Les organisations n'ont d'autre choix que de faire face aux incidences de la pandémie de coronavirus; les équipes d'audit interne et les professionnels, quant à eux, ont la possibilité d'accroître leur rôle en aidant les entreprises à traverser la crise.
Dans l'environnement actuel, les priorités changent rapidement. Certains considèrent que l'équipe d'audit interne devrait prendre du recul, d'autres croient qu'elle peut ajouter de la valeur à l'entreprise en l'aidant à établir une approche organisée alors qu'elle s'adapte à la nouvelle normalité.
Pour ajouter de la valeur, les équipes d'audit interne devraient envisager une approche en trois phases simples.
Phase 1 : Discuter
Ne pas oublier de communiquer
Commencez par examiner les relations stratégiques existantes. Entrez en contact avec les partenaires clés, comme le président du comité d'audit ou les membres de la haute direction, pour déterminer les prochaines étapes et les priorités. Ensuite, solidifiez et approfondissez d'autres relations, notamment en communiquant avec l'équipe de gestion de crise de l'organisation.
Lors de vos discussions avec ces partenaires internes, assurez-vous de transmettre un message clair et de bien expliquer le caractère déterminant de l'audit interne pour la suite des choses. Expliquez que les projets en cours pourraient être touchés, qu'il s'agisse de les terminer, de les reporter ou de les modifier. Indiquez les limites auxquelles fera face l'équipe d'audit en raison de la crise et déterminez les occasions de modifier le plan d'audit afin qu'il soutienne adéquatement l'organisation dans les circonstances actuelles. Rappelez-vous que l'équipe de gestion pourrait avoir besoin d'une aide immédiate. L'équipe d'audit interne devra modifier son approche pour devenir plus agile et mieux s'adapter à ce besoin.
La communication n'a pas à se limiter à l'interne. Quand cela est approprié, communiquez avec les ressources externes, notamment des concurrents de votre secteur, le gouvernement ou la communauté d'audit interne en général. Transformez cette situation en une occasion d'apprentissage et d'échange, et voyez à quel point les autres sont touchés par la crise et la façon dont ils soutiennent leur organisation. Ces apprentissages seront enrichissants et pourraient mener à des innovations.
Phase 2 : Observer
Réévaluer les risques
L'une des principales tâches de l'équipe d'audit interne consiste à aider l'organisation à gérer les risques, rôle maintenant encore plus essentiel. Pour plusieurs, la COVID-19 a engendré de nouveaux risques et a amplifié ceux qui existaient déjà.
Une fois les canaux de communication établis à la phase 1, l'équipe d'audit interne peut rapidement comprendre l'incidence de ces risques et aider l'organisation dans la définition, l'évaluation et le traitement des risques émergents en suivant les étapes ci-dessous :
- Définir les risques Déterminer l'émergence de nouveaux risques.
- Évaluer les risques Évaluer (ou réévaluer) tous les risques, nouveaux et existants, et leur incidence sur l'entreprise. Établir l'ordre de priorité des risques et déterminer tous les aspects qui ne sont pas couverts dans le plan d'audit existant et qui doivent faire l'objet d'une attention immédiate.
- Réagir aux risques S'assurer que le plan d'audit actuel correspond toujours aux risques les plus importants. Si ce n'est pas le cas, envisager de modifier le plan afin d'y ajouter les mesures appropriées.
Phase 3 : Planifier
Modifier la stratégie d'audit
La réévaluation des risques et la modification potentielle du plan d'audit auront une incidence sur l'équipe interne. En effet, celle-ci devra aller de l'avant pour soutenir efficacement l'organisation, tant pendant la crise qu'après celle-ci. Les trois étapes suivantes peuvent aider :
- Modification du plan d'audit existant
Si le plan d'audit ne répond pas à la réévaluation des risques, révisez-le. Pensez à établir un plan d'audit à court terme qui couvrira le reste de l'année ou les trois à six prochains mois. Une fois le plan d'audit révisé, l'équipe d'audit interne doit réaffecter ses ressources aux risques les plus importants et les plus urgents. Cela peut signifier d'opter davantage pour des projets de consultation et de diminuer l'accent mis sur l'assurance et les audits à plus faibles risques.
En ce qui concerne les audits en cours qui sont presque terminés (avancement de 70 à 75 %), faites un effort raisonnable pour les terminer dès que possible afin d'être en mesure de réaffecter vos ressources à d'autres projets plus urgents. En ce qui concerne les projets compris dans le plan d'audit initial qui ne sont pas encore commencés, ou qui viennent de l'être, il pourrait être avantageux de les retarder pour que les ressources se concentrent sur l'ajout du maximum de valeur à l'entreprise pendant la crise.
- Choix d'une méthode d'audit agile et communication plus rapide des rapports
Les risques évoluent rapidement, et votre réponse d'audit interne devrait s'adapter à ce rythme. Les membres de l'équipe d'audit interne possèdent des compétences essentielles en matière d'analyse, de contrôle, de comptabilisation des données et d'efficacité des processus qui permettront d'atténuer les risques les plus importants. Ainsi, les membres de l'équipe d'audit interne peuvent agir comme conseillers et s'assurer que l'équipe de réponse bouge rapidement, sans compromettre son efficacité. Par exemple, l'équipe peut effectuer un test de stress pour déterminer les risques opérationnels et les failles potentielles qui ont fait surface à cause de la COVID-19.
Les rapports d'audit constituent un autre exemple. Pendant une crise, un rapport d'audit officiel qui couvre les différentes révisions et approbations pourrait ne pas répondre aux besoins de l'organisation. Privilégiez plutôt des rapports plus courts, des tableaux de bord ou des résumés donnant rapidement les renseignements nécessaires à l'équipe de direction.
- Prise de mesures immédiate
L'équipe d'audit interne ne peut pas rester à l'écart et entrer en jeu lorsque la bataille est déjà perdue. Elle doit être au cœur de l'action. S'il y a des inquiétudes concernant l'indépendance, l'équipe d'audit interne devrait continuer à aider l'organisation dans toutes les sphères où elle peut le faire, tant qu'elle peut maintenir son objectivité. Oui, des problèmes d'indépendance pourraient survenir, mais il est possible de faire appel à des tiers pour les prochains audits. La valeur immédiate apportée par l'équipe d'audit interne profite grandement à l'organisation, tant dans la situation actuelle qu'à long terme.
BDO peut vous aider
La gestion de crise et le redressement sont plus essentiels que jamais. Les membres d'une équipe d'audit interne qui adopte la stratégie Discuter, observer et planifier apportent une grande valeur à une organisation qui se remet de la crise de la COVID-19 et améliorent à long terme leur réputation de conseillers de confiance.
Notre réseau de professionnels a aidé un grand nombre d'équipes d'audit interne et de personnes occupant des fonctions en gestion des risques à s'adapter et à se réorienter dans un contexte économique difficile. Communiquez avec notre équipe dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons aider votre entreprise.