Des millions de Canadiens et de Canadiennes sont touchés par l'épidémie mondiale de COVID-19. Le gouvernement fédéral a fortement recommandé à ses citoyens de pratiquer la distanciation sociale et les gouvernements provinciaux ont ordonné la fermeture des commerces non essentiels.
L'économie mondiale connaît des répercussions désastreuses en raison de cette crise, qui modifie également la manière dont les entreprises mènent leurs activités. Les équipes virtuelles deviennent la nouvelle norme. La plupart des organisations ont du mal à faire la transition des bureaux physiques aux bureaux virtuels pour leurs employés. C'est un enjeu de taille. Si les employés ne sont pas en mesure de maintenir leur productivité, il en va de la survie des entreprises à court et à long terme.
L'alliance du milieu de travail moderne et de la COVID-19
Par chance, les technologies modernes permettent aux employés de rester productifs même lorsqu'ils travaillent en dehors du bureau. Ces technologies prennent diverses formes et sont utilisées dans plusieurs types d'entreprises. Microsoft est une entreprise qui est passée maître dans l'art de connecter les travailleurs dans le contexte économie actuel. Elle désigne sa pratique de télétravail par l'expression « espace de travail moderne ».
Les outils de travail à distance de l'espace de travail moderne Microsoft permettent aux employés de poursuivre leurs tâches quotidiennes en travaillant de n'importe où sur n'importe quel appareil à l'aide d'une plateforme sécurisée en infonuagique. Les technologies d'Office 365 peuvent fonctionner comme des solutions autonomes, mais elles ont un plus grand effet lorsqu'elles sont utilisées toutes ensemble.
La plupart des dirigeants d'entreprise n'ont jamais prévu un scénario comme celui de la pandémie de COVID-19. (Seule exception : Bill Gates, cofondateur de Microsoft, qui a évoqué un virus potentiellement mortel dans un TED Talk en 2015.) Or, les technologies qui avaient été mises au point pour le train-train quotidien aident maintenant les entreprises à s'adapter et à réagir à un climat d'affaires qui est tout sauf habituel. En ces temps de COVID-19, l'espace de travail moderne de Microsoft comble l'écart de productivité des employés qui travaillent maintenant à partir de leur bureau à domicile ou de leur table de cuisine.
Les outils de travail à distance de Microsoft traitent quatre grandes sources d'irritation pour l'ensemble de l'organisation, de la haute direction jusqu'au premier échelon.
1. Favoriser la productivité
Comment une équipe virtuelle peut-elle être aussi efficace qu'une équipe sur place? L'application Team de Microsoft est la réponse. L'application dispose de plusieurs fonctions permettant aux membres de l'équipe de communiquer, qu'ils travaillent côte à côte ou en ligne. Elle permet de clavarder, de se voir, de s'appeler et de collaborer en ligne, en un seul endroit pratique.
2. Facilité de partage et collaboration continue
Pour maintenir leur productivité, les membres de l'équipe doivent collaborer. Bien loin de n'être qu'une simple disposition d'esprit, les équipes dépendent d'outils concrets pour les aider à partager leurs fichiers rapidement et en toute sécurité.
Microsoft offre deux outils permettant une collaboration en continu : OneDrive et SharePoint. Ces produits de stockage et de partage de fichiers sont conçus pour aider les équipes à stocker, trouver, corédiger et mettre à jour des fichiers à partir de n'importe où. Les fichiers peuvent être partagés à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. À l'aide de OneDrive et de SharePoint, la direction peut réunir les gens, le contenu et les applications en un seul endroit pour assurer une collaboration sans heurt.
3. Mobiliser les gens votre organisation et les informer
La période de changement causée par la COVID-19 a mis la communication au cœur des préoccupations pour les cadres supérieurs du monde entier. Les discussions improvisées dans les salles de repos et les couloirs ne sont plus là pour tisser des liens entre les gens par l'entremise des réseaux informels du bureau. Les processus sont maintenant d'une importance cruciale.
Un intranet conçu à partir de SharePoint permet aux employés de partager du contenu, des connaissances et des applications. Qui a le savoir, a le pouvoir, et ce savoir est de pouvoir collaborer. Grâce à Sharepoint, les employés peuvent consulter un répertoire central d'information et exploiter les connaissances collectives pour rester mobilisés et productifs.
4. Travailler à distance sans être distant
Dans l'espace de travail moderne, le bureau peut se trouver n'importe où. Alors comment les employés peuvent-ils rester en contact?
Ce contact dépend de la synchronisation, à la fois entre les gens, mais aussi entre les appareils. Grâce à Office 365, les employés se connectent de n'importe où en utilisant les applications Microsoft Office sur un PC, une tablette ou un téléphone cellulaire. Les équipes séparées par le coronavirus bénéficient d'outils de courrier électronique et de calendrier qui sont synchronisés sur tous les appareils en temps réel. Ils peuvent aussi travailler selon leur propre horaire et joindre des appels vocaux et des appels vidéo à partir de n'importe où.
De la COVID-19 en direction vers l'avenir
La suite Microsoft d'outils de collaboration Office 365 aide les équipes à composer avec la crise de COVID-19. Toutefois, l'espace de travail moderne continuera de constituer des équipes, d'accroître la collaboration et de favoriser la productivité longtemps après la fin de la crise actuelle du coronavirus. Le travailleur moderne tirera des leçons sur la manière de tisser des liens plus solides dans le monde de demain. Office 365 et les technologies semblables aideront les entreprises à collaborer et maintenir leur rendement, tout en préservant leurs données et en maintenant la sécurité de leur contenu.
Pour en savoir plus au sujet de l'espace de travail moderne ou pour passer aux outils et aux technologies Office 365, communiquez avec Jason Cigan au [email protected].