Le budget annuel de votre entreprise est l'épine dorsale de vos activités, le canevas qui vous permet de fixer des objectifs et de mesurer votre performance en matière de produits, de flux de trésorerie, de charges et de rendement des investissements. L'établissement d'un budget annuel demande beaucoup de temps, car il doit tenir compte de la stratégie de votre organisation, des tendances du marché, du lancement de produits, des acquisitions ainsi que de l'intuition et des connaissances des dirigeants. Malgré toute l'attention portée à sa mise en place, le budget annuel est souvent désuet peu après le début de l'exercice financier. C'est là qu'entrent en jeu les prévisions régulières; elles permettent de prendre des décisions éclairées en fonction des modifications en cours dans l'environnement commercial et d'adapter les prévisions initiales.
La crise de la COVID-19 met en évidence le fait que, parfois, même des prévisions mensuelles sont insuffisantes. Dans le cadre de la crise actuelle, l'environnement commercial change au quotidien et vos prévisions mensuelles subissent le même sort que votre budget annuel : elles sont désuètes avant que vous ayez pris votre premier café de la journée.
Incidence du cycle des informations sur l'analyse de vos données
De nouvelles informations au sujet de la pandémie de COVID-19 sont disponibles au quotidien et poussent les entrepreneurs à mettre leurs plans et leurs prévisions à jour, puis à y apporter des correctifs. Comme dirigeant, vous êtes à l'affût des plus récentes informations qui influenceront vos prévisions et vous vous posez sûrement de nombreuses questions, qui varient en fonction de la nature de votre entreprise. En voici quelques exemples :
- Que se passera-t-il si le gouvernement modifie la liste des services essentiels?
- Comment pouvons-nous atténuer les risques de fermeture d'un magasin ou d'une usine?
- Si possible, comment pouvons-nous adapter nos activités pour offrir notre aide?
- Que faire si nos magasins rouvrent leurs portes à différents moments selon leur emplacement géographique?
- Comment nos fournisseurs et nos clients s'adaptent-ils à cette nouvelle situation?
Cette crise mondiale aura plusieurs effets permanents et évidents, mais le changement qui s'avérera crucial pour votre budget est quant à lui bien subtil : la nouvelle façon d'examiner les données et d'utiliser les outils d'analyse. En d'autres termes, vos méthodes d'analyse doivent évoluer au même rythme que la disponibilité des informations.
L'expression « aplanir la courbe » fait maintenant partie de notre vocabulaire. Au-delà de sa signification, les actions qu'elle entraîne influencent grandement la volatilité des marchés et les prévisions de revenus. Désormais, les résultats statiques ne suffisent plus. Observer comment les données évoluent et évaluer ce qui peut stimuler ces changements est plus pertinent que jamais. De meilleurs outils d'analyse vous fourniront des indices plus clairs sur les tendances derrière les données et ce qu'elles signifient.
Ajustement de votre modèle prévisionnel
Le modèle prévisionnel de votre organisation a été élaboré selon un certain nombre d'hypothèses et de contraintes. Cependant, le contexte commercial actuel teste les limites supérieures de ces hypothèses et contraintes, les excédant même souvent. Certains éléments de votre modèle prévisionnel, comme les frais généraux, demeureront pertinents, alors que d'autres, par exemple les produits et les frais de production, devront être ajustés pour refléter les formules et les facteurs les plus pertinents dans le cadre de la situation économique volatile actuelle.
Pendant que vous travaillez sur votre modèle prévisionnel, assurez-vous de comparer les résultats obtenus une fois les éléments rajustés avec ceux tirés de votre modèle existant. Vous pourrez alors évaluer lequel des deux vous donne la vue d'ensemble la plus précise. Dans certains cas, vous pourrez utiliser les deux modèles s'ils vous donnent des perspectives différentes.
Scénarios et solutions
Dans l'environnement instable actuel, bien comprendre les possibilités et les résultats potentiels qui en découlent est un atout puissant qui vous aidera à prendre des décisions éclairées pour votre entreprise. Établir des prévisions selon des scénarios vraisemblables permet à la fois de déterminer les avenues possibles et les conséquences extrêmes à éviter. L'idéal est d'avoir un accès autonome à divers outils pour analyser les résultats des scénarios, ce qui est la méthode la plus efficace pour établir des prévisions.
Les outils de gestion du rendement organisationnel sont conçus pour vous donner le contrôle et la capacité nécessaires pour établir des modèles correspondant à tous les scénarios dont vous devez tenir compte pour votre entreprise. Les utilisateurs peuvent régler les modèles et les facteurs de tous les scénarios pour effectuer une analyse de la sensibilité permettant une plus grande compréhension des effets de ces changements sur les résultats de l'organisation. Vous devez absolument documenter l'ensemble des définitions associées à vos scénarios en décrivant tous les éléments pertinents, notamment les hypothèses principales, les différents facteurs et les changements apportés à l'entreprise. Lorsque vous analyserez et comparerez les scénarios, ces définitions prendront toute leur importance.
Le processus décisionnel est fondé sur l'analyse des scénarios prévisionnels. En fait, établir un ensemble initial de rapports et de tableaux de bord flexibles qui proposent une illustration judicieuse pour comparer les scénarios est en quelque sorte le point de départ de la modification de votre stratégie d'entreprise.
Utilisation des ressources à notre disposition
Nous observons des organisations qui optent pour une ou plusieurs des solutions suivantes :
- Utiliser un outil de gestion du rendement organisationnel existant
- Il met à profit la totalité des investissements de l'organisation.
- Accroître le rythme de récupération des données réelles
- Une importation des données du progiciel de gestion intégrée plus fréquente dans l'outil de gestion du rendement organisationnel révélera les tendances au fur et à mesure qu'elles se présentent.
- Augmenter la cadence des prévisions
- Produire des prévisions le plus souvent possible permet à l'organisation de maximiser sa souplesse devant l'évolution rapide de l'environnement commercial.
- Modifier les rapports comparatifs
- Grâce aux données disponibles quotidiennement, les dirigeants peuvent voir la tendance de l'organisation en fonction des prévisions et modifier les rapports comparatifs au besoin.
Si vous n'avez pas d'outils de gestion du rendement organisationnel à votre disposition, vous utilisez probablement des tableurs électroniques. Ces derniers sont d'excellents outils d'analyse, mais ils n'offrent pas la structure et le contrôle proposés par un outil de gestion du rendement organisationnel. Vous faites donc certainement face à plusieurs défis. Il serait avantageux de dresser la liste de tout ce qui fonctionne très bien dans le tableur électronique pour être en mesure d'intégrer ces éléments dans un outil de gestion du rendement organisationnel lorsque le rythme des modifications ralentira.
BDO peut vous aider
De nombreuses entreprises canadiennes font face au défi immédiat de prendre des décisions technologiques qui touchent leur main-d'œuvre. Notre équipe de professionnels est prête à vous soutenir pendant tout le processus qui vise l'adoption de la technologie infonuagique permettant d'atténuer les répercussions de la COVID-19. Nos spécialistes en planification financière et en analyse technologique vous offrent une vaste gamme de moyens de planification et des conseils pour vous aider à améliorer vos capacités prévisionnelles.
Kaz Takemura, Directeur principal — Services de consultation de BDO, Chef des services — Analyse et planification
Jack Trepanier, Directeur — Services de consultation de BDO, Architecte — Analyse et planification financières