Vous vous sentez peut-être dépassé par la situation causée par la COVID-19, son lot d'informations qui évoluent constamment et ses effets sur votre organisation. Les paramètres changent tous les jours et les entreprises doivent prendre des décisions difficiles.
Alors que vous en êtes à planifier vos prochaines actions, nous nous sommes donnés comme objectif de vous aider à gérer les effets de la COVID-19 à l'aide d'une réponse intégrée.
Planification efficace
En ce moment, les relations sont très importantes. C'est le moment idéal pour bâtir une relation de confiance avec vos clients. Cinq domaines d'intérêt devraient faire partie de votre planification.
Révisez votre plan de continuité des affaires (BCP) pour confirmer la présence d'une réponse en cas de pandémie. S'il n'y en a pas, vous devez en préparer une, en commençant par la définition des droits et des responsabilités des intervenants principaux. Vous pourriez, par exemple, définir ce que les dirigeants, directeurs et employés devraient faire. Cette étape est essentielle à l'encadrement des réponses et à la gestion de risques future.
Ensuite, créez une équipe BCP et établissez un noyau qui représente chaque fonction et service de votre organisation. Les membres de ce groupe devraient se rencontrer chaque jour et travailler sur deux priorités centrales :
- Faciliter le partage bidirectionnel de renseignements;
- Entreprendre l'élaboration de scénarios et élaborer des solutions pour s'adapter au fur et à mesure que la situation évolue.
Évaluez en profondeur les besoins de l'entreprise en examinant toutes les évaluations de risques et en faisant une analyse des répercussions sur l'entreprise (BIA), tout en réfléchissant à votre réponse si une nouvelle menace survient.
Élaborez des scénarios en parallèle avec l'étape 1. C'est une façon d'assurer de fournir une réponse bien pensée et bien mise en œuvre en cas de crise. Il s'agit d'un élément clé du programme de formation et de sensibilisation de toute entreprise. En effet, demandez au service des finances de déterminer les conséquences économiques sur l'organisation, les coûts engendrés (tant organisationnels qu'axés sur la clientèle) et la détermination des occasions. Les éléments à prendre en compte à cette étape pourraient comprendre :
- la renégociation de contrats;
- la création de communications de réponse en cas de crise;
- l'attribution de ressources supplémentaires aux services les plus sollicités.
Cette étape concerne les mesures de protection, la communication de la stratégie, les nouvelles dispositions pour la rémunération et le travail. Les éléments à prendre en compte à cette étape pourraient comprendre :
- la surveillance et la gestion des mesures de santé publique qui changent rapidement;
- les modalités de travail flexible ou à distance;
- les interdictions de déplacement;
- les droits au congé;
- les changements apportés à la paie, ou les effets sur les primes ou les régimes de participation.
La planification ne devrait pas seulement couvrir les politiques et l'aspect légal, mais également des mécanismes de soutien pour la santé mentale et le bien-être général des membres de l'équipe.
En établissant l'incidence générale sur la rémunération, toutes les initiatives mises de l'avant devraient être testées par l'équipe BCP pendant l'élaboration des scénarios. Les données sont essentielles pour soutenir la prise de décision.
Créer un plan pour les technologies de l'information (TI) est essentiel. Votre équipe informatique jouera un rôle clé pour faciliter la possibilité de travail à distance et s'assurer que les systèmes centraux possèdent les contrôles nécessaires pour assurer la continuité des activités. Les éléments à prendre en compte à cette étape pourraient comprendre :
- la capacité de tous les employés de l'entreprise à travailler à distance par l'intermédiaire de liens, de connexions VPN et d'accès à distance par authentification;
- la revue, l'évaluation et la mise à jour du plan de reprise après sinistre;
- le rappel et le renforcement des contrôles TI dans toute l'organisation relativement à l'accès restreint au site, à la cybersécurité (voir ci-dessous) et aux politiques TI.
Dans cette période difficile, il est important d'être à l'affût des courriels d'hameçonnage et des cyberattaques sur le système informatique. Les courriels frauduleux semblant provenir de sources de confiance deviendront plus fréquents; cliquez ici pour connaître les plus récents renseignements sur le coronavirus publiés par le ministère de la Santé.
Ce type de planification est est propre au secteur d'activité et touche l'héritage que vous souhaitez laisser comme employeur et membre du milieu des affaires. Gagner la confiance des employés est la plus grande occasion à saisir en ce moment, mais il y en a d'autres bien qui sont propres à votre secteur d'activité.
Les éléments à prendre en compte à cette étape pourraient comprendre :
- ce qui peut être fait en ligne;
- la possibilité de déplacer les activités d'entretien prévues à des dates ultérieures;
- donner à l'équipe BCP les renseignements et les scénarios pertinents sur lesquels elle travaillera.
Chaque entreprise aura des occasions, non seulement en gestion du personnel, mais aussi en gestion des heures et des infrastructures. Grâce à l'exercice d'un leadership efficace et à la démonstration d'un engagement, il est possible que ces occasions deviennent une réalité.
Mettre à niveau votre réseau de connaissances
Le processus de planification comporte plusieurs inconnues, mais en suivant ces quelques étapes simples vous serez en mesure de combler les lacunes et de savoir sur quoi concentrer vos efforts tout en faisant face à la crise de la COVID-19.