Le facteur fiscal 2010 - 03
Nouvelle politique relative au registre des véhicules à moteur de l’ARC
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L’ARC indique que la nouvelle politique relative au registre est destinée à simplifier la tenue des dossiers et à réduire le travail administratif. |
Afin de faciliter les choses aux petites et moyennes entreprises, l’Agence du revenu du Canada (ARC) a récemment publié une nouvelle politique relative au registre de suivi des déplacements d’affaires. L’ARC indique que la nouvelle politique relative au registre est destinée à simplifier la tenue des dossiers et à réduire le travail administratif et donc le fardeau de la conformité fiscale des petites et moyennes entreprises. Toutefois, le processus d’estimation étant assez complexe en soi, les propriétaires d’entreprise devront déterminer ce qui est préférable pour eux. La nouvelle politique de l’ARC ne sera probablement pas avantageuse pour les propriétaires d’entreprise dont les déplacements d’affaires varient considérablement d’une année à l’autre.
Afin d’être admissibles à une déduction d’entreprise et à des crédits de taxe sur les intrants (CTI) dans la déclaration de TPS/TVH, les dépenses doivent être liées aux déplacements d’affaires ou à une activité commerciale. Par conséquent, lorsqu’un véhicule est utilisé en partie à des fins commerciales et en partie à d’autres fins, les dépenses liées à son utilisation doivent être réparties. Auparavant, pour justifier une déduction ou une demande de CTI, les entreprises devaient conserver des dossiers détaillés (en indiquant pour chaque déplacement la destination, la raison du déplacement et la distance parcourue) de tous les déplacements d’affaires effectués pour toute l’année. Ces dossiers étaient le plus souvent présentés sous la forme d’un registre.
L’ARC se dit disposée à accepter un registre maintenu pendant une période représentative comme preuve d’utilisation d’un véhicule tout au cours d’une année. Les entreprises peuvent choisir de maintenir un registre exhaustif pour une année entière de manière à établir l’utilisation faite d’un véhicule à des fins commerciales au cours d’une année de base. Après avoir maintenu un registre pendant une année complète (à partir de 2009 ou au cours des années subséquentes) pour établir une année de base, il est possible d’utiliser un registre représentatif de trois mois afin d’extrapoler l’utilisation à des fins commerciales pour l’année entière, à la condition que l’utilisation soit similaire (à moins de 10 %) aux résultats de l’année de base. En vertu de cette nouvelle politique, les critères suivants doivent être présents :
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Le contribuable a précédemment rempli et conservé un registre couvrant une période de 12 mois qui était typique à l’entreprise (la période de 12 mois ne doit pas nécessairement être une année civile).
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On a tenu un registre pour une période représentative d’au moins trois mois continus pour chaque année subséquente (la « période de l’année représentative »).
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Les distances parcourues et l’utilisation du véhicule à des fins commerciales pendant la période représentative de trois mois se situent dans les 10 % des chiffres correspondants pour la même période de trois mois de l’année de base (la « période de l’année de base »).
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Le calcul de l’utilisation annuelle du véhicule à des fins commerciales dans toute année subséquente n’augmente ni ne diminue de plus ou de moins de 10 % en comparaison avec l’année de base.
L’utilisation du véhicule à des fins commerciales au cours de l’année subséquente sera calculée en multipliant son utilisation à des fins commerciales telle qu’elle a été déterminée dans l’année de base par le ratio entre la période représentative et la période de l’année de base. La formule de ce calcul se présente comme suit :
En ce qui concerne cette nouvelle politique, il faut noter que les entreprises devront démontrer que l’utilisation du véhicule au cours de l’année de base est toujours représentative d’une utilisation normale. S’il s’avère que la période de l’année représentative ne se situe pas dans les 10 % d’écart autorisé, la politique de l’ARC ne pourra pas être appliquée. Par conséquent, cette nouvelle politique peut uniquement offrir une exonération des exigences de documentation onéreuse aux entreprises lorsque l’utilisation faite des véhicules à des fins commerciales ne varie pas considérablement d’une année à l’autre.
Il faut également être prudents lorsqu’un propriétaire d’entreprise indique un changement imprévu important de l’utilisation à des fins commerciales, et en particulier, lorsque la période représentative de trois mois ne correspond pas aux trois premiers mois de l’année. Dans ce cas, cette nouvelle politique administrative ne pourra pas être appliquée et le propriétaire d’entreprise pourra être obligé de tenir des registres pendant une année complète.
En résumé, l’annonce de l’ARC traite uniquement de ce que peuvent faire les propriétaires d’entreprise afin de calculer les déductions d’entreprise et les CTI. Les registres sont également utilisés par les employés qui sont en droit de demander des frais d’automobile pour les déplacements d’affaires et par les employeurs pour calculer les avantages imposables liés à l’utilisation personnelle d’automobiles appartenant à l’employeur. Même si on peut penser que la politique énoncée dans la publication de l’ARC pourrait également être utilisée à ces fins, il ne faut pas oublier que l’ARC ne l’a pas confirmé officiellement.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la nouvelle politique relative au registre des véhicules de l’ARC, communiquez avec votre conseiller de BDO.
Rubrique suivante : Les avantages liés à l’emploi sont-ils imposables?
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