documentation, de la sécurité des données et de la ségrégation des tâches; politiques en matière de codes de conduite, de conflits d'intérêts, d'approvisionnement, de recrutement et de relève. Les membres du conseil doivent aussi rédiger et revoir pour l'organisation des règlements administratifs conformes aux règlements provinciaux.
Les membres du conseil doivent s'assurer que des règlements administratifs et procédures sont en place avant de recruter et d'élire de nouveaux membres. Ça comprend des plans de relève pour les rôles permanents et temporaires de même des programmes d'accueil pour bien préparer les nouveaux membres.
Un des aspects les plus importants du recrutement consiste à trouver le directeur général de l'OSBL, dont le rôle est déterminant pour l'organisation tout entière. Le conseil est responsable de chercher et de choisir une personne qualifiée, capable de gérer les opérations, de produire des rapports de rendement et de servir de lien entre le conseil et les cadres et employés.
Des relations solides et bienveillantes auprès de la collectivité— donateurs, bénévoles, clients— sont une partie vitale du service offert par le conseil d'un OSBL.
On s'attend que les membres du conseil appuient les initiatives de l'organisation et qu'ils aident à en atteindre les objectifs. Ils peuvent participer à des collectes de fonds et des événements de donateurs, promouvoir les services de l'OSBL, défendre les intérêts des membres auprès du gouvernement, être actifs en relations publiques et sensibiliser le public.
Comment les membres du conseil peuvent-ils en savoir plus sur leur rôle?
Siéger à un conseil est l'occasion d'appuyer un problème digne d'intérêt ou une cause noble, de contribuer à la collectivité et, en prime, d'acquérir des aptitudes et de l'expérience.