Les états financiers tendent à être longs et difficiles à comprendre. Il va sans dire que la situation ne fait qu’empirer lorsque de nouvelles exigences en matière d’informations à fournir doivent être satisfaites. Leurs préparateurs sont même nombreux à se demander si les prêteurs et les investisseurs les trouvent réellement utiles.
En général, ce sont les notes qui préoccupent le plus les utilisateurs. Les lecteurs doivent en effet démêler du contenu jargonneux et répétitif pour y dénicher l’information voulue, ce qui n’a rien d’agréable. Bien que les notes révèlent une panoplie de détails importants au sujet de l’entreprise, elles sont parfois ignorées parce que trop difficiles à comprendre.
L’occasion est belle. Les analystes et prêteurs préfèrent des états financiers qui établissent clairement les faits. Qu’elles soient fermées ou inscrites en bourse, les sociétés ont donc avantage à utiliser des états financiers faciles à consulter et aisément comparables à ceux d’autres entreprises.
Et cet aspect prend de plus en plus d’importance, du moins pour les entreprises publiques. Compte tenu des nouvelles règles canadiennes encadrant l’utilisation de mesures non conformes aux PCGR et de la volonté de l’International Accounting Standards Board (IASB) d’améliorer la qualité des états financiers, la lisibilité des notes deviendra assurément un enjeu de première importance.
Pour vous aider à produire des états financiers qui présentent clairement les informations essentielles, suivez ces huit conseils.
Considérez-les comme un aide-mémoire qui vient complémenter la liste de contrôle portant sur les informations à fournir que vous utilisez quand vous préparez vos états financiers.
Ne jamais perdre de vue l’auditoire cible est la règle la plus importante pour rendre l’utilisation des états financiers plus conviviale. Toutes les autres règles découlent de ce principe fondateur.
Dans les faits, presque tous les états financiers pourraient être moins longs. Pour décider de ce qu’ils gardent et de ce qu’ils suppriment, les préparateurs doivent exercer leur jugement professionnel. Ils doivent formuler le raisonnement qui sous-tend l’exclusion d’informations afin de pouvoir justifier leurs décisions au besoin. D’ailleurs, selon les normes comptables, le fait de dissimuler des informations significatives derrière des informations qui ne le sont pas peut entraîner la non-conformité des états financiers par manque de clarté. Qui plus est, l’IASB a récemment revu la définition du terme « significatif » afin que les préparateurs comprennent bien ce qu’ils doivent ou non inclure.
Les fournisseurs de services-conseils en comptabilité externes peuvent être une source précieuse de conseils et contribuer au raisonnement de l’équipe interne.
La moitié du travail consiste à divulguer des détails et des hypothèses à l’égard d’une transaction. Ensuite, il faut adapter cette information aux circonstances propres à votre entreprise. Expliquez aux utilisateurs pourquoi vous trouvez qu’une décision comptable est importante – ou « discrétionnaire » – pour votre organisation.
Relisez-vous lorsque vous copiez-collez du texte à partir d’une norme comptable. Vous pouvez probablement supprimer des mots, voire des sections qui ne concernent pas votre entreprise.
Les états financiers regorgent de mots, de phrases et de paragraphes longs et complexes. Or, il est possible d’utiliser des descriptions et des structures de phrases simples sans omettre d’informations utiles.
Les entreprises tendent à régurgiter des règles et de l’information prises dans les normes. Bien que réutiliser certains termes techniques essentiels ne soit pas une mauvaise pratique, essayez autant que possible d’utiliser un langage simple.
Raccourcir les paragraphes et laisser des espaces vides peut diminuer la fatigue visuelle. C’est particulièrement vrai pour les états financiers en version électronique. En effet, lire à l’écran réduit la capacité d’attention. Un texte bien aéré aidera le lecteur à mieux comprendre vos états financiers.
Vous connaissez et comprenez le contexte de chaque ligne de vos états financiers. Mais vos prêteurs et investisseurs ne comprennent que ce qu’ils voient. Aidez-les à assimiler l’information et donnez-leur du contexte.
Pour commencer, présentez les sections en fonction de leur importance relative dans les notes. Voici quelques exemples de ce classement implicite : vous pouvez inclure de l’information pertinente en matière d’impôt sur le revenu, mais probablement l’insérer plus bas dans les notes. Par contre, si votre entreprise a fait l’acquisition d’une autre société, songez à placer cette information plus haut.
La façon dont vous regroupez l’information est tout aussi importante. Certaines entreprises éparpillent dans des sections différentes des paragraphes qui sont reliés. Consolidez-les plutôt dans une seule section et ajoutez des titres et sous-titres pour que les utilisateurs puissent trouver facilement ce qu’ils cherchent. Assurez-vous que la structure choisie crée une hiérarchie uniforme de sujets.
Les préparateurs pourraient vouloir répéter des sections pour diverses raisons, mais la plupart du temps la duplication découle du fait que de nombreux membres de l’équipe ont participé à la rédaction du document ou que certains oublient qu’ils ont déjà mentionné tel ou tel point.
Il peut être justifiable de mentionner un sujet à plus d’un endroit. Dans ce cas, nous recommandons de supprimer la seconde mention – ou la moins importante – et de créer une référence croisée vers la première occurrence.
Divulguez l’information de telle sorte que vos utilisateurs puissent la comparer à celle d’autres entreprises et à d’autres périodes de rapports de votre propre entreprise.
Les prêteurs et les investisseurs s’attendent à ce que tous les états financiers d’un secteur ou d’un marché vertical présentent de l’information similaire. Évitez de vous éloigner du format standard utilisé par vos pairs et assurez-vous d’inclure les paramètres propres à votre type d’entreprise.
Au sein de votre entreprise, évitez de modifier de façon importante la présentation de vos états financiers d’une année à l’autre.
