Les OSBL misent sur leurs ressources humaines pour atteindre leurs objectifs. Qu'il s'agisse d'employés à temps plein ou à temps partiel, de pigistes ou de bénévoles, les gens sont le moteur qui permet à un organisme sans but lucratif (« OSBL ») de bien remplir sa mission. Cependant, il arrive malheureusement qu'un collaborateur à qui l'on fait aveuglément confiance finisse par escroquer de l'argent à l'organisme.
Les chiffres sont clairs. Selon le Report to the Nations 2018 de l'Association of Certified Fraud Examiners, on estime que les organismes (OSBL et autres) perdent 5 % de leurs revenus annuels en raison de la fraude. Pour les petits organismes (de moins de cent employés), c'est presque deux fois plus. Le rapport indique que près de la moitié des cas de fraude sont attribuables à des contrôles internes lacunaires.
La cyberfraude retient énormément l'attention à l'heure actuelle, alors que les vols de données provenant de l'extérieur des organismes continuent de s'intensifier. Or, la fraude à l'interne doit demeurer une priorité de la stratégie de réduction de risques des OSBL.
Combattre la fraude de l'intérieur
Pour mieux protéger votre organisme, nous vous présentons les cinq principaux stratagèmes frauduleux utilisés par les employés d'OSBL, selon l'Association of Certified Fraud Examiners. Nous proposons également des conseils précis pour prévenir chaque type de fraude.
Si ces conseils s'adressent à tous les OSBL, ceux-ci doivent adapter leur stratégie de prévention en combattant la fraude à l'aide de solutions qui leur sont propres.
Les stratagèmes de facturation frauduleux peuvent notamment prendre la forme d'un paiement pour des biens ou des services fictifs, d'un gonflement de factures ou d'achats personnels effectués au nom de l'organisme.
Comment prévenir cela?
- Adoptez un budget à base zéro en préparant chaque année un nouveau budget en fonction des besoins et non des dépenses des années précédentes. Vous pourrez ainsi détecter les dépenses inutiles ou frauduleuses faites l'année précédente.
- Adoptez un système d'achats où chaque bon de commande et chaque facture sont approuvés avant de procéder à un paiement. L'avantage principal de ce système est qu'il y a plusieurs niveaux d'autorisation.
- Répartissez bien les tâches. Par exemple, l'employé chargé de l'achat des biens et des services ne doit pas être celui qui approuve et paie les fournisseurs. Plus il y a de personnes qui participent à une transaction financière, moins une fraude est susceptible de passer inaperçue.
- Effectuez les examens et les approbations appropriés :
- Examen périodique du budget par rapport aux dépenses réelles, au moins chaque trimestre, pour pouvoir repérer les dépenses frauduleuses avant qu'il ne soit trop tard.
- Vérification diligente indépendante et approbation de tous les nouveaux fournisseurs, pour éviter qu'un employé inscrive et paie un fournisseur fictif.
- Double approbation des débours, avec examen et approbation des pièces justificatives.
- Examen indépendant des dépenses faites avec une carte de crédit de l'organisme, des relevés bancaires et des chèques annulés.
- Examen périodique des tarifs du marché pour les services utilisés. En surfacturant des services, certains employés profitent de la situation en instaurant un système de pots-de-vin avec des fournisseurs. Si vous êtes au fait des tarifs du marché, vous vous protégez contre la surfacturation, donc contre les stratagèmes de pots-de-vin.
- Demandez aux employés de déclarer chaque année leurs conflits d'intérêts pour être au courant de leurs relations avec les fournisseurs et limiter les avantages personnels qu'ils peuvent en tirer, tout comme les autres parties liées.
- Pour les dépenses plus importantes, faites un appel d'offres; ainsi, le contrat sera attribué au meilleur soumissionnaire plutôt que par favoritisme.
Dans ce cas, un employé vole des fonds en interceptant, falsifiant ou modifiant un chèque ou un paiement électronique fait à partir de l'un des comptes bancaires de l'organisme.
Comment prévenir cela?
- Tenez un registre des chèques non utilisés et conservez-les en lieu sûr.
- Mettez les chèques signés en sécurité pour éviter que les employés puissent en modifier le bénéficiaire ou le montant.
- Répartissez les tâches de façon à ce que l'employé qui traite les chèques ne soit pas celui qui saisit les transactions dans le système comptable.
- Passez en revue les chèques compensés par la banque, en portant plus particulièrement attention au bénéficiaire, au montant et à la signature. Cela vous aidera à repérer les chèques qui ont été modifiés.
- Rapprochez les fonds attendus avec les fonds reçus par l'organisme.
- En ce qui concerne la falsification des paiements électroniques :
- Limitez le nombre de personnes pouvant accéder en ligne au compte bancaire.
- Demandez à la banque qu'elle vous informe de tout paiement inhabituel.
Un employé qui emploie ce genre de stratagème demande le remboursement de dépenses personnelles dans ses notes de frais.
Comment prévenir cela?
- Utilisez un formulaire de demande de remboursement où il faut donner des renseignements détaillés : date, nature et raison de la dépense ainsi que le nom des autres participants.
- N'autorisez le remboursement qu'à la présentation de reçus originaux, non de copies.
- Assurez-vous qu'un supérieur hiérarchique approuve toutes les notes de frais en vérifiant les dépenses en regard du calendrier de l'employé et de ses exigences professionnelles.
- Vérifiez périodiquement les demandes de remboursement de dépenses.
Dans ce type de stratagème, un employé vole de l'argent destiné à l'organisme avant qu'il ne soit inscrit dans les livres comptables.
Comment prévenir cela?
- Rapprochez l'argent attendu avec l'argent reçu.
- Estimez les résultats attendus de chaque activité de financement.
- Séparez les tâches de financement de celles de la gestion des fonds et de la délivrance des reçus.
- Pour tous les dons obtenus, délivrez un reçu, puis comparez les reçus avec les montants déposés dans les comptes de l'organisme.
- Veillez à ce que plusieurs personnes s'occupent de la gestion de l'argent en tout temps.
- Appelez aléatoirement des donateurs pour vérifier le montant de leur don; afin de ne pas les alarmer, dites-leur qu'il s'agit d'un suivi de routine.
Quelle que soit la manière dont les employés ou les bénévoles fraudent un organisme, ils tentent souvent de dissimuler leur stratagème. Pour ce faire, ils peuvent entre autres présenter de fausses informations financières. Il revient souvent à un dirigeant d'un OSBL de lutter contre ce genre de manœuvre.
Comment prévenir cela?
- Veillez à ce que l'on fasse une vérification indépendante des informations financières préparées par les employés.
- Ne vous fiez pas uniquement aux informations financières émanant de la direction. Voici les autres choses que vous pouvez faire pour mieux repérer cette ruse :
- Examinez les données sur lesquelles s'appuient les rapports financiers.
- Soyez toujours au fait des soldes de tous vos comptes bancaires.
- Faites un suivi régulier des montants dus aux fournisseurs. Si les fournisseurs ne sont pas payés dans les délais prescrits, il se pourrait que votre OSBL soit victime d'une fraude. En effet, les fraudeurs se paient souvent eux-mêmes avant de payer les fournisseurs.
- Sachez quels sont vos frais d'exploitation fixes mensuels (p. ex. les services publics, les salaires, les assurances et le loyer). Tout montant s'ajoutant aux frais fixes doit être vérifié et approuvé au préalable.
- Examinez chaque mois tous les relevés de carte de crédit et les relevés bancaires pour voir à ce que les dépenses respectent les objectifs de l'organisme.